会议记录培训教材.ppt

* * * * * * * * * * * * * 议 记 录 会议记录培训教材 MINUTES TRAINNING MATERIALS 会 制作人：赵玉洁 目录 contents 1 2 3 4 会议记录的定义及作用 会议记录的分类及要求 会议记录的构成 常出现的错误及应对小技巧 人们聚在一起，围绕特定主题进行讨论，交流的活动。 会议是一种群体沟通的方式 什么是会议？ 1 1 ◆开会时，把会议的组织情况和具体内容记录下来而形成的书面材料，就是会议记录。 ◆它是由会议组织者指定专人，如实、准确地记录会议的组织情况和会议内容的一种应用性文书，要求真实、全面地反映会议的本来面貌。 什么是会议记录？ 会议记录的作用 （2）材料作用 2 1 （1）依据作用 （3）备忘作用 3 会议记录的分类 摘要记录： 2 ◆重要的会议，讨论的问题较复杂，要解决和处理带有政策性、原则性问题的，个人的观点和态度，关系到本人的原则立场的，讨论中不同意见的争论又较激烈的，就要详细记录，以备日后查考。 ◆主要应用：政府办公会议，行政例会，座谈会，研讨会 一. 详细记录 摘要记录： 一. 详细记录实例 钱××：“四放开”可以进一步推广，但时间太短，经验不足，应当认真总结经验。……………………. 赵×：这个店的经验很值得重视。这个店的地理位置不错…………………………… 李×：市里的商业工作会议是上月15日到18日开的。会议纪要和市领导同志的讲话已经印发给大家…………………………. 会议内容： 记录人：王×× 缺席人： 出席人：李×、赵×、于××、钱××副区长 主持人：阎×区长 地点：第一会议室 时间：二0××年×月×日下午 ××市××区人民政府办公会议记录 例文： 要点：详细记录所有人的发言和观点 会议记录的分类 摘要记录： 2 ◆开会讨论问题较简单，主要是事务性的，与方针政策等重大问题关系不大，与意见所反映的个人立场、观点及个人责任影响不大，即可作摘要记录。 ◆公司的事务性会议，产生AR（Attention Requirement ） 二. 摘要记录 二. 摘要记录实例 摘要记录： 要点：会产生会议决议以及追踪完成时间 真实准确 明白清楚 重点突出 格式规范 会议记录的要点 会议记录的要求 听力小测验 会议的决议要正确无误地记录，无论是详细记录还是概要记录，都必须忠实原意，不得添加记录者的观点，主张，不得断章取义，尤其是会议决定之类的东西，更不能有丝毫出入。 真实准确 会议记录的要求 清楚明白 一是要条理清楚； 　二是要语言明白流畅； 　三是要用规范文字。 简要记录的重点是会议讨论的中心论题及讨论后的决议。记录时要详细记录会议主持人开头提出的议题和最后的归纳总结。如果主持人没有归纳总结，记录人就要把决议全部归纳整理出来，然后交主持人审阅。 会议记录的要求 格式规范 每一份会议记录都应该包含会议记录所应该包含的各大要点，另每个公司都会有属于自己的固定格式，为了便于阅读与理解，所做的会议记录应该符合公司的格式。 重点突出 1.会议的组织情况 2.会议的内容 会议记录的构成 3 会议主题 会议时间 会议地点 会议主持人 会议出席人员 缺席人员 记录人员 会议的组织情况（7要素） 会议的内容 会议记录应该突出的重点有：? （1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；? （2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；? （3）权威人士或代表人物的言论；? （4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；? （5）会议已议决的或议而未决的事项；? （6）对会议产生较大影响的其他言论或活动 会议记录中常犯错误及应对小技巧 4 会议记录常犯错误 歪曲虚构 错记漏记 记录不规范 一、会前记录准备 ? 1.了解相关出席人员，能将姓名和人联系起来。 2.了解会议有关内容，会议背景以及相关知识，避免在会议记录过程中无法听懂与会者的专业名词。 3.准备好记录的相关工具和表格。 会议记录小技巧 二、会间记录? 一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。?? 三、会后整理完善? 1.会议记录应趁热打铁：趁着印象深刻,写起来要容易得多。 2.针对在会议过程中没有记录明确或者自己不确定的部分，要找责任人或会议主持人确认。 会议记录小技巧 “ 会议记录的定义及作用 1.依据作用 2.材料作用 3.备忘作用 1.真实准确 2.明白清楚 3.重点突出 4.格式规范 会议记录的要求 常见错误 歪曲虚构 错记漏记 记录不规范. 应用小技巧 1.会前记录准备 2.会间记录 3.会后整理.完善 85% 课程内容回顾 会议记录的分类 1.详细记录 2.摘要记录 1.会议的组织情况 2.会议内容 会议记录的组成 课程的结束是行动的起点 THANK YOU！ * * * * * *