Excel 在账务处理中的应用.ppt

第七章 Excel 在账务处理中的应用 第一节 初始设置 第二节 设置及填制会计凭证表 第三节 试算平衡及凭证审核 第一节 初 始 设 置 使用 Excel 进行会计核算时，由于其强大的数据处理功能，平时只需将经济业务以记账凭证的形式保存在记账凭证表中，在需要时对记账凭证按条件进行检索、编辑，生成各类账页或报表即可。使用 Excel 进行会计核算的工作流程如下。 （1）进行初始设置。根据需要建账、设置会计科目表、科目余额表并录入期初余额。 （2）编制记账凭证表。根据发生的经济业务进行凭证处理，凭证处理的主要内容有：设置会计凭证表、填制凭证、试算平衡、凭证审核。 （3）生成科目汇总表。将凭证表中所有具有同一级科目名称的科目汇总，生成一张科目汇总表。 第一节 初 始 设 置 （4）生成账簿。运用“筛选”或“数据透视表”及函数应用的方法对记账凭证表中的数据进行分析，生成各类账簿。 （5）设置并生成会计报表。根据设置好的账表生成资产负债表、利润表和现金流量表。 第一节 初 始 设 置 一、建立总账工作簿 在使用 Excel 进行账务处理前，应先根据本单位的会计核算要求建立总账工作簿，设置会计科目表、科目余额表录入期初余额等。 【技能储备】 建立总账工作簿，即运用 Excel 软件为单位建立一套账簿文件。主要技能如下。 1. Excel 工作簿、工作表管理。 2.单元格字符输入。 第一节 初 始 设 置 【案例 7?1】根据以下案例资料建立深圳德龙公司总账工作簿。企业基本信息如下： 企业名称：深圳德龙公司① 单位地址：深圳南山区科技园 法人代表名称：王晶晶 开户银行：工商银行深圳分行南山支行 一般纳税人企业，增值税率 17%；固定资产月折旧率 0.4%；所得税率 25% 第一节 初 始 设 置 【操作提示】 （1）建立总账工作簿文件。建立深圳德龙公司总账文件夹，如：D:\德龙公司财务\2008年总账。启动 Excel，在总账文件夹下建立总账工作簿：如 2008 年 12 月总账.xls。 （2）输入单位基本信息。可将 sheet1 更名“封面”，在“工具/选项/视图”中将“网格线”前的选项去掉，然后在此工作表中录入图 7?1 所示信息。 ①深训德龙公司相关内容是因为案例驱动的需要而虚拟的，并非实际存在；如有雷同，纯属巧合。 除以上信息外，还可按核算单位实际情况，输入本单位详细信息资料，如法人代表、邮政编码、电话、传真、税号等。 第一节 初 始 设 置 二、建立会计科目表 使用 Excel 进行账务处理，会计科目是必不可少的，因此，首先应建立会计科目表。 【技能储备】 1.会计科目名称及其编码的关系。会计科目名称与科目编码应对应，科目编码不能重复；建立科目时，应先建上级科目，再建下级科目；删除科目时，应先删下级科目，再删上级；已使用过的科目不允许删除。 2. Excel 工作表格式设置。设置内容包括工作表中行高、列宽、字体字号调整等。 3.数据输入及数据表单的应用。数据表单也称“记录单”，可提供一种无需水平滚动即可输入，或显示区域或列表中一整行信息的便捷方法。当数据区域有很多列以致不能一次在屏幕中完全容纳时，使用数据表单进行数据输入要比在工作表的列中输入容易得多。 第一节 初 始 设 置 【案例 7?2】根据案例资料建立深圳德龙公司会计科目表。德龙公司 2008 年 12 月初公司科目余额如表 7?1 所示（注意：资产类抵减账户余额均以负数列示在借方）。 【操作提示】 （1）打开案例 7?1 中所建工作簿，将其中的 sheet2 工作表更名为“会计科目表”。 （2）选择 A1:D1，合并单元格；输入标题“德龙公司会计科目表”，标题居中，字体加粗。 （3）选择 A2 单元格，输入“科目编码”；选择 B2 单元格，输入“一级科目名称”；选择C2 单元格，输入“二级科目名称”；选择 D2 单元格，输入“三级科目名称”格式居中。 第一节 初 始 设 置 （4）将以上单元格调整至合适的行高及列宽，完成后如图 7?2 所示。 （5）录入科目编码及科目名称。会计科目录入的方法有两种：一种是直接在对应的单元格中录入；一种是采用“记录单”的方法录入。由于直接录入的方法在 Excel 基础部分已作讲解，故此处采用“记录单”方式编辑科目表。 a.选定 A2:D2 区域，选择“数据/记录单”命令，如图 7?3、图 7?4 所示。 b.打开“记录单”对话框，如图 7?5 所示。 c.在“科目编码”文本框中录入“1001”，在“科目名称”文本框中录入“库存现金”， 第一节 初 始 设 置 d.单击“新建”按钮，录入数据即显示在工作表中。 e.录入明细科目时，应注意将上级科目名称同时录入。如录入三级科目“进项税额”时，录入方法如图 7?7 所示。 f.