电子邮件礼仪-职场邮件幻灯片.ppt

* * 18. 回复(Re)或转发(Fw) 删除不必要的先前的邮件和/或附件 部门助理或联络窗口转发邮件 及时转发给相关人员。如不清楚，请示主管 一定抄送给原发件人和自己的主管，以便跟进 回复错发的邮件 由于邮箱地址类似等原因，发件人可能会错发邮件。如果收到别人错发的邮件，请回复发件人“我是XXX，你是否错发邮件？”当然，附上原邮件。 * * 19. 如何更新邮件(update) 邮件发出后，发现内容有错，或情况有变化，则需更新邮件。 用原邮件转发， 原主题后加update 或—更新, 表明这是更新的邮件 转发的内容中说明原邮件中哪里有错，更新为新的内容 * * 20. 邮件沟通原则 跟进 对于紧急或重要的事情，应打电话给相关人员，以确定其已收到邮件并明白要做的事 避免做邮递员 “我发邮件了，他没看”(把责任推给别人) “我收到他的邮件回执，说明他收到邮件了” 要确认收件人收到邮件并了解要做什么事情，什么时候要完成，不要只做邮递员 * * 21. 缩略语 当邮件是发给客户时，请使用规范的缩略语 可以使用: ASAP, FYI, FYR, 等. 不要使用: pls ? please ref ? refer Attn ? attention q’ty ? quantity or qty per ? as per B’R, BstRdgs, ? Best Regards Thks ? thanks or thank you * * 22. Confidentiality Note Confidentiality note: The information in this email and any attachment may contain confidential and proprietary information of ABC Company and/or its affiliates may be privileged or otherwise protected from disclosure. If you are not the intended recipient, you are hereby notified that any review, reliance or distribution by others or forwarding without express permission is strictly prohibited and may cause liability. In case you have received this message due to an error in transmission, we kindly ask you to notify the sender immediately and to delete this email and any attachment from your system. 对于部分法务性邮件或商务性邮件，可能涉及必威体育官网网址资料或所有权资料，这类邮件通常在最后加这样一段文字： * * 23. 发送之前先检查一遍 收件人/抄送: 收件人和抄送名单是否正确区分? 主题: 是否反映了邮件内容? 正文纠错 有没有打字错误、标点符号错误？ 签名标签: 是否包括所有信息，尤其是您手机号码? (事先在模板中设置好) 格式: 排版是否整洁、清晰 附件: 您是否删除了先前的不必要的邮件和附件? 您是否压缩附件？(大于10MB). 图形附件是否正向？ 附件文档是否正确？ * * 24. 邮箱设置 你有什么感想？ 这是由于发件人在邮箱设置中进行了设置，“只顾自己喜欢，不顾别人感受”，这是违背基本社交礼仪的。 为了避免收件人遇到这种情况，作为发件人，我们要注意哪些？ 如果你打开邮箱时发现收到这样的邮件： * * 邮箱设置注意事项 “发件人”栏姓名设置 姓名的设置用姓名的中文、拼音、英文名皆可 但不要用“难得糊涂”、“孤帆一片”、“北方的狼”、“张总”、“刘主任”、“秦小姐”、“老胡”等 申请公司内部邮箱 新进员工，如果申请公司内部邮箱，资讯单位应该要有一个邮箱命名规范。按照多数公司的做法，最好使用姓名拼音的某种组合。全体人员的格式要保持统一。 以下不统一的格式，让外人看起来就是“公司这么混乱啊”： wqm@ 姓名首字母 wangliheng@ 姓名全拼，姓在前 lianlanzhang@ 姓名全拼，姓在后 jessica@ 英文名 * * 谢谢! 电子邮件礼仪 （Rev. * * 大纲 2 4 3 3 3 1 电子邮件礼仪的目的 电子邮件的收件人和主题 电子邮件