网上报销系统管理办法.doc

网上报销管理暂行规定 总则 为加强********公司（以下简称****）财务管理，完善内部控制制度，规范网上财务报销业务流程，提高预算监控能力，根据********有关规定，结合公司实际情况，制定本规定。 本规定适用于公司员工因工作需要所办理的借款、报销、还款和收款等业务。 网上财务报销业务通过********公司网上报销系统实现。 网上财务报销遵循严守财经法规、加强预算监控、规范审批流程、及时反馈信息的管理原则。 网上财务报销业务 网上财务报销主要流程是经办人在网上提交财务报销业务申请，部门领导根据预算指标在网上审批，同时经办人将原始凭证提交会计，会计对照原始凭证审核网上财务报销业务申请，出纳按照会计审核结果进行结算。 网上报销系统设置“借款申请单”、“经费报销单”、“差旅费报销单”、“还款单”等四种主要单据。 经办人报销时根据业务类型选择填写不同单据。 借款业务 （一）原则上不办理现金借款，如有特殊需求，除按规定流程办理借款申请外，须提前一天电话预约。 （二）经办人因工作需要，按审批权限报批后，可到财务部办理借款。 （三）借款流程：经办人在网上报销系统填写“借款申请单”(附表1)，选择借款所占用的预算项目，填写借款金额和支付方式等具体信息，提交领导审批，各级领导按照权限审批后提交会计审核，出纳按照会计审核后的借款金额办理结算。经办人如需领取支票，应于收到系统通知后三日内领取。 （四）各部门的借款视同占用本部门预算项目指标，报销后按会计核准金额计入预算项目指标。 报销业务 （一）经办人在完成业务事项后，应及时办理报销。 （二）报销流程：经办人在网上报销系统填写“日常报销单”（附表2）或“差旅费报销单”（附表3），选择所占用的预算项目，填写报销金额和支付方式等具体信息，如果有相关借款还应选择冲销借款；各级领导按照权限审批后提交会计审核；同时经办人应向会计提供齐全、真实、合法、有效的原始凭证，会计对照原始凭证审核“日常报销单”或“差旅费报销单”无误后，出纳进行结算。经办人如需领取支票，应于收到系统通知后三日内领取。 （三）原始凭证应是国家税务机关或财政部门批准印制的发票或收据，经办人提供的发票或收据应填写规范，项目齐全，发票或收据上必须有开票单位加盖的财务专用章或发票专用章。 （四）报销劳务费、评审费等费用时，应当提供费用发放表（附表4）。 （五）办理报销业务时，经办人应按《**********》等文件的要求提供相应审批报告或合同，与原始凭证一起提交会计审核。 还款业务 （一）经办人借款后未使用所借款项，须及时到财务部办理还款。 （二）还款流程：经办人在网上报销系统填写“还款单”（附表5），选择偿还相关的借款、还款方式等信息后直接提交出纳，同时到出纳处交回现金、支票或确认收到的相关汇款。 责任及管理措施 各部门正职是本部门各项预算使用管理的第一责任人，应严格把好借款、报销审批关，同时督促本部门员工及时办理报销、还款。 根据部门业务分工，各级审批人对所审批事项的合法性、真实性负责。 经办人在业务事项完成后，应及时到财务部办理经费报销或还款手续。 因特殊情况未能在一个月内办理报销、还款的，经办人须向财务部提供本部门负责人签字的书面说明。 经办人对所报销事项的合法性、真实性、准确性负责，所提供单据及附件应合法、齐全，并真实完整填写借款报销事由，做到一事一报。 各部门负责人明确由本部门使用管理的预算项目经费审批流程及审批权限。 各部门预算项目经费审批流程及审批权限发生变化时，应及时明确新的审批流程及审批权限，由部门负责人签字并加盖公章后报财务部。 各部门对预算项目使用情况具有查询权人员发生变化时，应书面通知财务部。 财务部收到各部门提供的书面通知后，应于三个工作日内在网上报销系统中设置。 经办人在接到系统发出的“请把原始凭证提交财务部”的提示后，应在两周内将原始凭证送交财务部审核，否则系统自动将对应的电子单据退回经办人。 每年元月1日至15日为财务部集中结账和系统初始化设置时间，原则上不办理借款、报销业务。 特殊事项和本规定未尽事宜由经办人与财务部沟通协商。 附则 《****************财务管理办法》中关于经费借款报销的业务流程，如与本规定有不一致之处，以本规定为主。 本规定由财务部负责解释。 本规定自****年*月*日起施行，原《借款报销管理暂行办法》同时废止。  附件一 各类表单 （一） 借款申请单（附表1） （二） 经费报销单（附表2） （三） 差旅费报销单（附表3） （四） 费用发放表（附表4） （五） 还款单（附表5） （六） 预算审批流程及审批权限表（附表6） 附件二 业务流程图 （一） 借款流程图（图1） （二） 报销流程图（图2） （三） 还款流程图（图3） 附