某酒店宾馆公共关系部机构设置、岗位责任和表格文件.doc

某酒店宾馆公共关系部机构设置、岗位责任和表格文件 第一节 机构设置 2 一、公共关系部机构设置图 2 二、公共关系部岗位设置 2 第二节 岗位责任制 2 一、部门经理 2 二、副经理或助理经理 3 三、公共关系员 3 四、美工室主任 3 五、美术设计师 4 六、印刷工作人员 4 七、电视音响室主任 4 八、内勤 5 第三节 工作表格 6 一、重要客人接待计划表 6 二、美工申表 8 三、申请印刷表 9 四、音像设备租单 12 公共关系部在总经理的直接领导下，具有协调宾馆内外关系，塑造企业形象的重要职能。在对外关系方面，公共关系部通过接待、出访活动或通过新闻媒介力求在公众面前树立宾馆的最佳形象，从而为宾馆的经营和发展创造一个良好的社会环境。在对内关系方面，公共关系部根据总经理的指示，负责协调各部的推销、宣传活动，努力实现宾馆的经营目标。除此之外公共关系部还通过各种渠道广泛搜集信息，为总经理进行经营决策当好参谋。 第一节 机构设置 一、公共关系部机构设置图 二、公共关系部岗位设置 部门经理一人；副经理或助理经理一人；公共关系员二人；美工室主任一人，美工三人；印刷主管一人，工作人员一人；电视音响室主任一人，工作人员七人；内勤一人。 第二节 岗位责任制 一、部门经理 1.直接对总经理负责，主持公共关系部全面工作； 2.根据总经理的指示，统筹有关部门的经营推销活动； 3.协助总经理持待重要客人； 4.制订部门工作计划、管理制度、工作流程并督促下属贯彻执行； 5.培训教育属下人员，评估他们的工作表现； 6.了解和收集旅游市场信息，沟通内部关系。 7.完成总经理交办的其他工作。 二、副经理或助理经理 根据部门经理的安排，负责分管部分的工作； 协助经理做好部门的业务工作及员工培训； 部门经理不在宾馆时，根据授权主持部门全面工作。 三、公共关系员 直接对部门经理负责； 接受部门经理的指示，协助并参与各项接待或出访活动； 协助经理接待重要客人； 接待来访参观，积极宣传宾馆的优良服务和完善设施，树立宾馆良好形象，征询客人对宾馆的意见，为经理制订工作计划提供参考资料和合理化建议。 四、美工室主任 直接对部门经理负责，组织美工室业务人员进行美工设计、制作； 独立完成重要的美术设计、制作； 主持制订美工室管理制度、设计和作业流程，并督导下属工作人员认真执行； 审核制品质量，维护宾馆的格调和声誉； 定期培训、评估、考核员工； 随时掌握国内外有关信息，建立美术资料库，保持设计、制品合理性，先进性； 接待对口来访人员。 五、美术设计师 1.根据美工室主任的安排独立完成一般美术设计及制作，如：告示牌、广告牌、横额、喜帐、报刊广告、宾馆用品等； 2.协助主任完成重大美术制作任务，如重大宴会会场布置，大型广告及V.I.P.用品设计制造等； 3.妥善保管、节约合用各种美工工具、颜料、材料等； 协助美工室主任做好资料搜集、整理、分析、存储工作； 工作完毕后清理工作场所，保持美工室整齐清洁。 六、印刷工作人员 在美工室主任的领导下按要求进行制版、印刷以及保管、维护印刷机械。 七、电视音响室主任 直接对部门经理负责，组织、指导、监督下属工作人员完成以下工作任务： 电视音响中心控制室机器设备的运行、维修; 内部电视及音响的节目编排和播放； 闭路电视节目的录制工作； 根据各种宴会、商务会议、学术会议、演出等的需要提供电视、音响设备及有关服务； 音乐厅、舞厅、健身中心的电视、音响设备的定期保养及维修； 餐厅的音像设备的维修及运行； 客房电视机及床头柜音响的维修及保养； 电视接收天线及公共场所音响线路的检修。 八、内勤 直接对部门经理负责，传达部门经理的指令并将部门内各班组、部分的信息、资料、请示、报告反馈给部门经理； 将部门要上报给总经理的报告、请示编号登记，将总经理批复的文件取回登记后交给部门经理办理； 做好部门会议记录，整理打印好后报送部门经理和有关领导； 收集报纸、刊物等有关资料信息，报送部门经理； 起草总结、报告、请示、函电文稿，并将使用完毕的文件、资料整理存档； 填写部门有关业务统计报表，送部门经理审阅签名后报有关部门； 保持办公室内部环境的整洁； 每月做好部门人员统计及考勤，将有关表格按时报送人事培主部； 统计发放部门全体员工的饭卡、工衣、工鞋等劳保用品； 填报部门各类办公用品月度及年度计划； 根据宾馆工会、人事培训部、计生办要求做好本部员工的福利、保险、计生有关资料的统计和宣传工作； 负责办公室日常执着待工作； 完成部六经理交办的其他工作。 第三节 工作表格 一、重要客人接待计划表 * * 客人情况 * * 团名或客人姓名 人数：外宾 人； 陪同 人 身份