第1章办公室实务概述.ppt

办 公 室 管 理 安徽电大课程责任教师 姜磊磊 电话办）手机） QQE-mail:ahddxb@126.com 第一章 办公室实务概述 1、办公室 的含义 办公室，一个常用的很普通的名词，却有着多种含义： 1、广义的：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或者是医疗室、实验室等等。 2、狭义的：是指某一类职业人员或者某一级职务人员的办公场所。譬如；教师办公室、护士办公室、厂长办公室、院长办公室等。 3、特指的：党和政府机关、企事业单位单位内的综合办事机构。级别高的又称“办公厅”。如：中共中央办公厅、安徽省人民政府办公厅，中级的或基层的称办公室，安徽广播电视大学校长办公室等。 4 、专指的：某种专门的独立的工作机构。如：国务院台办. 办公室事务管理特征 服务性：(本质特征）上司、组织、公众服务。 分散性：工作、人员分散 专业性：专业人才、业务专业 主动性：工作弹性（有安排事务的主动权、余地） 繁杂性：“三不”原则（工作不推诿、干活不含糊，吃苦不在乎） 论语·子张篇第十九?? 子游曰：“子夏之门人小子，当洒扫应对进退，则可矣，抑末也。本之则无，如之何？” 子夏闻之，曰：“噫，言游过矣！君子之道，孰先传焉？孰后倦焉？譬诸草木，区以别矣。君子之道，焉可诬也？有始有卒者，其惟圣人乎？ 子游说：“子夏的学生，做些打扫和迎送客人的事情是可以的，但这些不过是末节小事，根本的东西却没有学到，这怎么行呢？” 子夏听了，说：“唉，子游错了。君子之道先传授哪一条，后传授哪一条，这就像草和木一样，都是分类区别的。君子之道怎么可以随意歪曲，欺骗学生呢？能按次序有始有终地教授学生们，恐怕只有圣人吧！” 2、我国文秘工作、国际文秘人员工作、我国外资企业与合资企业办公室实务内容 1、我国文秘工作： 主要包括：文书撰写；文书制作；文书处理；档案管理；会议组织；调查研究；信息资料；信访工作；接待工作；协调工作；督查工作；日程安排；日常事务；办公室管理；其他临时交办的事项。 国际文秘人员协会（The National Secretaries Association International） （1）? 以速记记下上司交待的事项； （2）?? 执行上司留在录音机中的吩咐； （3）?? 档案管理（个人的、机密的）； （4）????阅读并分类信件； （5）????以电话往来维持和外界的良好公共关系； （6）????替上司定约会并做好记录； （7）??? 按上司的口头或书面指示完成信函； （8）????在权限内按自己的意思发出信函 （9）????接待来访宾客； （10）?? 替上司接洽外界人士，例如记者、工会职员等； （11）?? 自动处理例行的事务； 3、环境的整理准备 办公室的布置（舒适、形象、挡驾、必威体育官网网址） 照明及隔音的管理； 色彩的调整； 空气的调节（换气和温度）； 上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰，更换摆设； 办公室配置的检查，上司办公桌的整理； 办公器械、用品的准备和管理。 办公室环境布置 办公室配置 小办公室 大办公室 公寓式办公室 办公室环境 照明 色彩搭配 隔音 空气调节 盆景、挂画等 4、办公器械的使用 传真机的使用 传真机的注意事项（纸质、标准、抄送、成本、必威体育官网网址、礼仪） 复印机的使用 操作步骤 录音机的使用 投影机的使用 注意事项 5、办公用品、办公室零用现金管理 办公用品的种类 办公易耗品 订购和储备办公用品 购买和分配办公用品； 储备办公用品 办公室零用现金管理 建立零用收支基金 用零用现金付帐 补充基金 文秘人员对零用现金的处理 6、办公室的整理 上司办公室和接待室的整理 清理和清扫的方法 文秘人员办公室的布置（P12页） 如何布置办公桌面； 各种办公用品的摆放； 案例分析 某公司经理收到一封措辞无礼的信，是由某个与公司交往较深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把文员李小姐叫来，要她写封回信，与这位代理商断绝一切交易和关系，并命令李小姐立即将信打印寄出。李小姐可以有以下做法，哪一种做法做妥当，为什么？ （1） 按照经理指示立即回到自己的办公室，将信打印寄走了。 （2） 写完了信，想到自己是经理的助手，有责任提醒经理，为了公司利益得罪了经理也值得。于是对经理说：“经理，这封信不能发，把它撕掉算了！” （3） 没有马上去写信，而是向经理提出忠告：“经理，请您冷静一点！与对方断绝关系会产生什么后果呢？在这件事情上，我们难道就没有应该反省的地方吗？” （4） 当天快下班时，将打印好的信递给已经心平气和的经理：“经理，可以将这信寄走吗？” * * 大石头 小沙子 水 （12）为上司安排旅行或考察； （13）替公司宾客订饭店的