海悦酒店外文翻译管理制度.doc

/ 恒丰海悦国际酒店规范化管理文件 文件名称：外文翻译管理规定 文件编号：HG-12-G-005 版本-修订记录：0-0 修改摘要： 正文见下页深圳恒丰海悦国际酒店有限公司 酒店外文翻译管理规定 为规范酒店外文翻译工作，维护酒店对外形象，特制定本规定： 一、可进行外文翻译的范围包括：推广用（宣传推广资料等）、指示用（导示牌、标识牌等）、服务用（客用品、餐牌、水牌等）物品和资料。 二、营销部负责统一受理酒店各部门外文翻译申请。 三、外文翻译按翻译人不同可分为内部翻译和外协翻译。 1、内部翻译：由营销部负责联系酒店相关部门或外语水平较高的员工翻译。内部翻译的主要范围及翻译人员组成为： 1）导示牌、标识牌的英文翻译工作由营销部联系房务部或酒店英语水平较高的员工完成； 2）餐牌的日文翻译工作由营销部联系日本餐厅或酒店日语水平较高的员工完成； 3）其他资料的外文翻译工作由营销部视情况联系酒店外语水平较高的员工完成。 2、外协翻译：对酒店内部不能完成的翻译工作，由营销部联系专业翻译服务公司或机构（简称外协单位）翻译。外协单位的比选、签约及日常业务联系等工作均由营销部负责。比选程序为： 1）营销部对外协单位进行初步比选后，选择3个或3个以上合适的外协单位，填写《外协单位调查表》（见附件一），一并拟文报总经室选定一个或一个以上外协单位。 2）经总经室审批选定外协单位后，由营销部负责做好与外协单位的签约及相关跟进工作。 四、外文翻译工作程序： 外文翻译工作程序可分为：美工设计制作品的外文翻译工作程序和其它物品、资料的外文翻译工作程序。 1、美工设计制作品 1）部门申请制作美工设计制作品时，如需一并进行外文翻译的，申请部门应于《美工设计制作单》“备注栏”中注明所需翻译外文的语种后送营销部； 2）经营销总监审批确定需要进行外文翻译的，由其在《美工设计制作单》中签认后交营销部文员。营销部文员根据《美工设计制作单》填写《外文翻译申请单》（见附件二）中申请部门的相关栏目后交营销总监确定翻译人： （1）内部翻译： A、营销部将《外文翻译申请单》连同需翻译资料，交由确定的翻译部门（员工）进行翻译。翻译时限： 一般情况，300汉字以下的于一日内完成；301~500汉字的二日内完成；501~1000汉字的四日内完成；1001~2000汉字的于六日内完成，2000汉字以上的由营销部和翻译部门（员工）协商确定。 B、翻译部门（员工）翻译完毕并经部门负责人（员工本人）签认后返回营销部。营销总监签认后自存一联，并送申请翻译部门一联。 （2）外协翻译： A、营销部文员根据经营销总监在《外文翻译申请单》上批准外协翻译的批复意见，填写《外协翻译确认单》（见附件三），通过书面或传真形式发送至外协单位，要求对方填写“乙方确认栏”并在乙方代表（签字）栏签名后发回； B、营销部审查对方报价及完成时间符合酒店与其所签定合约约定的，由营销总监在对方发回的《外协翻译确认单》上签认后，以书面或传真形式发给对方，并以电话形式通知对方开始翻译。外协翻译的完成时限按酒店与外协单位签订的合约执行； C、外协单位完成翻译工作，经营销总监确认无误后，由营销部文员填写《外协翻译付款审批表》（见附件四）送营销总监签认。签认完毕，并经财务总监审核，总经理审批同意后，财务部出纳员按《财务管理制度》所规定的程序付款。 3）经营销总监审批确定不需要进行外文翻译的，由营销总监在《美工设计制作单》中注明原因并签认。申请部门按营销部意见执行。 2、其它物品、资料 1）申请部门填写《外文翻译申请单》，经申请部门负责人签认后连同需翻译资料一并送营销部； 2）营销总监提出是否同意进行外文翻译的意见和有关翻译人选的建议后，报申请翻译部门分管副总审批。 3）经审批，同意翻译的，按上述内部翻译或外协翻译程序予以执行；不同意翻译的，申请部门按分管副总审批意见执行。 五、外文翻译完成后，如在使用过程中发现错漏，由营销部负责跟进修改工作。 六、本规定经总经室审批后生效，自下发之日起执行。 七、本规定的解释权、修改权属总经室。 校对：张军 审核：张军 审批：卢培 深圳恒丰海悦国际酒店有限公司 二OO五年十一月十四日附件一： 深圳恒丰海悦国际酒店有限公司 外 协 单 位 调 查 表 外协单位名称 调查日期 地点 调查人员姓名 调 查 项 目 记 录 营业 执照 1、营业执照（查看原件）： 1）注册名称： 2）注册地址： 3）注册资本金额： 4）法定代表人姓名： 5）经营范围： 6）营业执照有效期： 外协单位办公场所 1、办公场所状况： 1）面积（估计）： 2）物业性质： □自有；□租赁；□写字楼；□住宅 2、主要办公设备： 3、办公环境和办公秩序： 续表（反面） 外协 单位 类型 1、在