关于共享数据中心的公文管理业务流程重构.pdf

第33卷第6期 武汉理工大学学报·信息与管理工程版 V01．33No．6 20l Dec．2011 1年12月 OF JOURNAL WUT(INFORMA’n0N＆MANAGEMENTENGINEERING) 文章编号：1007—144X(2011)06一0962一04 文献标志码：A 基于共享数据中心的公文管理业务流程重构 李学俭 (广东女子职业技术学院信息资源中心，广东广州511450) 摘要：论述了公文管理业务历经手工管理、系统管理和数据管理的3个阶段，认为数据管理阶段是公文过程 管理的高级阶段，可以实现信息共享，重构业务管理流程，从而解决多头公文管理系统业务与数据不能共享的 问题。共享数据中心的建设是实施数据共享的有效方案，是数据交换的中继链，也是综合信息的集市。概述 了共享数据中心的实现策略，基于共享数据中心实现公文管理的信息标准化，采用数据交换中间件技术构建 共享的公文信息库，重构了公文管理的业务流程。 关键词：公文管理；共享数据中心；标准化；流程重构 中图分类号：TP315；c931．6 文献[1—5]从规范管理和提高服务水平的角处理模块主要处理上级来文，经过领导批示、部门 度，论述了高校公文管理工作经历的3个发展阶 承办等环节后归入案卷；发文模块主要处理学校 段。第一阶段是手工管理阶段，在该阶段公文文档 内部业务流程，由部门拟稿、校办初审、领导批示 采用纸质文件作为介质，其归档、人盒、封存等工作 和校办归档分发等环节组成；案卷管理模块，即档 由手工完成；第二阶段是电子辅助阶段，纸质文档 案管理员按照业务规则创建对应的档案盒、发文 通过扫描、刻盘等方式实现电子化，同时采用公文 字号以及案卷，在管理过程中根据文档类别进行 管理软件按类别、年份等创建电子案卷并将文档归 分类管理。 入对应的案卷；第三阶段是数据管理阶段，即信息 1．2档案管理系统的文档管理过程 共享阶段，使得公众与组织公平地拥有对各类信息 档案管理系统是一个综合的档案管理平台， 资源的获取权与获取条件，摆脱时间和空间的约 由文件管理子系统、档案管理子系统和报表生成 束，随时随地都能在网络上查阅不断更新的数据， 子系统等若干子系统组成。其中，文件管理子系 从而最大限度地实现信息资源共享。 统主要用于操作员处理收文和发文，处理流程与 以上阶段中，公文信息共享对公文过程管理 协同办公系统的收发文处理流程相似；档案管理 提出了较高的要求，而高校公文管理的实际水平 子系统用于文档归档及立卷等操作。 往往处于第二阶段，或正在向第三阶段迈进，然而 1．3公文的过程管理 却少有文献从技术角度提出实现的方法和策略。 如前所述，协同办公系统与档案管理系统均 笔者基于共享数据中心，以多头管理的案例环境 可完成公文的过程管理，但由于档案管理系统是 为例，从数据共享的角度来探讨公文管理业务流 综合的档案业务平台，因此在公文管理的过程中， 程的重构过程。 协同办公平台的电子公文必须归档到档案管理系 统，两套系统公文的交互处理过程如图l所示。 1 案例环境