第四章 文书立卷.ppt

第四章 文书立卷 4.1 立卷工作概述 4.2 分类和立卷类目的编制 4.3 立卷工作的程序 4.1 立卷工作的概述 4.1.1 含义 是指文书部门将办理完毕的、具有一定参考利用价值的文件，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。因此，立卷的要求是： 1、立卷的对象——办理完毕的文件 2、立卷文件的标准——具有参考利用价值的。 3、立卷的结果——案卷，卷内文件彼此之间有一定的联系。 4.1.2 立卷工作的原则 4.1.2.1 保持文件之间的历史联系。 主要表现在4个方面： 1、文件在来源上的联系。即同属于一个形成者或同类型的形成者。 2、文件在内容上的联系。即文件所反映的活动、事务、问题、性质等相同或相近。 3、文件在时间上的联系。即文件形成于同一时间。 4、文件形式上的联系。即文件的载体、文种等相同。 4.1.2.3 便于保管利用 在某些特殊情况下，保持历史联系与便于保管利用之间可能会产生矛盾，这时，需要充分考虑保管利用的要求。 4.2 分类和立卷类目的编制 4.2.1 分类工作 文书立卷，是区分文件的特征，并按照文件之间的联系进行组卷的过程。因此，分类是其中的核心工作，也是最为关键的基础性工作。以分类为核心的立卷工作流程： 4.2.2 分类方法 4.2.2.1 分年度 根据文件形成和处理的年度将其区分为若干类别。年度类型有：自然年度和业务年度。 不同年度文件一般不能放在一起立卷。区分年度的一些特殊情况处理： 1、跨年度请示和批复，放在复文年立卷；没有复文放在请示年立卷。 2、跨年度的计划，放在计划针对的第一年立卷。 3、跨年度的总结类文件，放在内容针对的最后一年立卷。 4、两个内容的跨年度文件，应视内容重点，归入相应年度。 5、跨年度的会议文件，放在开幕年立卷。 6、跨年度的基建等工程文件，放在竣工年立卷。科研项目文件归入验收完毕年。 7、跨年度的往来文书，以收文日期为准放在收文年度立卷。 8、规范类文件应放在文件生效年立卷。 4.2.2.2 分组织机构 将文件按照处理部门或承办部门分开立卷。满足的条件： 1、单位内部部门设置稳定。 2、部门职能区分清楚，职能界限分明。 3、各部门每年都能够产生相当数量的文件。 按组织机构分类的步骤： 将公文分成党、政、工、团等四大类别；在四大类别中每一类别再按组织机构继续分类。 4.2.2.3 区分问题 按照文件内容所反映的问题将所有文件区分若干类别。所谓问题，可以是事件、案件、人物、任务、问题和同性质的工作。 问题分类法适用于内设机构简单、变化较大或机构分工不确切、文件数量少的单位。 小知识 1991年国家档案局发布的《工业企业档案分类试行规则》分类设置了10个一级类目，分别是：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。在这些以及类目之下，又分别区分了若干二级类目。如： 行政管理（一级类目），下设9个二级类目，分别是行政事务 、公安保卫 、法纪监察 、审计工作 、人事管理 、教育工作 、医疗卫生 、后勤福利 、外事工作 。 并对每一个二级类目都有详细的内涵解释。 如：人事管理，其基本范围是“干部管理，工人招聘、录用、调配工作，企业劳务出口工作等 ” 因此，需要注意区分问题的大小。同性质的问题，根据文件数量多少，决定问题的“合并”或“分解”。 文件数量多，细分问题；文件数量少，归纳问题。 4.2.2.5 区分作者 按照文件形成的作者进行分类，同一（类）作者的文件归为一类。 4.2.2.6 区分地区 按照文件形成的地区或文件内容所涉及的地区来分类。 4.2.3.4 问题——年度分类法 4.2.4 立卷类目的编制 4.2.4.1 含义 立卷类目是文书部门将新的一年将要形成的案卷类别和条目，事先拟定的立卷方案。 每一年的立卷类目既要反映部门基本和常规工作，又要突出部门年度重点工作。 建立规范的预立卷类目是立卷部门做好平时归卷的关键。 4.2.4.2 立卷类目的构成 立卷类目由类（包括属类）、目、号三部分组成。 1、类 即案卷的类别。有两种方法： （1）按文件内容分类 （2）按组织机构分类 2、目 即条目、条款。是在类之下，概括一组文件材料的总标题，也是预定的案卷题目。 标题结构一般由作者