文件和资料归档管理标准.doc

批准 8 职务 总经理 编制：8 发放范围：所有部门 更改记录 版次 日期 负责人 更改描述 A00 2001/03/01 王8 新发布  1 目的 为实现公司质量方针，必须对公司科学技术档案进行控制，以确保提供科学 技术文件的有效版本。 2 适用范围 本程序适用于公司内所有文件和资料档案的管理。 3 职责 开发部资料室负责公司技术文件与工艺文件档案管理标准的归口管理。 管理部资料室负责公司管理类文件档案管理标准的归口管理。 各责任部门资料室负责本部门有关文件和资料档案标准的归口管理。 4 程序 4.1 科技档案的收集、归档 4.1.1 归档的科技档案必须是经过审批、签字完整的原件，包括：产品设计图纸、工艺 、工装、标准资料、基建档案，引进资料、进口设备档案材料、科研资料等。 4.1.2 科研档案（新产品、新工艺、新材料），必须经过由开发部资料员参加的签定委 员会进行的资料审查。由开发部资料员提出归档要求，落实归档任务。 4.1.3 引进项目资料由开发部负责收集，并在引进项目工作后，统一整理交开发部资料 室归档，归档范围包括：引进项目的调研材料，技术经济论证材料，可行性研究 报告、合同、电函、谈判资料等。 4.2 科技档案的保管 科技档案的整理与保管，要以专题、专项为单位，由项目负责人详细整理、立卷 、登记，经开发部部长批准后，填写“归档卡片”交开发部资料室归档。开发部 资料室设专人、专柜按密级管理。 4.3 科技文件材料的归档时间和归档办法 4.3.1 新产品的设计文件材料在样品试制鉴定后两周内，由项目负责人将材料组成卷、 册、填写“归档卡片”，由开发部部长审核，总经理批准后，交开发部资料室归 档。 4.3.2 新产品批试鉴定后，由项目负责人将鉴定材料于两周内整理完毕，经开发部部长 审核、总经理批准后，交开发部资料室归档。 4.3.3 基本建设的文件资料在工程全部竣工验收后，经主管领导及组卷人审批签字后， 交管理部资料室归档。 引进设备，由生产部设备负责人通知开发部参加开箱验收，并将随机携带的全部 资料收齐、存档，并制作资料副本。资料副本交开发部存档供借阅。国产设备由 设备使用部门验收归档，各种精密计量仪器的技术资料由归口业务部门负责收集 、归档。 4.4 科技文件的归档要求 4.4.1 承担项目的部门和个人，应负责办理科技材料的归档事宜，未完成归档手续视为 未完成任务。 4.4.2 归档材料必须按项目、专题、台、套形成单位（卷、册、盒）。 4.4.3 经形成一个保管单位的文件材料应符合下列要求：同一相互关连的科技文件材料 ，按顺序排列；应编制卷内目录和封面；原图按A4尺寸折叠；应有由鉴定委员 会提出的密级及必威体育官网网址期限；必须纸质优良、字迹整齐、线条清晰，禁止使用铅笔 和圆珠笔书写，禁止使用金属钉装订。 4.5 科技档案的整理 4.5.1 科技档案材料归档后，资料室应进行整理分类、编目、上账、建卡、上架入柜、 摆放有序、整齐。 4.5.2 档案保管按绝密、机密、秘密分柜管理。 4.5.3 保管的档案，应标明永久，长期（15年以上）、短期（15年以下）保留期限。 4.6 科技档案的借阅 4.6.1 科技档案只供在室内查阅，特殊情况经总经理同意方可借出，并限期一周内归还 4.6.2 借阅档案要当面点清，必须保持档案清洁、完整、不得涂改、损坏和丢失。 4.6.3 外单位查阅档案必须经总经理批准，在指定地点查阅。 4.7 科技档案原件的管理办法 4.7.1 科技档案原件的管理范围包括：公司定型产品的设计文件、工艺文件、工装文件、 标准资料及理化技术文件等。 4.7.2 科技档案原件必须保证完整。 4.7.3 新存档科技档案原件要符合下列要求：必须成套、成册、图号符合规定；必须签 字齐全、日期明确；图面清晰、字迹工整、无破损、无污点、无洒水纹；幅面符 合标准。 4.7.4 科技档案原件一般不得借出，特殊情况下借阅时，需经总经理批准后，办理出库 登记手续。 4.7.5 对破损的科技档案原件，资料员提出清单，由原设计项目负责人组织项目参加人 员重新绘制和校对。 4.8 科技档案的修改 4.8.1 已归档的技术文件的修改权属原送档单位。修改必须持经审批的、完整的“图纸 、技术文件或操作文件更改通知单”。 4.8