会议接待操作手册会议接待操作手册.docx

会议接待操作手册一、会务运筹期――会场的选定与布置1.1会场选择标准Ａ、交通区位可选择交通方便之处，方便与会者和举办方进出；也可专门选择深山僻静之所，另配以温泉、溪水、绿色、花香等等自然风情，自然也能恰到好处【具体要根据举办方要达成的目的来侧重安排】Ｂ、知名度知名度可以凸显主办方的热忱以及实力知名度的表现形式不仅仅是高档，别致、高雅也能起到好的效果Ｃ、规模具备同时开会、住宿、就餐的条件Ｄ、色调会场的选择与布置应同时考虑会场色调对来宾心理、情绪的影响，一般不要选择全是白色或者红色的会场，在那个环境里呆长了会使人烦躁，一般以蓝色何浅灰色为主。Ｅ、舒适度会场要求整体环境舒适，温度适宜，不压抑，无噪音，光线充足，能满足预期人员的座席。Ｆ、设施条件音响效果良好，具有数码投影仪与幕布，白板，立式讲台，饮水机，产品展示柜等。Ｇ、卫生间位置卫生间不能离会场太远，不然会给来宾造成诸多不便。Ｈ、就餐要求就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐的需求，每张餐桌是有餐桌号，便于分组后确认。就餐按当地标准适当安排，原则是中、晚餐按10人台计算，晕素搭配每桌不超过十个菜，主食以当地习惯搭配，上菜速度要合理，不能过长；早餐最好是自助餐；酒水以啤酒或低度酒为主，高度酒容易喝醉。1.2会场布置为了增加会场内的气氛，条幅、海报、招帖是必不可少的。Ａ、导引牌从一进会场开始首先要有导引牌，另外主题导引牌、会务组导引牌、会场导引牌、会场至卫生间的导引牌、饮水区导引牌、吸烟区导引牌等。Ｂ、条幅会场门前空旷而且允许挂条幅可挂上一条欢迎主题的条幅，为吸引眼球、突出主题，可编排有时尚味道的字眼，如“品牌缔造价值、实力致胜未来——**公司经销商赢销会”。Ｃ、招贴“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿打电话和走动”等警示语分别贴在会场明显处。二、会务筹备期――为会议召开准备资料和审核课程2.1会议物资的准备2.1.1会议资料的准备Ａ、来宾资料袋内容（以一个连锁公司为例）：会议手册，招商书，招商手册，产品彩页，运营手册大纲，专卖店首批配置表，联系人名片，笔记本，笔，代表证Ｂ、会务组资料内容：接站一览表，来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，订票登记表，会务组成员通讯录（人手一份），列车及航班时刻表；2.1.2会议物资的准备：根据会议不同规模设定内容Ａ、常用物资电脑，打印机，打印纸，微波炉，饮用水，饮水机，一次性水杯，照相机、摄像机或小型DV，胶卷，电池，备用插座，便签纸，裁纸刀，剪刀，胶带纸（宽窄均备），双面胶，回形针，大头针，胶水，白板笔，戒烟标志、公司放大的标识、以及各种通知条；Ｂ、产品样品，常用药品（感冒、发烧、消炎、肠胃药品等）及员工值班食物（如牛奶、饼干，因为员工极有可能吃不上饭）2.2人员分组与协调2.2.1分组的原则分工和协调次序明白，首先是分工，完成自己份内的工作任务，其次是配合其他组的需要。在自己本职工作做完或不忙的情况下应主动配合别的部门工作2.2.2分组的设置Ａ、总指挥一般有公司老总或者副总担任，主要是会议前期的组织、后期服务和总协调；Ｂ、副总指挥：这个岗位是最重要的，是执行总指挥，负责左右细节的安排和处理，同时注重会议议程科目和时间安排，突发事件处理；Ｃ、会务组组长要求心态平和，熟悉各个环节的操作情况。负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理、各个成员的分组、突发事件的处理和协调.用餐协调、与酒店的事务性安排，参会人员的往返接送等；若参会人数众多可在会务组中再设登记、接站两组；Ｄ、会场组会场秩序的调节、摄影、摄像、讲课进程的安排、会场现场的业务处理、会场气氛的营造；Ｅ、后勤组票务安排、会议各种费用结算、支付等；【分工固定但所设人员可以穿插调整，做到人人有事做，事事有人做。尽量做到包干到人，科学分配，避免一件事几次换人等重复用工现象】2.3会场程序的审定及相关资料准备2.3.1课程内容Ａ、提前10天定好讲课内容，并由演讲人提供课件或讲课提纲Ｂ、演讲内容不冲突，而且要有递进关系，顺序很关键，一般顺序是行业前景和公司的优势讲解；公司的项目介绍和政策阐述以及投资分析；公司的营销策略分析；样板市场的启动介绍和财务分析；其他需要设置的内容。Ｃ、演讲内容ＰＰＴ文件制作、内容资料复印等Ｄ、主持人选择及讲稿的审定主持人讲稿的审定很关键，主持人不仅仅是一个主持，更是一个总结者，一个优秀的主持，会把每一个讲课人的内容总结以及导引到下一个课题，过渡的自然。2.4会前动员会及各小组工作流程演练2.4.1会前总动员要让每个与会员工了解整个会议的重要性，并把大家的心态调整到最佳2.4.2会前的演练会前的演练十分重要，通过模拟演练可发现工作流程中的不足和人员分工是否合理，以便及时调整2.4.3统一着装所有工作人员进入会场后应统一着装，配带徽标，注意整