如何做好个人管理.docx

搞定：通向从容之道一、新情况，新做法1、问题：增长的需求，匮乏的资源1.1工作不再有清楚的界限1）工作本身没有明确的界限；2）工作缺乏界限导致工作量加大。1.2 工作（生活）不断变化1）组织架构处于一种永恒的变化之中；2）专业人士具有更强的独立性和自由度；3）人们在文化、生活方式、技术方面的相对变化速度，使得个人更有必要加强对其独特个人状况的掌控。1.3旧模式和习惯让人力不从心标准教育、传统的时间管理模型以及管理辅助工具，无法全面帮助我们应对新要求。1.4 “大局”与事务的本质1）干扰因素；2） 个人管理系统存在欠缺；3）更高一级的要求和价值观。2、承诺：武术家的““一切就绪的状态”2.1 “心如止水”的比喻清楚杂念、保持清净和适当反应。2.2 你能再需要时使自己进入“高效状态”吗？提高自身的承受能力，认识到你具备减轻压力的技巧。3、原则：有效地处理内心的承诺3.1 管理承诺时的基本要求1）如果这件事始终占据着你的头脑，你的思维就会受阻；2）需要采取什么行动来推动工作进程；3）一旦决定了需要采取的行动方案，必须在某一个经常查阅的系统中保存好行动相关的提示信息。3.2 体验这种模式的一个重要训练思考：排除无关压力，集中精力利用必要的机会和资源3.3 知识工作的本质1）对工作投入的思考，比实际付出的多，比预想的要少；2）在知识工作中，没有人委派任务，需要由工作者自己确定；3）思考结果是促使希望转化为现实的最有效的手段之一。3.4 为什么有些事情总是萦绕在你的心头1）还没有明确地认定它们的预期结果是什么；2）还没有确定下一步确定行动是什么；3）还没有把关于预期结果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的系统中去。3.5 你的大脑并不总是那么管用你的大脑会不由自主地帮你记录所有的未尽事宜，但不会给你准确的提醒，反而会给你希望思考的其他事项带来干扰，继而降低你的工作效率。3.6 “材料”的转化1）进入你的精神世界或现实世界中但尚未找到归属的任何事情，尚未确定它对你的真正意义、预期结果和下一步具体行动的所有事情。2）“材料”一旦进入我们的生活和工作中，就需要对其定义并做出解释。4、过程：管理你的行动不可能管理时间；无法管理大量的信息；无法管理实务的优先级。4.1 管理行动的重要性1）在某个时间，你应该做什么；2）已做好（结果）和正在做（行动）。4.2 采用自下而上的方法1）从当前活动和任务的最底层入手，更加行之有效；2）完全掌控各种事务，并且采取一切有效方法保持这种清爽的状态，最佳途径。4.3 对行动的横向管理和纵向管理1）横向控制是把涉及的所有行动都管理起来，保证毫无遗漏地加以执行；2）纵向控制是对每个具体主题或项目进行思考和协调，并跟踪其进展情况。4.4 最重要的技巧：把一切事务赶出大脑超出大脑负载限度，思考效率会急剧下降。二、掌控生活：横向管理工作流程的5个步骤收集、理清、整理、回顾、行动。1、收集1.1 百分之百地收集一切“未竟之事”1.2 收集工具1）有形文件夹2）纸质记事簿3）电子记事簿4）录音设备5）电子邮件1.3 影响成功收集的因素1）把一切赶出你的大脑；2）尽量减少收集工具的数量；3）定期清空收集工具。2、理清2.1 它是什么？讨论收集的材料到底是什么，需要我们如何处理。2.2 是否需要采取行动？1）不需要采取行动a无用的垃圾，根本没必要保留；b目前不需要，但日后可能需要处理；c项目具有潜在有用信息，日后可能会派上用场。2）需要采取行动a你承诺完成哪些工作？达成哪些目标；b下一步需要采取什么行动？立即执行、指派他人、延迟处理。3、组织整理3.1 项目：任何一个需要多个步骤才能完成的任务1）项目清单：不需要按照特殊顺序排列；2）项目的辅助性资料：按照主题、题目或项目名称组织整理起来；3.2 下一步行动的归类1）日程表：不再需要“每日工作清单”a 需要在指定时间执行的行动；b需要再指定日期执行的行动；c需要在指定日期获取的信息。2）“下一步行动”清单行动提示信息记录。3.3 无须付诸行动的事务1）垃圾；2）需要酝酿的资料：“将来/也许”清单和备忘录3）参考资料4、回顾4.1 回顾的内容和时机“项目”清单、日程表、“下一步行动”清单、“等待处理”清单。4.2 成功的关键因素：每周回顾1）收集和加工处理所有的“材料”；2）回顾整个系统；3）更新各类清单；4）做到彻底、清楚、实时和完整。5、 执行5.1确定某一时刻具体行动的“四标准法”情境、有多少时间、有多少精力、重要性。5.2确认每日工作的“三分类法”a执行事先安排好的工作；b处理突发事件；c安排自己的工作。3）总体检视工作的“六层次法”地面：当前行动；1楼视野：当前项目2楼视野：关注点及责任范围3楼视野：目标4楼视野：愿景5楼视野：目的及原则三、控制项目：纵向管理项目的5个阶