中国滦河国际投资控股公司档案管理办法.doc

 中国滦河国际投资控股公司档案管理办法 北大纵横管理咨询公司 二○○四年三月 目 录 第一章 总则 2 第二章 档案管理机构及其职责 3 第三章 档案管理 5 第四章 档案备份制度 7 第五章 奖惩条例 8 第六章 附则 9 第一章 总则 目的 为了加强中国滦河国际投资控股发展有限公司（以下称公司）的档案管理， 有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。 定义 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、 企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有留存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、分析报告、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 管理原则 公司的档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。 办公室负责档案工作的统一管理，各部门负责本系统的档案管理。 适用范围 本规定适用于滦河国际的各部门、下属公司(事业部)。 第二章 档案管理机构及其职责 档案管理： 公司及各部门、员工都有保护档案的义务。 坚持部门收集、管理文件材料制度：各部门均应指定专(兼)职档案员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知办公室档案管理人员。 由各部门负责的档案资料，在每年2月份之前，须将上一年的档案移交到办公室管理 凡本公司印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 档案管理的职责划分 办公室负责档案的综合管理，各部门负责本系统的档案管理： 办公室（总裁办公室、事业部综合管理部、下属公司办公室）职责： 负责整个公司档案管理制度的建立健全； 负责办公室权限范围内档案的接收、整理、立卷、保管、借阅管理工作； 负责指导监督各部门的档案管理工作； 负责对各部门档案管理人员的培训； 负责对各部门的档案管理工作进行考核； 负责收集档案管理的先进技术、科学手段，逐步改善现行的档案管理方法和手段，逐步实现档案管理现代化。 各部门及部门档案管理人员职责： 各部门负责本系统的档案资料的收集、整理、归档、立卷、保管、借阅、交接等工作。 部门档案管理人员职责： 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门职责范围内的文件材料。 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的2月份前应将归档文件材料归档完毕，并向办公室档案员办好交接签收手续。 承办人员借用文件材料时，应积极地做好服务工作，并按规定办理临时借用文件材料登记手续。 各位员工 公司的每位员工都有责任将自己范围内的档案资料按规定及时送交相关档案管理人员，并有义务保护公司档案。  第三章 档案管理 归档的范围 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 本公司的请示与上级机关的批复。 本公司反映主要职能活动的报告、总结。 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 信访工作材料。 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 反映公司各项生产、技术、科研活动的有保存价值的技术文件、图纸、信息、人事、财务资料、市场营销资料、物资采购信息等。 步骤： 档案管理的步骤分为收集、整理、分类、立卷四步。 过程管理： 属于办公室保管的档案：公司及各下属事业部/子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。 需要由办公室自己整理保管的档案在每季头一个月的五日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册。 属于部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。 监督： 办公室负责对公司的档案管理工作进行监督：根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。 销毁： 办公室负责制定档案销毁的相关规定，重要的档案资料须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。 公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。 在业务中对外签署的各种经济合