用友系统管理员日常维护培训教案.doc

●日常维护 日常业务处理流程： 填制凭证 核对原始单据进行凭证审核 执行成批审核 记帐 期末处理（自动转帐生成） 审核转帐凭证 记帐 报表处理 报表审核 数据备份 结帐 反项操作流程： 将所需修改的已记帐凭证所在的月份取消结帐即反结帐。 将所需修改的已记帐凭证取消记帐即反记帐。 以审核人的身份重新注册进入总帐系统。 进入填制凭证，修改所需修改的凭证。 取消记帐：在月末处理-对帐界面，按CTRL+H 取消结帐：在结帐月份按CTRL+SHIFT+F6 只有财务主管才能进行恢复到记帐前状态。 系统管理员与帐套主管的区别。 项目 系统管理员 帐套主管 帐套与年度帐 只有系统管理员才能建立帐套 修改帐套、年度帐建立、清空年度帐、引入与输出帐套、结转上年数据。 权限设置 增加操作员、设定和取消帐套主管、对所有帐套、所有操作员授权 为所有人员设置主管所在的帐套的操作员权限，无权设置该帐套的帐套主管 数据的备份与恢复 帐套菜单下的引入与输出，是将系统中某一帐套所有年度数据进行引入和输出。引入系统中，无论该帐套是否存在，均可引入系统 年度帐操作中的引入和输出不是针对某个帐套，而是针对帐套中某一年度帐进行的。引入系统时，该帐套必须事先存在 四、总帐工具介绍： 总帐工具是总帐系统自带的一个应用程序，它可以实现不同帐套或同一帐套不同机器之间的数据传 递。主要包括以下内容： 公共目录复制 完成不同帐套复制公共目录的功能。 当新建帐套的公共目录与已建立的公共目录相同或类似，可以使用本功能对公共目录进行复制。另外，本功能对不同帐套的公共目录进行复制，可以在不同帐套中进行凭证传递。 在选择“数据源”时，可选择要用来复制的数据库文件（Ufdata.mdb）,“目的数据”采用注册方式选定。 “数据源”及“目的数据”内容输入后，就可以将要复制的“数据源”内容复制到 “目的数据”帐套中。 对于有分级的公共目录，如：会计科目，部门目录等，目的帐套的相应目录应为空，否则，将无法复制。对于无分级的公共目录，如：个人目录、项目目录、客户目录等，将不同的目录追加复制到目的帐套中。 在复制公共目录时，最好按以下顺序执行复制：项目分类-外币-科目-凭证类别、结算方式、地区分类、客户分类、供应商分类、部门、存货分类-项目目录、客户目录、供应商目录、个人目录、存货目录。 凭证引入 按标准格式将TXT文本文件引入到凭证库中。 凭证引入功能将为U8系统的外部数据接口，其作用在于： 将外部系统的数据按规定的文本格式引入到总帐系统中。 先将其他帐套或其他计算机的数据按规定格式输出到文本文件中，再到相应的帐套中引入这些数据。 具体使用方法同上，应注意事项：若数据内容通合法性检查，则可将数据写入凭证表中：若全部凭证都为非法，则不能继续进行凭证引入：若存在合法凭证，继续引入时会将合法凭证引入，而非法凭证将不会被引入。同时会在文本文件的非法凭证分录中写入一错误标记及出错内容。如果使用的是网络版，执行本功能前应将使用“目的数据”帐套的所有站点关闭。 帐簿数据整理 帐簿数据整理对由于改变帐类造成的无效数据进行清理。 帐簿数据整理功能是为了清理由于修改辅助帐类、导致在数据库中存在一定数量的无用数据，这些数据虽然并不影响查帐、对帐、但有可能影响UFO报表工具取数的正确性。执行此项功能时一定要慎重，最好先做好数据备份工作再执行。 ●日常维护的整体思路： 解答疑难的方法 收集事实。收集的事实越多，就能越快越轻易解决问题。 征兆——问题的结果，构成事实的一部分。通过分析征兆,可以更接近引起错误的问题。 自最后一次以来到底改变了什么，使得系统不正常工作，通过简单的回顾就可以解决这些问题。 现在不工作的部件，有哪些是曾经工作的？ 最近安装了或卸载了什么？ 所有的硬件都工作正常吗？ 当有问题时谁是最后一个使用者？ 测试规范的猜测是否正确。 写文档，记录问题问题的解决情况。 一、年度帐结转失败的处理过程： 1、access版本对于access版本的数据，包括8.11a和8.12版本，结转失败主要是体现在采购系统、库存系统、存货核算系统三个模块上。基本上都是数据错误造成的结转失败。主要包括以下几种情况：1、供应商档案，客户档案，存货代码，自定义项重复。2、由于擅自开库修改数据，死机等原因造成数据库（ufdata.mdb）混乱。3、自行修改过数据库表的字段、属性。4、数据库表中主关键字丢失、查询丢失等。5、由于删除基础档案，而相应的账表中（收发记录主子表、库存总帐表、存货明细账表、存货总帐表）仍存在此基础档案的记录，造成数据不匹配。6、数据量较大。针对以上情况可以如下解决（：1、对于基础档案重复的情况，请用检查重名工具检查记录并进行修改。2、对于数据库混乱、修改过数据库属性请使用REP80.EXE工具检查数据