产品发货管理办法.docx

分发号：秦皇岛秦冶重工有限公司产品发货管理办法规章编号：QY-03/XS-01版本编号： A/0发布日期：2009.7.27 生效日期：2009.7.27 受控状态： 受 控拟 制审 核批 准李凤茹杨华峰秦皇岛秦冶重工有限公司产品发货管理办法总则 第一条 为理顺产品发货流程，明确相关部门职责，避免错发、漏发，确保产品快捷、安全、准确发送到顾客指定地点，最终满足客户需求,特制定本办法。 第二条 本办法适用于公司销售部门（市场营销部、国际贸易部、工程技术公司，下同）销售的产品及售后服务中需要的产品及部件的发货。职责 第三条 设计研究院承担下列职责：负责编制出口产品和箱装产品《产品解体清单》、《装箱单》、《装箱资料清单》，其中超限产品或部件（宽≥3.5米、高 ≥3.2 米，下同），在《产品解体清单》中注明尺寸或附外形图； （二）负责编制、提供产品说明书；（三）客户特殊要求的资料，按合同、技术协议及销售部门通知编制《产品随机资料清单》。第四条 工艺技术部负责编制简装产品《产品解体清单》，其中超限产品或部件，在《产品解体清单》中注明尺寸或附外形图。 第五条 市场营销部负责编制、下发《月度发货计划》。第六条 销售部门承担下列职责： （一）负责下达、变更《发货通知单》，提供明确的发货信息，对发货信息的准确性负责；（二）负责联系接收方接收货物；（三）负责核对发货清单与回执、确认货物已被完整接收。 第七条 品质保证部承担下列职责：（一）负责发货产品出厂综合检查；（二）负责核对发货产品及随机资料；（三）负责发放产品合格证。 第八条 货运中心承担下列职责：（一）负责制订发货制度与程序规范；（二）负责开发合格承运商，比价比质选择承运商并签订运输合同；（三）负责拟定运费结算政策，核算运费、办理结算手续；（四）负责运输过程中的跟踪、监督、协调，处理与承运方的纠纷，确保产品完好运抵指定地点；（五）负责按照销售及售后服务部门的发货通知进行理货、备货；（六）负责产品装车、点检，填写发货清单，并转给相关单位；（七）负责办理发货产品出库、出厂手续；（八）负责收集整理随机资料；（九）负责发货基础数据统计、分析。 第九条 客户服务部承担下列职责： （一）负责下达、变更售后服务中需要的产品及部件的发货指令；（二）负责解体发货产品现场组装；（三）负责组织在客户方的地面交货的卸货。第十条 财务部负责运费审核和结算。　发货计划与指令第十一条 销售部门于每月20日前向市场营销部合同管理科提供下月发货信息，市场营销部合同管理科依据发货信息，编制《月度发货计划》。《月度发货计划》应包含但不限于下列内容：（一）客户名称；（二）产品名称、生产号、图号、数量；（三）预计发货日期；（四）到达地点。市场营销部合同管理科于每月22日前将《月度发货计划》下发至生产调度中心、工艺技术部、货运中心、设计院、品质保证部和客户服务部，接收单位依据《月度发货计划》指导、安排下月发货准备工作。第十二条 销售部门以《发货通知单》的形式下达发货指令。销售部门根据合同和协议要求、产品入库情况与客户沟通预约发货时间，填写《发货通知单》。《发货通知单》应填写流水号并至少包含下列信息：（一）收货单位、交货地址、收货联系人、联系电话、合同号；（二）发货产品名称、生产号、型号/图号、数量、配套件、先后顺序、最迟发货日期；（三）运输方式、运费负担、运费结算；（四）卸货方式、卸货费用支付；（五）交货要求：客户方地面交货，产品解体现场组装后交货等。第十三条 销售部门下达《发货通知单》应办理审批手续。销售部门结算员核对客户货款回收记录，签字确认；结算主管（副部长）审核客户信用及货款回收避险方案，签字确认；合同管理科核对合同条款信息，签字确认；销售部门部长或部长授权的副部长审核批准。第十四条 市场营销部合同管理科负责将《发货通知单》下达至货运中心、品质保证部，并办理交接手续。产品由我方负责组织卸货的、产品解体现场组装后交货的,同时送客户服务部。以最迟发货时间为准，《发货通知单》下达的时间为：（一）常规产品，提前2天；（二）超限产品，提前5天；（三）紧急发货，随时下达。紧急发货，销售部门可在办理发货审批手续的同时以电话、短信方式向货运中心、品质保证部下达发货指令，但应至迟在装车前送达《发货通知单》。第十五条 为满足客户急需和减少库存，市场营销部合同管理科可依据库存明细进行产品调发，填写《产品调发通知单》并经市场营销部部长或其授权的副部长批准后下达至生产调度中心、发货中心、品质保证部执行。调发产品需技术部门确认的，《产品调发通知单》报设计研究院核对、确认。国际贸易部调发产品，参照市场营销部调发程序办理。 第十六条 售后服务中需要的产品及部件的发货，由客户服务部下达发货指令，办理发货审批手续或领料手续。第十七条 发货指令需变