程序与函件流程管理系统.doc

OA需求分析与详细设计手册（第四分册） 程序文件与技术函件流程管理系统 编制： 审核： 批准： 目录 一 设计目标 3 二 程序文件流程管理 3 2．1 角色设计 5 2．2 程序文件表单设计 5 2．2．1 程序文件的发起 6 2．2．3 程序文件处理表单 7 2．3 程序文件归档与发布 14 三 技术函件的流程管理 15 3．1 函件角色定义 15 3．2 函件收文流程设计 16 3．2．1 函件处理表单设计 17 3．2．2 函件登记 17 3．2．3 函件处理表单 18 3．3 函件发文流程设计 20 一 设计目标 实现程序文件和技术函件管理的程序化、规范化控制，使程序文件的编写、校核、审定、审查、批准、升版、分发过程和函件的拟稿、核稿、签发、内部分发、签批、承办、阅知过程电子化。 二 程序文件流程管理 程序文件是公司生产活动的依据性文件，程序文件包括管理程序、技术程序，其中技术程序包括运行规程、维修程序、技术服务程序、保健物理专项程序。 创建和升版程序文件构成了程序文件管理的主要内容。具体包括管理程序和技术程序的编写（升版）布置、编写、文档审查、校核、审定、质保审查、会签、批准全部流程的控制和管理；还包括程序文件管理员（信息文档处）对程序文件的生效、归档和发布。 程序文件的编、校、审、会签、批准等过程中，每一个环节都有一个角色来处理，每个角色通过处理“程序文件处理单”来完成文件处理工作。 流程结束后，由文件管理员（信息文档处）将程序文件的文本和流程表单归档到公司文档数据库。 程序文件处理流程设计如下：  2．1 角色设计 程序文件流程角色设计如下： 程序协调员（根据质保程序定义）：负责发起程序文件的创建和升版。 编写人员：负责编写新的或升版的程序文件；负责校核程序文件。 部门领导：负责管理程序的审定，技术程序的会签、批准，程序文件的发起。 公司领导：负责批准或会签程序文件。 文件管理员（信息文档处）：负责对程序文件的文档审查、生效、归档和发布 2．2 程序文件表单设计 程序文件创建或升版的发起人，通过填写程序文件的选择表，在表中确定创建程序文件的类型、代码、名称，或者是需要升版的程序，然后进入“程序文件处理表单”来完成发起工作。 程序文件流程中每个环节的角色通过处理“程序文件处理单”完成各自的工作。各角色在处理表单时，通过处理“表单”确定本人的意见，同时执行“动作”确定表单下一步的流向。 程序文件的流程结束后，文件管理员（信息文档处）将程序文件归入文档数据库。 2．2．1 程序文件的发起 处室领导和各处室的程序协调员负责发起程序文件，程序文件的发起应区分创建和升版两种情况，“创建程序”引导界面设计如下： 先查询程序分类、程序类型和程序子类，以确定想要创建的程序的类型， 后提交：在列表中选择一条记录，它的相关信息将会反映到界面上，适当修改程序信息（如编码、名称），然后提交以引导出程序表单 “升版程序”引导界面设计如下： 先查询以找出想要升版的程序文件 后提交：选择一个想要升版的程序文件，它的相关信息将会反映到界面上，然后点击此按钮将会引导出程序处理表单 2．2．3 程序文件处理表单 程序文件处理表单的形式设计如下： 上图说明如下所示： 程序文件表单的上方显示程序文件的名称、代码、版次、页数和附件数等 编写：编写框中显示编写人姓名和编写日期 校核：校核框中显示校核人姓名和校核日期 审定：审定框中显示审定人姓名和审定日期 审查（质保审查）：审查框中显示审查人的姓名和审查日期 会签：会签框中显示会签人姓名和会签日期 升版原因：若是升版的程序文件，可以在此栏填写升版原因 批准实施：此处显示程序文件的批准人姓名 生效日期：公司领导批准后，程序文件的生效人对程序文件进行检查排错通过后的生效日期 分发：显示程序文件分发的公司领导和各处室（各处室的程序文件接收员负责接收本处室的程序文件） 表单的处理环节设计如下： 上图说明如下： 动作：比如“提交编写”，“退回”等动作，表示表单的流向。 提交：选择完“动作”后即可点击此按钮，将表单发送出去。 打印：可以打印表单 提示信息：可以在其中填写信息，以辅助和表单流向的下一个人之间的沟通。 在程序文件的处理流程中，各角色的表单处理方式如下： a、发起人发起流程 提交编写：将当前任务流转到编写人处。 保存：将当前任务保存在待办文件夹中。 撤销：撤消发起。 b、编写人编写程序文件 编写人通过编写表单所带附件来完成程序的编写工作。然后执行下面的动作： 提交：将当前任务流转到程序文件管理员（信息文档处）进行文档审查。 保存：将当前任务保存在编写者的待办文件夹中。 退回：将当前任务退回给程序文件的发起人。 c、程序文件的文档审查 程序文件管理员必须在程序表单中选择是否对该程序文件进行质保审查