公文格式讲座(简略).ppt

党政机关公文格式 2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅印发《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号），自2012年7月1日起施行。 同时，从1996年5月3日中办发布的《中国共产党 公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《 国家行政机关公文处理办法》停止执行。 《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）国家标准正式发布。 公文格式的范畴： 一是公文的组成要素，以及这些要素在页面上的标注位置； 二是承载公文的介质，主要包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求； 三是公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范。 根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等，最常用的是文件格式、信函格式和电报格式三种。 公文格式的基本要求： 1.纸张大小：A4型纸：210mm×297mm。 2.版面：公文用纸天头（上白边）为37mm，公文用纸订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156×225mm。 3.字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可作适当调整。 4.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。 5.公文应当双面印刷。 6.公文应当左侧装订。 一件完整的公文由三部分组成： 版头： 份号、密级和必威体育官网网址期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。 主体： 标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。 版记： 抄送机关、印发机关和印发日期、页码。 一、版头 1.份号 涉密的公文需要标注份数序号。公文的份数序号也就是每份公文的编号，根据印制份数，编流水号。公文份数序号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的必威体育官网网址管理，便于掌握公文的去向。 涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。 如需标识份号，一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。份号用黑色标注。 在份号标注上存在的主要问题： 一是涉密文件不标注份号； 二是份号的数字不按规定标注，随意性大； 三是份号标注位置不规范，不是顶格编排在版心左上角第1行。 2. 秘级和必威体育官网网址期限 涉及国家秘密的公文应当标明密级和必威体育官网网址期限，国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。 如需标注密级和必威体育官网网址期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角份号之下；必威体育官网网址期限中的数字用阿拉伯数字。 在密级和必威体育官网网址期限标注上存在的问题有： 一是在确定密级和必威体育官网网址期限上出现过紧或过松两种倾向。 二是密级标注不规范不统一。 3.紧急程度 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。 电报格式的公文紧急程度分为四级，从急到缓依次为：特提、特急、加急、平急。 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角； 如需同时标注份号、密级和必威体育官网网址期限、紧急程度，按照份号、密级和必威体育官网网址期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 4.发文机关标志 发文机关标志是公文版头部分的核心，用套红大字居中印在公文首页上半部，字体要庄重、规范、美观、大小适度（一般应小于上级机关的字体大小）。 主要有两种形式：一是发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称。字号以醒目美观为原则，字体大小一般不超过上级机关。 发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。发文机关标志推荐使用小标宋字体，颜色用红色。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。 联合行文时可并用联合发文机关名称，一般主办机关名称排列在前；也可单独用主办机关名称。 联合上报公文一般不单独使用主办机关名称。因为联合上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出，如果发文机关名称只用主办机关，这样与签发人的标注就不相匹配。 发文机关标志存在的主要问题有：一是发文机关标志不规范，有的发文机关字体、字号大小不规则。 二是有的发文机关标志与发文机关署名或印章不一致。 三是“文件”二字不是标在发文机关右侧，而是在发文机关全称或规范性简称正下方居中标“文件”或“上报文件” 四是有的基层单位的发文机关标识字号大于上级机关的字号。 5.发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号三个要素组成。机关代字要求准确、规范、精炼、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。联合行文时只标注主办机关的发文字号。同一地区，避免不同机关的发文字号的机关代字重复。 发文字号编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年份用全称4位，用六角括号〔 〕括入；发文顺序号不编虚位，不加第字。 上行文发文字号标识在发文机关之下居左空1字。 6.签发人 上报的公文需标识签发人姓名。这时发文字号标识在发文机关之下居左空1字，签发人