物资贸易公司管理制度.doc

物资贸易公司管理规章制度 组织机构图 总部管理制度 为进一步适应公司质量、环境体系双认证的实施，规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部的行政事务类文件，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的工作局面。 工作职责 第一条 协助领导处理政务和日常事务工作，负责草拟公司中长期规划、年度工作计划并组织实施，及时进行总结。 第二条 负责公司人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、薪资福利、劳动合同、员工名册的归档务案等相关事项。 第三条 负责各项规章制度的制定、贯彻、执行，并开展监督工作。根据工作需要，听取领导意见，建立和完善管理体制，对部门设置和人员安排提出方案。 第四条 做好公司印章管理、文件收发、文秘档案、会务工作和会议记录等多项工作。 第五条 加强与各部门的沟通，有计划、有针对性地做好宣传和推介工作，及时向领导呈报相关信息；做好来访接待及公司重大活动的组织安排工作。 第六条 审核各类合同的条款，提出适当建议；协助各部门协调公共关系，加强后勤和安全保障工作。 完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理。 办公室卫生管理细则 第一条 为创造一个整洁有序的办公环境、增强员工对公司的责任感和归属感、推进公司日常工作规范化、秩序化、树立公司形象，特制定此卫生管理细则。 第二条 办公室所有人员要讲究卫生，做到办公室内外环境清洁、整齐、统一，严禁随地吐痰，杜绝脏、乱、差现象。 第三条 董事长、总经理办公室卫生由助理负责，财务部及业务部由本部门自行负责，由部门经理负责安排及监督执行（违者罚10元/次）。 业务管理制度客户档案制度 第一条凡初次接触客户，在任何情况下都需做尽可能详细的登记，填入客户登记表。 第二条每周例会、部门依据登记表，根据具体情况进行讨论，并将部分登记立 为客户档案，包括项目名称，具体应用计划等，余下登记表由立档。 第三条项目完成后，需将成功与未成功档案分别归档。未成功项目，业务人员需写明项目失败原因分析报告，并同客户档案归档，交于经理。 第四条每月第一周，由将归档的客户登记表及客户档案整理存档，以备查证。 接洽记录 1、新客户第一次接触后，业务员应立即在「客户档案」填写该客户的基本资料。另将接洽的一切细节填入「接洽记录」。 2、以后每一次与该新客户接洽都必须将内容填入「接洽记录」。 3、合同签订后，必须将复印件并入「客户档案」。 4、新客户签订合同、每一次与老客户的接洽、交易，业务员必须将相关细节逐一在「接洽记录」详细填写，不得遗漏。 5、总公司将不定期抽查每一家客户的「客户档案」与「接洽记录」。 第二 合同制度 第一条业务人员在业务过程中与任何客户发生的交易都必须按公司原则签订购销合同（合同根据项目具体情况拟订），并双方签字盖章如有些随机业务而无需或无法签定双方合同，依照合同范本（范本样式根据具体情况而定），项目负责人需自身补齐合同交于部门经理，立档，需依照档案保管程序妥善保管，并连同其它文件做为销售审核文件。 第条合同管理；凡签定的正式合同，一律须及时交于公司立档、存档并及时将签定的正式合同复印件交于财务，财务立档以便督促收款。 第三报价制度 向户报价的原则：向户报价前，必须了解清楚户特性，是否属于系统集成商、一般户、重点发展户并且其是否有特殊服务需求；是否已和公司其它业务人员联系过、是否属于自己的负责业务范围等，然后根据公司或各部门情况制定的市场统一原则报价。 印章管理 第一条公司印章（含行政公章、财务专用章、合同专用章、业务专用章等）必须严格管理，严禁违章使用。 第二条印章实行专人保管，严禁任何员工随身携带各种公章外出办事。 第三条印章实行领用审批，凡需用公司印章者，经有关领导批准后方可使用。 第条对任何印章必须保管，严防丢失、被盗。一旦丢失、被盗，应及时报告 有关领导并采取补救措施。 第条财务专用章和银行帐户印鉴的保管使用，按《财务管理制度》规定执行。 第条违反印章保管、使用规定，视情节和后果追究当事人的责任；触犯法律者，追究法律责任。 第 销售业务费用支出制度 销售人员在项目过程中，如需大额资金周转或需客户服务费用支出，需填写，并注明所做项目及合同号。交部门经理签字。 第六节 回款管理制度 第一条 自己找上门的客户必须采用现金交易。第二条 采现金交易的客户不得演变成出货几天後才付款或押一批货。第三条 欲改变现行交易方式必须呈总经理核准。第四条 业务员每天出门前向出纳领取「收款账单」，当天下午下班前必须将收 回的货款（现金或票据）交给出纳。若客户需办理欠款手续，则应取得客户签收单，连同仍未收款的账单同样於当天下午下班前交给出纳。若业务员因工作需要而延迟