财务管控系统费用报销管理规定.doc

编号：Q/XF XC006-2009 XXXXX信息科技股份有限公司 编制： 版次：A 审核： 财务管控系统费用报销管理规定 实施日期：2009／1／1 批准： 目的 为了保证公司各项业务正常开展，开源节流，特制定本规定。 适用范围 本规定适用于公司员工因公借支的招待费、礼品费、差旅费、广告宣传费（含市场推广、活动费）等费用的事前申请及各项资产、费用报销。子公司参照执行。 职责 3.1分管领导负责各事前申请的归档工作。 3.2各部门经理负责所在部门的费用控制。 3.3各项目经理负责所负责项目的费用控制。 3.4财务审核人员负责报销单据审核、出纳负责履行完付款手续后的归档工作。 费用事前申请管理 4.1招待费、礼品、广告宣传费必须事前在系统中填写《费用申请单》，提交相关部门经理和分管领导批准后，方可支出。 4.2差旅费：需事前在系统中填写《差旅费申请单》并提交相关部门经理和分管领导批准后方可支出。 4.3员工报销需事前提交申请的费用，必须在系统中选中申请单号方能报销。 员工借支管理 5.1借支单填写要求：完整填写借款金额、事由、打款方式，如果是单位转帐，必须详细完整填写“单位名称、帐号和开户行”。 5.2如果是需要进行费用申请的借款，应按先费用申请再办理借款的顺序进行。 5.3现金还款流程：借款人直接到财务部还款并提供借款单号，出纳人员在收到现金后冲帐并打印还款单让还款人签字确认。 5. 4报销冲帐流程：（1）报销人填写报销单据时选择“付款方式”为“冲帐”。如果报销人付款方式填写错误，可由财务审核人员修改付款方式后，递交出纳。出纳在归档后系统将发冲帐通知给报销人。 6.各项费用报销管理 6.1报销流程 6.1.1普通员工报销流程 （1）报销人员在业务发生后将原始单据粘贴完毕； （2）报销人在系统中填写费用报销单； （3）将费用报销单提交给上级领导审核； （4）将已提交的原始单据的封面注明系统单据号、金额、报销人签名后投递到部门单据箱内，并在登记簿中按单据号逐笔进行登记； （5）由上级领导将报销单提交给分管领导批准； （6）由分管领导将已批准的报销单提交给相关财务审核人员； （7）由财务审核人员根据递交的原始单据和系统中报销单进行审核； （8）财务审核后将报销单传递到出纳进行付款。 6.1.2代报销流程： 6.1.2.1流程： （1）部门秘书（代报人）将报销信息填写完毕后提交所报销领导（报销人）确认； （2）报销人将确认的报销单提交相关财务人员审核； （3）财务人员审核后将报销单提交公司领导审核； （4）公司领导通过“返回上一步”即可通过审核。 6.1.2.2公司总监以上(含总监)可以由部门秘书代为提交。 6.1.3福利费支出的特别流程 6.1.3.1流程： （1）申请人填写报销单后提交给部门经理审批； （2）人力资源部经理审批； （3）分管人力资源部领导审批； （4）财务审核； （5）出纳付款或打款。 6.1.3.2证件在人力资源部经理审批的同时提交。 6.1.4多部门报销的特别流程 6.1.4.1流程： （1）报销人录入表中各部门项目分摊的金额； （2）在备注中注明费用总额、分摊依据 （3）报销人部门领导和分管领导审批； （4）财务审核； （5）出纳付款或打款； 6.1.4.2经办人报销需要录入到多部门的费用，必须选择“分摊报销”。 6.1.4.3经办人统一将发生的公共费用分别录入到各部门，再由经办人分管领导统一审批。 6.2费用报销的具体要求 6.2.1交通费支出 6.2.1.1市内交通费票据必须贴足。 6.2.1.2长期驻外人员不能把异地的交通费与差旅费混淆，必须在市内交通费科目下报销。 6.2.1.3日常外出无紧急工作或特殊情况的，应以公共汽车作为主要交通工具；对需要乘坐出租车出行的，要按要求填写《交通费报销明细表》。 6.2.1.4报销填写要求：出租车票报销需注明具体发生时间、事由、起止地点、金额、同行人，具体按《交通费报销明细表》格式填写； 6.2.2加班餐费支出：报销单据需注明时间、事由、人员名单、金额；详细见《加班餐费报销明细表》。 6.3报销注意事项： 6.3.1员工费用申请和报销单必须按照系统填写的要求如实填写各类信息和金额，事前需要审批的业务必须先提交申请，在申请批准后再提交报销单据。 6.3.2各类费用报销必须严格按所在部门和项目报销。 6.3.3各类信息、金额填写必须完整准确。 6.3.4费用的类别必须根据发票或其他原始票据的真实内容选择，如果系统中的费用类别不能满足要求，请向财务部提出增加费用类别的申请。 6.3.5零星费用（如市内交通费、加班餐费）每月可以报销1-2次。6.7.5出纳在履行了报销手续后必须及时归档。 6.4管理人员审批要求 6.4.1部门经理