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总经办秘书基础工作培训、指导 2008年7月11日 一、文书写作 （一）公文写作要求 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续）—错误分析 一、文书写作（续）—错误分析 一、文书写作（续）—错误分析 一、文书写作（续）—错误分析 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 一、文书写作（续） 二、会议组织 二、会议组织（续） 三、外来接待 三、外来接待（续） 三、外来接待（续） 三、外来接待（续） 三、外来接待（续） 三、外来接待（续） 三、外来接待（续） 三、外来接待（续） 三、外来接待（续） 三、外来接待（续） 三、外来接待（续） 三、外来接待（续） 三、外来接待（续） 三、外来接待（续） 三、外来接待（续） 四、总经办秘书不同于其他岗位秘书的职业素养 四、总经办秘书不同于其他岗位秘书的职业素养 （续） 四、总经办秘书不同于其他岗位秘书的职业素养 （续） 1、会议计划 问题：公司内部是否规范/固化的会议体系/制度？ 推荐：结合公司实际情况自行建立会议制度，固化会议周期，加强会议计划性。 参考：《集团层面会议体系》 思路分析：明确各类会议的会议类型、召开频次、会议定位及议程、会期、参会人员、组织部门等关键要素，按照类型进行梳理，如公司内部会议、大区视频会议、业务会议、综合管理会议等等。后期，总裁办会下发相应的管理要求，明确各地必须组织的会议，在此基础上各地可结合实际进行梳理。 2、如何牵头组织好一场重要/大型会议？ （1）常规会议组织 参考：《会议秘书操作手册》 （2）大型会议组织：制定《计划推进及人员分工表》，借助计划表进行工作分类，任务分解。 参考：《2008年度集团春季规划部署会议筹备分工推进表》 思路分析：整体筹备基本包含会议议程确定、参会人员确定、会议通知下发、会议资料准备、会务保障工作等方面，关键是控制核心的工作节点。 接待工作的重要性 1、涉及面广 2、直接影响到公司的形象 （一）日常来访 原则：热情有礼、一视同仁（无等级之分） 招呼来客： 抬头招呼，必要时起身招呼 （见面/电话）向领导确认来客身份 引领，让客人与上司约见（如领导正忙，陪同 等待；如为不速之客，替上司圆场，会议/外出） （一）日常来访（续） 注意事项： 聊天注意必威体育官网网址 切勿让客人等太久 注意身体的“逐客”语言（表情最易判断） 热情送客 提醒：对于接待一定要清楚来访者的意图，尤其是没有预约的领导客人。要有意识进行分流，有一些不需要上司直接处理的接待要注意推辞和转交其他部门办理/宛然拒绝。 （二）重要来访 了解来宾状况，确定接待规格 拟定接待方案 现场接待 （三）如何接待投诉者 热情 耐心 诚恳答复，报着急切想帮助别人解决问题的心情换位 礼貌相送 （四）礼仪小常识 1、事前的准备： 前往会客室接见客人时，别忘记带干净的新名片； 把名片放在上衣的口袋或裤袋中都不好，应把名片存放在名片夹内。 平时准备多些名片，不要在客人面前出现名片已用光的情况。 ★ 交换名片的礼仪 2、交换名片时的礼仪： 用双手拿着名片的两角，名片的正面向上面向对方，并说：“我是XX，请多指教。” 一般来说，来访者或地位较低的要先拿出名片。 （四）礼仪小常识（续） 3、收下对方名片时礼仪： 用双手接取对方递交的名片。 接受时点头示意，并拿着名片的空白部分，把名片接过来后，念名片。 在会唔中，如有很多名片同时交换时，可在桌上将客人的名片逐一与他们的座位对应排好，便于认识客人。 ★ 交换名片的礼仪（续） 4、事后的整理： 当会客完毕送走客人后，返回自己座位，将刚才的名片拿出来整理后才保存下来。 （四）礼仪小常识（续） 1、不要傲慢地仰靠在椅背上： 坐在椅子较深的位置，伸直腰背， 坐在沙发上勿坐得太深，微微向前约三分之二处，坐时挺直腰背。 你前往访问作客时，要浅坐，表示你不会久坐。 ★ 会谈时应留意的几点： 2、穿上衣要注意的要点： 接见来访的客人，你必须穿上外套， 外套的钮扣要扣起来，注意放下袖口。 （四）礼仪小常识（续） 3、不可叉起双手或交叉脚而坐：