SDJG集团配送中心大宗商品采购与审批支付管理规定.docVIP

三鼎控股集团有限公司企业标准 集团配送中心大宗商品采购与审批支付管理规定 Q/SDJG 06.01-2013 目的 为了加强集团配送中心大宗商品采购的控制和管理，规范大宗商品采购的运作，特制定本规定。 适用范围 本规定适用于控股集团配送中心大宗商品的采购管理。 职责 控股集团招投标部负责配送中心大宗商品采购的归口管理工作。负责大宗商品采购及编制大宗商品采购相关控制表单和报表，并对大宗商品的质量、单据真实性和合规性负责。 控股集团配送中心负责大宗商品入库、配送，提供和汇编大宗商品入库、配送相关控制表单和报表，并对入库、配送过程中相关单据的真实性和合规性负责。 各配送单位食堂负责对大宗商品配送的验收，严把配送商品的数量与质量关。 控股集团核算部负责大宗商品采购的财务管理，并做好与配送单位往来对账事务工作。 控股集团资金结算中心负责配送中心大宗商品采购结算。 资金稽核室负责对大宗商品采购资金的稽核。 控股集团审计部负责对大宗商品采购询价、各种单据勾稽关系、审批及付款等方面的审计监督。 控股集团稽察室负责对大宗商品采购报价、采购价格、廉洁行为等方面的稽察监督。 控股集团法务证照部负责对大宗商品采购合同的法务性审查。 关键词语解释 本规定所称大宗商品是指米、面、油、蛋、副食品、调味品、干货等列入配送中心大宗商品目录，并由集团招投标部负责采购，实行按月结和周结算的配送物品。 管理内容及要求 集团办对大宗商品采购的管理 对招投标部采购、配送中心入库配送的大宗商品进行检查、监督。 对招投标部上报的大宗商品采购价格的变动申请及时回复确认。 招投标部对大宗商品采购的管理 指定专人负责大宗商品采购目录的编制、补充和完善，报集团办负责人确认。 负责大宗商品的询价管理工作。采购大宗商品遵循“先询价、后采购”的原则，所确定的每种大宗商品供应商不得少于3家，并编制询价记录，内容包括供应商名称、商品名称、规格、单价、联系电话及地址等相关信息。询价记录作为月底付款结算审核的原始凭证，报财务核算部和审计部审核备查。 负责确定供应商。在询价的基础上选择、评定和确定各类大宗商品供应商，确定后编制大宗商品供应商目录，供应商每半年评定一次。大宗商品采购目录和供应商目录经招投标部负责人确认后报控股集团稽察室和审计部备案跟踪。 负责与月结大宗商品供应商签订采购合同，合同要标明供应商的名称、账号、开户银行以及所供商品目录。 负责大宗商品价格的实时管理。遇大宗商品价格变动时，负责第一时间通知稽察部门和审计部门跟踪调查和监督。当大宗商品价格下降时，实时执行大宗商品降价后的价格；当大宗商品价格上涨时，要求定点供应商在价格上涨前48小时发出价格调整通知，招投标部收到供应商的通知后立即以书面形式报请集团办负责人，集团办负责人应在收到报告的24小时内作出接受与否的决定并回复招投标部。集团办负责人的价格上涨回复批示作为原始凭证，随其他采购凭据报财务核算部审核，报审计部核查。 负责大宗商品的采购。招投标部按照集团办已确认的大宗商品的价格和配送中心提供的采购数量实施采购。 招投标部提供和汇总、编制相关大宗商品相关采购控制表单。 取得供应商填制的已签字和盖章的《购货发票》或《大宗商品送货单》、《大宗商品销货清单》。 办理已采购大宗商品入库手续，在《大宗商品收货回执单》(见附表1)上确认签字，并在《大宗商品入库清单》(见附表2)上确认签字。 填制《大宗商品采购价格对比表》(见附表5)。 填制《大宗商品采购报销审核表》(见附表6)。 负责上报有关报表。 招投标部将大宗商品目录、供应商目录以及调整后的相关其他目录及时报财务核算部,以便及时单独审核建账。 非月结商品，收货后的次日上报5.2.7条所涉及的单据和报表，以备财务核算部实时审核。 月底将《大宗商品询价记录》、集团办采购价格调整回复批示上报财务核算部审核和审计部核查。 配送中心对大宗商品的入库、配送管理 配送中心应做好与招投标部大宗商品采购人员之间的工作衔接。 配送中心仓管员负责办理大宗商品的入库验收手续，并填制《大宗商品入库清单》。该单由采购员、仓管员、采购值班监督员、配送中心负责人签字。属于集团配送的大宗商品，同时开具一式三联的《大宗商品收货回执单》，一联受供食堂自留、一联交配送中心与财务核算部对账、一联转控股财务核算部记账。 根据《大宗商品收货回执单》编制《大宗商品月度采购、入库、配送汇总表》(附表3)。按供应商和商品种类进行编制。次月初将上月《大宗商品月度采购、配送汇总表》报送财务核算部部。 负责大宗商品的配送。 各直供食堂对大宗商品采购的验收管理 确认每种大宗商品库存保险储备量和保险储备时间交配送中心。 各受供食堂负责收货环节的监管。做好质量检查、货物计量验收、填制由供应商配送的大宗商品《收货回执单》，一联受供食堂自留、一联交配送中心