公文写作讲稿.ppt

三、版记：置于主题词以下的各要素统称为版记。 主题词 抄送 印发机关 印发时间等 主题词（参见〈文秘工作手册〉P115—137） 公文主题是为适应办公自动化的需要，在实践中总结出来的能表达公文基本内容的规范化单词或词组。 上行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词分三层，第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济、财政、金融”等，一般不在公文主题词中出现，便于查找；第二层类别词，即以主题词具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业、交通、能源和邮电”等；第三层类属词，如“规划、统计、指标、等。 1、文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。 2、顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如《河南省人民政政府府关于认真做好生产救灾工作的通知》先标类别词（多与行政管辖的范围有关）“民政”、再标类属词“救灾”，最后标文种“通知”。一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如《关于听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况汇报的会议纪要》，先标反映第一个主题内容的类别词“财政”，再标类属词“税务”（根据该文件的具体内容来定）；然后再标反映第二个主题内容的类别词“公安”，再标类属词“缉私”；最后标文种“会议纪要”。 3、需要可将不同类的主题词进行组配标引。如《国务院关于加强农业生产资料价格以及对其主要品种实行最高限价的通知》，可标“农业、物资、物价、管理、通知”。 4、《主题词表》中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可在类别词中选择适当的词标引。 5. 关于公文主题词的标注问题 1）公文主题词的标注是公文写作理论界和公文写作实践领域普遍感到难度较大的问题，当然也是在校的文秘专业学生学习的一个难点。在公文写作过程中，如何拟制出符合规范要求的主题词，确实很值得研究。其中最重要的一点，就是要切实掌握主题词编列的规律和要领，切不可随意而为。主题词是确切表达出公文主题的规范化的名词或名词性词组。公文主题词是随着办公现代化而产生的。中共中央办公厅秘书局和国务院办公厅秘书局分别颁发了《主题词表》。中共中央办公厅秘书局颁发的《主题词表》共分 19类 5116个主题词，主题标引分高层次和低层次两级。国务院办公厅秘书局颁发的《主题词表》共分15类1049个主题词，主题标引分固定码区和自由码区两级。高层次标引与固定码区标引，低层次标引与自由码区标引的含义基本相同，前两者的含义都是选用《主题词表》以外的词。《条例》第八条与新《办法》第十条第（十二）项都明确规定，上报的公文，应当按照上级的要求和《主题词表》的规定标注主题词。根据这一精神，任何一个单位，在上报公文时，除了参照自身的《主题词表》外，更要按照上级机关的主题词表来标注主题词；如是下发公文，就得使用自身的主题词表。 2）编制主题词的原则与做法是：第一，标引时应根据主题词的含义由大到小，从内容到形式这样的次序进行。（标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。）（《公文写作教程》P101：〈中共中央、国务院关于中央党政机关干部教育工作的决定〉一文的主题词：干部教育 党政机关 决定，顺序不对，为何？）一份公文一般不超过五个主题词，而最后一个主题词一般都是表示文种的。第二，主题词构成格式是“类别词”加“类属词”，所谓“类别词”是反映主题内容的类别，所谓“类属词”是反映文件内容和形式（文种）的词。 第三，动词不可单独使用，应与相关的词组配成名词性词组，以“打击经济犯罪”为例，不可出现“ 打击 ”、“经济犯罪”，应为“经济”、“ 打击犯罪 ”。第四，标引地名、人名时尽量使用全称。第五，标引出的主题词词目之前要靠左顶格冠以“主题词”三个黑体字，加冒号，主题词词目之间要空一字格。主题词位于抄送机关上方，中间有一条隔离线。如〈安阳市人民政府办公室关于表彰政府系统文秘工作先进单位成绩显著单位先进个人和优秀公文的通报〉主题词：文秘工作 秘书 表彰 通报） 值得注意的是，主题词与公文标题的确有着十分密切的关系，但仅靠公文标题是不行的（如〈关于听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况汇报的会议纪要〉，先标反映第一个主题内容的类别词“财政”，再标类属词“税务”）。公文主题词，即概括反映公文主题内容和反映公文类别及文种的规范性名词或词组，它是公文格式的一个要素。它应由“类别词”和“类属词”共同构成。“类别词”通常并不在公文标题之中，而“类属词”由于是由直接反映公文内容和文种形式的词构成的，通常存在于标题之中。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》的主题词是“农业、水土保持、通知”，其中第一个词是“类别词”，标题中并没有，而后面两个是