某建筑工程有限公司管理程序文件.ppt

深圳市银广厦建筑工程有限公司 管理程序文件 程 序 文 件 4-1 文件和资料控制程序 1.0 目的 通过对管理体系文件和资料的编制、评审、批准、印发、使 用、 更改、再批准、标识、回收和作废全过程的控制管理，确保文件的使用者均能及时得到和使用文件的有效版本。 2.0 适用范围 适用于公司质量/环境/职业健康安全管理体系文件和资料的管理和控制。 3.0 职责 3.1 办公室负责公司质量环境职业健康安全管理体系文件和资料的总控制。 程 序 文 件 4-1 文件和资料控制程序 （续） 3.2 质量环境职业健康安全管理体系运行的相关部门负责所属文件和资料的管理。 4.0 工作程序 4.1 管理体系文件的编写、审批 4.1.1 质量环境职业健康安全管理体系文件的编写应征求有关部门的意见，以保证其充分性、适宜性和有效性。 4.1.2 办公室应根据公司管理体系文件结构编制《管理体系文件一览表》，报管理者代表审核，总经理批准。 4.1.3 管理者代表组织体系文件的编写。体系文件包括：《管理手册》、《程序文件》、《作业指导书》和《记录表格》。 4.1.4 《管理手册》、《程序文件》由管理者代表审核，总经理 程 序 文 件 4-1 文件和资料控制程序 （续） 《作业指导书》、《记录表格》由工程技术部负责人审核、管理者代表批准。 4.2 管理体系文件发放 4.2.1 体系文件受控本：包括受控正本和受控副本。 （1） 受控正本：为打印原稿，审批签名为手写，供文件有效性及修改内容溯源使用，保存在公司办公室。 （2） 受控副本：供公司内部批准范围内和提交认证机构使用（仅限管理手册和程序文件）。由受控正本复制而成，其中《管理手册》、《程序文件》和《作业指导书》每页加盖红色受控印章，需进行有效性跟踪管理。记录表格按《记录控制程序》管理。 4.2.2 管理体系文件非受控本 一般为某种需要提供给顾客或公司以外的人员使用，由受控正本 程 序 文 件 4-1 文件和资料控制程序 （续） 复制而成，每页加盖兰色非受控印章，不进行有效性跟踪。 4.2.3 管理体系文件发放管理 4.2.3.1 办公室拟定《管理体系文件控制清单》交管理者代表审批。按清单范围统一发放至各职能部门、项目部，并在《文件收发记录表》上做好发放回收情况记录 4.2.3.2 各文件持有者（部门）应指定专人做好文件接收登记，填写《文件收发记录表》。 4.2.3.3 受控文件未经批准不得复印或转借本公司以外人员。 4.3 管理体系文件修改、再审批 4.3.1 当公司经营方向、地址出现变化，或组织结构和部门职责出现变化时，由管理者代表组织各部门对文件适宜性进行评审，并根据评审结果对文件进行修改。通过内审、自我检查和管理评审发现的修改 程 序 文 件 4-1 文件和资料控制程序 （续） 信息，由各相关职能部门提出修改意见。 4.3.2 管理体系文件使用者均可以对管理体系文件提出改进信息，由办公室收集各部门的文件改进信息，进行综合分析，提出文件修改意见。 4.3.3 办公室组织管理体系文件修改，填写《管理体系文件更改审批表》，按原程序再审批。 4.3.4 换版 质量环境职业健康安全管理体系文件修改内容过半，或因企业组织机构、经营 环境、产品结构、外部环境发生较大变化时，管理体系文件应进行换版修改。 4.4 管理体系文件标识 程 序 文 件 4-1 文件和资料控制程序 （续） 应对管理体系文件的编号、版本状况和受控状况进行标识，具体标识方法按《管理体系文件标识规定》执行。 4.5 管理体系文件的回收 4.5.1 办公室负责将文件修改、换版后的新文件发放到受控文件使用者手中，同时收回作废旧文件统一处理，填写《文件收发记录表》。办公室负责保存修改前、后的所有原始文件正本，以供修改内容有效性的追溯。 4.5.2 新版管理体系文件实施之日起，旧版管理体系文件同时废止。 4.5.3 对于因追溯要求而保留的作废文件应进行作废标识，防止误用。 4.5.4 因废物利用的旧文件应将文字作必要的处理后再使用。 4.6 外来文件和资料 程 序 文 件 4-1 文件和资料控制程序 （续） 4.6.1 外来文件和资料指与本公司质量/环境/职业健康安全体系有关的外部文件和资料，包括国际标准、国家标准、行业标准、地方标准、法律法规、客户要求及资料等。 4.6.2 外来文件和资料由各使用部门负责收集、整理，采用原编号，并交文控登记在《外来文件一览表》里。由文控填写《文件收发记录表》统一发放。在收集过程中应保证有及时更新的渠道。文控