秘书礼仪 第六章秘书接待礼仪.ppt

第五章 秘书接待礼仪 第一节 接待工作概述 第二节 接待室的布置 第三节 接待工作的程序和礼仪 第四节 接待中的挡驾艺术 第一节 接待工作概述 二、接待工作的原则 热诚大方，注重实效 认真负责，细致周到 确保安全，内外有别 俭省节约，讲究礼仪 三、接待工作的礼仪要求 面带微笑、和蔼可亲 情真意挚、亲切问候 热情周到、礼貌服务 讲究信誉、遵守诺言 真实坦诚、记住对方 行为文明、讲究礼貌 办事利落、树立形象  第二节 接待室的布置 接待室必须有充实的光线，光线的强弱程度调节以适宜人的眼睛为宜。 布置接待室必须充分考虑色彩对人们心理的影响，选择温馨、明快的色调。 布置接待室要考虑声响因素，要保持接待室内的绝对宁静。 布置接待室，还要考虑温度和湿度因素，将温度与湿度调节到人体最适宜的程度。 接待室内必须保持清洁卫生，有关家具的布置与陈设要合理。 布置接待室，还应体现出主人的艺术品位和审美情趣。 迎来送往是日常接待工作的内容，所谓“出迎三步，身送七步”就是迎送客人的最基本礼仪。 一、接待准备 了解客人的基本情况 拟定接待方案 准备接待资料 布置接待环境 做好迎客安排 二、迎接客人 迎接临时来访的客人 迎接远道而来的客人 三、陪同客人 在接待活动中，秘书人员陪同客人，步行一般应在客人的左侧，以示尊重。 乘车时，陪同人员要先打开车门，请客人上车，并注意“护顶”。 如果陪同客人、外宾参观访问，秘书人员应提前10分钟到达。 五、送别客人 客人告别时，秘书人员应婉言相留。 送客时要挥手告别。 送客时不要坐着不动。 来客的礼物应真诚的表示感谢。 送客时要目送客人远去。 在车站或机场，先为客人买好机票。 六、善后工作 重要来宾的接待活动结束后，秘书人员还应做好善后工作。 第四节 接待中的挡驾艺术 挡驾是秘书工作的重要内容，挡驾的实质是拒绝，但又不是简单拒绝。 一、秘书挡驾的意义 可以帮助领导节约宝贵的时间 可以帮助领导摆脱繁杂事务的纠缠 可以帮助领导避免陷入无谓的纠纷之中 二、秘书挡驾的范围 三、挡驾工作的要求 了解来访者的情况 领会领导人的态度 具备良好的心理素质和较强的判断分析能力 * * 　　秘书部门的接待工作不同于一般的接待工作，它是指对来自上级、平级、下级和其他相关组织的来宾的接洽与招待，是一种有着公共关系职能的活动。 一、接待的类型 1、按来访对象的国别分类，接待可分为： （1）内宾接待 （2）外宾接待 2、按来访对象的组织关系分类，接待可分为： （1）上级来访接待 （2）平级来访接待 （3）下级来访接待 （4）群众来访接待 第三节 接待工作的程序和礼仪 秘书人员要陪同主人在门口迎接客人。 会见场所安排。 会见时的礼宾次序。 会见结束后的送别。 　会谈通常使用的是长方形、椭圆形或圆形桌子。 　谈话的态度要诚恳，谦和，注意聆听。 　注意使用文明礼貌用语。 　会谈人员衣着要整洁大方。 　掌握谈话的分寸。 会见礼节 会谈礼节 四、会见会谈 内部来访者 外部来访者 有声语言 体态语言 四、秘书挡驾的技巧 坚定 诚恳 委婉 距离 表情 动作