信息 文书与档案管理课件作者胡伟卢芳赵修磊第十章节档案检索 利用及编研.ppt

第十章 档案的检索、利用与编研 【引例】 两份档案挽回了两座电站 重庆市巴南区原二圣乡电站和六角洞电站的权属问题，存有争议。为明确这两座电站的权属问题，2006年3月，巴南区政府派人到区档案馆查找档案，通过对馆藏原二圣乡档案和姜家区档案的查阅，找到了巴县人民政府于1984年颁发的“水利水电工程定权证”，即“巴府水证1984年109号”和“巴府水证1984年110号”存本，证实了上述两座电站的权属问题，确保了国有资产不流失，也为下一步工作的开展提供了有力的佐证。 （资料来源：重庆市巴南区档案信息网） 上述事件表明：档案保存的目的是为了利用。档案自身价值的大小通过被利用这个途径体现出来，以达到为社会服务的最终目的。现实中，对于档案保管部门来说，为了最大限度的发挥档案自身的价值，还有两项重要的工作来做。一是档案的检索，档案检索是对档案信息进行分析存储和根据需要进行查找的工作，是档案管理系统中一个承上启下的环节；二是档案的编辑研究，档案工作者把同门类或者相近门类的档案进行系统整理，利于广大档案的检索。 第一节 档案检索工作 档案检索工作是沟通档案信息资源和利用者的一座桥梁，是通向档案宝库的一条捷径。 一、档案检索概述 （一）档案检索概念 档案检索就是档案馆（室）对档案信息进行加工、储存，并按照利用者的特定需求查找档案的全过程。档案检索工作是档案提供利用的基础和前提，是开发档案信息资源的必要条件，其内容包括两部分：一部分是编制档案检索工具，建立检索系统；一部分是根据利用者的需求，通过各种检索工具，检出所需要的档案。 档案索引目录 【小资料】 一套图纸赢得了一笔大生意 ××××年5月，德国某公司远东办事处总负责人罗伯特先生委托新疆腾飞毛毯厂加工一批地毯。 合同签订后，罗伯特先生透露了还想加工一批“装饰挂毯”的意向，但这种装饰挂毯的图纸没有带来，表示以后拿来图纸再作具体商谈。 该毛毯厂深知，在外贸业务中，这样大宗生意随时都可能被别人抢走。根据罗伯特对挂毯款式、规格的介绍，厂长回想起该厂曾在前一年加工过一批与罗伯特先生要求相近的装饰挂毯。于是立即派秘书到厂档案室查找，档案工作人员根据案卷目录，迅速调出了这批装饰挂毯的图纸。 厂长请罗伯特先生审看，并表示可以根据这套图纸，再结合他的要求设计出一份合格的图纸来。罗伯特先生听后表示了极大的兴趣，同意“先让技术科的先生设计出一份草图来看看”。 厂技术人员依据档案图纸，略加修改，仅用一个多小时，就把一份装饰挂毯设计图纸摆到罗伯特先生面前。 罗伯特先生看后，兴奋地连声说：“奇迹，奇迹，几乎完全一样！”并当即与该厂增签了一批共计120万美元的加工合同。 （资料来源：姜淑芬：《文书工作与档案管理》，重庆：西南师范大学出版社，2009年。） 二、档案著录与标引 （一）档案著录工作 档案著录是指档案馆（室）编制检索工具时对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。通过它可以具体描述每份文件或每份案卷的特征，揭示其主题内容、科学价值，指明出处，区别相互之间的异同，从而便于档案人员和利用者了解档案，更好地管理和利用档案。 按照国家颁布的《档案著录规则》规定，档案著录工作主要包括著录项目、标识符号、著录格式、著录项目细则等方面。 1.著录项目。 著录项目是指揭示档案内容和形式特征的记录事项。档案著录项目共七个大项，每个大项中包括若干个著录单元。 （1）题名与责任说明项。该项包括正题名、并列题名、副题名及说明性文字、文件编号、责任者、附件六个单元。 （2）稿本与文种项。该项包括稿本与文种两个单元。 （3）密级与保管期限项。该项包括文件密级、保管期限两个单元。 （4）时间项。指著录文件的产生时间或案卷的起止时间。 （5）载体类型及形态项。该项包括载体类型、数量及单位、规格三个单元。 （6）附注项与提要项。该项包括附注、提要两个单元。 （7）排检与编号项。该项包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词等六个单元。 以上七个项目中正题名、责任者、时间、排检与编号项为主要著录项目，其余为选择著录项目。著录时，既包括主要著录项目又包括选择著录项目的，称为详细级次；只包括主要著录项目的，称为简要级次。 2.标识符号。 标识符号是用来表示不同著录项目和著录含义的人工语言符号。常用的