公文结构与公文格式.ppt

下行、平行公文首页格式 上报公文首页版式 主体：7、标题的标注与编排 一是结构要完整。 二是语意要确切。 三是文字应简练、醒目。在正式文件上，标题位于公文首页签发人以下，居中排一行或数行，具体式样有齐肩型、正梯形、倒梯形等。 特别注意： （1）标题分行时，不得将词语或词组拆开分置两行； （2）字体字号一般为2号宋体加粗（个别时候用2号黑体）； （3）公文如经会议讨论通过或批准的，应在标题下加题注，即在圆括号中居中排出：如（X年X月X日经XX会议通过〈批准〉），字号应小于标题。 8、主送机关的标注与编排 （1）除了普发性公文外，一份公文（特别是请示）只能以一个机关为主送机关，不能多头主送。 （2）除非领导者本人曾有要求，否则不能直接主送领导者，更不能同时主送几位领导者。 （3）应准确界定主送机关与抄送机关的区别，避免仅依据机关的级别而不是办理方面的责任确定受文机关中的主送与抄送机关。 （4）应正确标注主送机关的名称，禁止使用不规范的简称或笼统含混的统称，一面无人承担实际办理责任，削弱公文的效用。 （5）常用3号仿宋字印刷。 9、正文的编排 正文位于主送机关以下，按自然段依次排列，每段起首空2格，正文用3号仿宋字体。 10、附件标记的标注与编排 有的文件有附件，有的没有，要根据具体情况而定。有附件时，应在正文之后，落款之前准确注明其名称、件数，不能只写“附件如文”、“附件几份”。附件名称之后不加标点符号。 附件只有一个附件时，不需排出附件的序号，有2个或2个以上的附件时，要排出附件件号，每件占一行。附件用3号仿宋字体。 11、印章的编排 印章盖在落款单位上，位于正文的右下方，应上不压正文，下压日期，“骑年压月、上大下小”。印章用红色；当联合行文需要加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间，主办机关在前，每排排三个印章，最后一排如余一个或两个印章时，应均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 12、印发传达范围的标识 党的机关公文称“印发传达范围”，行政机关则称“附注”，一般用于机密文件中，标注在成文日期的左下方，对上行问文不可注。 13、签署与日期的标注与编排 签署（发文单位）要用发文机关全称或规范化简称，联合行文时，要将几个单位的名称全部标注出来。 有两种安排方式：（1）安排在标题之下，年月日用括号括起来，这是经会议集体讨论通过批准而又不以“红头文件”形式发出且无主送标识的公文，（2）安排在文件末尾，落款之下；没有落款的公文，日期直接写在正文右下方。行政机关公文的日期要用汉字标明完整确切的年、月、日，如二○○八年二月十三日。（零要用“○”，而不能用0代替）；党的机关公文及人大机关公文可使用阿拉伯数码标识。 公文末页版式 联合行文末页公文版式 版记：14、主题词的标注与编排 （1）标引时应根据主题词的涵义由大到小，从内容到形式的次序排列，一份公文的主题词除类别词外一般不超过5个，而最后一个必须表示文种； （2）主题词构成格式是“类别词”加“类属词”，前者反映主题内容的类别，后者反映文件内容和文种的词； （3）动词不能单独使用，应与相关的词组配成名词名词性词组； （4）如在词表中没有与公文主题相对应、专指性强的主题词时，要在词表中选取与公文主题直接相关，最邻近的主题词进行组配，词后加三角号区别。 （5）主题词通常排一行，顶格标“主题词”（常用3号黑体字），然后排印主题词，词间空一格，常用小3号宋体字。 15、抄送机关的标注与编排 在标注抄送机关名称时，应注意以下几点： （1）应根据有关规定正确确认抄送机关的范围，既不漏发漏送，也不随意扩大范围滥抄滥送。 （2）应认真分辨其与主送机关的不同点，按对方所承担的办理责任而不仅仅是行政级别的高低来确定受文者中的抄送机关。 （3）应规范、准确地标注抄送对象的全称、规范化简称或统称。 在正式文件上，抄送机关位于主题词以下，用两条与图文区宽度相等的平行细实线作为界线，形成“抄送栏”。起首空1字排印“抄送”字样，加冒号，然后，按照机关的性质、级别和有关规定或惯例依次排印抄送机关名称，其间用逗号分开，在最后一个标句号。常用3号仿宋字。 16、印发说明的编排 在正式文件上，印发说明位于抄送栏以下公文末页最下端，在图文区与下白边交界处划一条与抄送栏界线等长并平行的细实线，形成“印发说明栏”，字行的首尾各空一格。主要说明印发单位、印发日期、共印文件份数。常用3号仿宋字和阿拉伯数字标识。 17、版头反线的标识 公文版头与正文之间的一条红色反线，通常也叫“横隔线”。这条线一般与版心等宽。特别需要注意的是：党的机关公文，在红色反线的正中央要点缀一颗五角星，而其他机关公文均不得嵌五角星。 版记示意图 附：行政机关公文格式