办公室事务管理——常用办公用品管理.doc

教　　　案（课时数： 2 ） 　　　　　　　　　　　　　 授课授课 复 习 提 问 复　 问　 内 　 容 学生姓名 成绩 报销商务费用的步骤？ 作 业 及 预 习 要 求　　　　　　　　　　　 熟悉办公用品的发放与节约措施。 预习库存控制 办公用品管理——常用办公设备管理 教学目的：理解、掌握常用办公用品和办公设备的相关知识、技能。 教学重点：常用办公设备的保养、维护及使用时的注意事项。 教学难点：办公用品的发放及节约措施。 教学时数：2 教学内容与过程： 案例导入 作为秘书，应该能够在熟练办理办公设备和办公用品进出手续的基础上，成为办公设备和办公用品库房的管家。宏胜公司某分部的办公室秘书钟青凌通过自身的努力，再加上个人的天赋和性格中的细心等优点，对办公设备和办公用品了如指掌，样样精通。她把办公设备和办公用品的进货卡、出货卡和库存卡都填写得一清二楚，三卡一致，被同事们亲热地称为办公室的“小管家”。 现在，秘书钟青凌要调到公司总部行政办公室去做总经理的行政秘书了，但是她还是很细心地整理好了留下的各种记录，很认真耐心地给她的接任者小王讲述了她管理办公用品的方法和一些应该注意的问题。 “作为办公室的一名秘书，管理着办公室的一些大小具体事宜，其中办公用品的管理就是一个虽然琐碎但是很重要的环节，一旦出了差错，就会影响到同事们日常办公活动的顺利开展”。 首先，你应该弄清楚需要你进行管理的办公设备和办公用品有哪些，必要的时候你需要做好一个记录，这样当你有什么疑问或者遗忘的时候就可以拿出来看看，避免一些不必要的错误。看，这里是我整理的办公室常用的办公用品和易耗品的清单，你可以参考一下。 管理办公用品是一个很具体的工作，它不是单纯的保管和发放用品，而是涉及一系列环节。你要严格按照公司的规章制度来进行管理，掌握一些管理办法，不然就会弄得很会乱，甚至造成损失。比如在发放办公用品的时候你要记录发放用品的种类，发放人，领取人等。这是我做的办公用品发放记录，你也可以看看。 公司好会储备一些办公用品以被使用这样你就需要严格控制库存，掌握库存变化的情况，做好记录，在适当的时候及时补充库存。你可以依据你做的库存记录及时准确的采购必要的物品。在进行采购的时候，你要慎重的选择供货商，比如他们提供的价格，提供货物的质量，能不能按时交货等都应该考录清楚，因为你采购的是你公司每天都要用的东西，一旦质量等方面出了差错，就会影响公司的整个正常运转了。还有关键的一点就是，公司的办公资源是有限的，我们应该尽好管家的职责，该节约的一定要节约。” 把一些常用的记录和表格交给小王后，钟青凌握着她的手说到：“小王啊，我们的一些工作虽然琐碎，但是很关键，祝你在以后的工作中也能成为一个出色的管家。” 简析 从钟青凌对秘书小王的交代的整个过程中，我们不难发现日常的办公用品管理的背后也包含了很多具体的管理知识和管理要求，他绝对不是一些人想象的那样，仅仅是保管好办公用品，并把这些办公用品发放出去就等够解决为题的。比如，如果不了解办公室常用的办公设备，办公用品和消耗品的种类，管理对象不明确，秘书对办公用品的管理就只能是一团乱麻；如果没有做好发放办公用品过程中的记录，那么久了能会有的人拿了多分用品，而有的人还没有领到，最后只会引起同事们工作的混乱，以及秘书自己的麻烦；如果在办公用品的管理中没有正确办理入库，保管，出库的手续，那么秘书就没有办法准确地掌握库存的变化情况，可能就会出现同事来领取一些继续用品时，秘书突然发现仓库中已经没有了可用的物品；如果秘书采购的货品质量不好，送货时间延误，价钱不合适，那么就会影响到同事们的工作效率，甚至给公司的资源造成很大的浪费…….可见，现代社会对于秘书的要求已经越来越高，除了日常的办公事务，秘书也应该掌握足够的办公室用品的管理知识，以及一些库存管理，采购的要求和办法，这些对于一名合格，优秀的秘书而言都是非常必要的知识。 在这一章中，我们将要学习管理这些物品所需要的知识。包括学习办公用品和易耗品的库存管理的基本要求和一些保管常识，站我进行库存管理，办理库存设备和耗材的进货和保管，采购办公资源的一些基本技能。 常用办公设备管理 常用办公设备和办公用品 识别办公用品及易耗品 常用的办公用品和易耗品的种类 办公室内常用的办公用品和易耗品主要有以下几类： 纸薄：a4.b5等办公复印纸；带单位抬头用纸；普通用纸；复写纸；便条纸；留言条；标签纸；牛皮纸；专用复写纸；大，中，小及开窗信封；横格笔记本；速记本，专用本册（如现金收据本）。 笔尺：铅笔，圆