第二十三章文书档案管理制度.doc

第二十三章 文书档案管理制度 一、文印室管理规定 第一条 为了加强公司的文件管理，特制定本规定。 第二条 公司的文件，有打印必要时方予打印。内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。 第三条 公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理，部门经理不在时，可经总裁办公室主任同意后办理。 第四条 私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机传送，以免影响公司的正常工作。 第五条 文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误。 第六条 文印室人员应树立严格的必威体育官网网址观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须必威体育官网网址的事项透露给他人，不得载留任何文件。 第七条 文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门 的，统一列行政开支。 第八条 文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以下罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失，处50元以上 罚款直至辞退。 第九条 本规定自××××年××月××日起执行。 表23—1 行文表 发文号 必威体育官网网址区分 绝对机密 另文 呈 受文者 副本份数 附件 发文号数 极机密 函 机密 令 密 事 由 缮校员 发文日期 普通 传递法 限时送 特快送 快件 普通 保存 年 核办人 核稿人 承办人 二、文件收发规定 第一条 公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发，公司本部各部门的文件由各部门负责起草，主管副总经理审核，总经理签发。 第二条 文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。 第三条 文件和原稿，由办公室分类归档、保存备查。 第四条 属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按必威体育官网网址规定，由专人印制、报送。 第五条 文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。 第六条 外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误；属急件的，应在接件后即时报送。 第七条 传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。 表23—2 往来信函记录表 客户或单位： 类别 日期 来 去 函内容 处理人 回函日期 回函内容 备注 去 来 三、公司报刊、邮件、函电收发制度 第一条 全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函电等由公司收发室负责收发。 第二条 外发函电要求。 1. 各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表。 2. 每天下午××点以前,公司收发室应将当日外发函、电清点，累计送 交邮局寄发。 表23—3 信函寄发记录表 □业务类 □公共关系 □采购类 □总务类 发函日期 发函单位 文别 内容 寄发单位 回函日期 回函内容 备注 第三条 外来邮件管理。 外来邮件一律公司收发室签收分发。 凡挂号、纸包、包裹单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。 一般公启函、电和公司内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。 私人不明平信一律放到信架（信袋）内，由个人自取。 不论公私邮件，收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国外来函应检查封口、邮戳，如发现被