行政部各项工作具体执行标准及流程.doc

办公常务工作执行标准及流程 公用品领用、整理、返还 领用人向行政部办公物资管理人员提出申请，待其做好相应登记后签字领取。 办公用品领取和申请采购原则上根据各岗位工作需要，由当事人提出要求，经办公室主任填写《办公用品领购记录表》后予对常规用品领取予以发放，对特殊申请采购事项须上报总经理批示后实施购买；采购及发放工作应在2日内完成，以至影响员工工作开展。 日常办公用品及岗位资料文本，应由各自归整到位，重要价格报表及文件不得乱扔乱放，保证个人办公空间整洁。 同事间借用办公物品，应有借有还，切勿忘记返还，给他人造成不便。 员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字确认。 印章管理 根据岗位工作需要，企业印章使用许可需向总经理或副总经理直接请示； 复印、打印 企业所有复印工作原则上必须在企业内部完成，未经请示确认，各部门及岗位不得私自拿到企业以外场所复印，防止商业信息外露。 复印执行人应自觉在复印工作完成后，在相应地管理记录本上登记（《纸张使用登记表》）。 如发现复印申执行人未填写复印数量或数量不符，除责令其重新填写。 如复印或打印的文稿仅作为草稿、非正式文稿、试打效果图等作用，应尽量采用可回收纸张，避免浪费。 电话 接听业务电话时，应随时注重必要的转告、转接、留言、登记工作； 任何员工不得在未经请示的情况下利用企业话机拨打私人电话，在接听私人电话时，要尽量控制好时间，或及时改为个人电话接听； 各部门岗位配备电话应尽量避免串岗使用，对于非本岗位业务电话，由接听人做出解释后，告知客户正确号码，或帮其及时转接当事人；当事人随之接听后，应尽量改为使用本人岗位电话转接或回拨，不要影响他人业务电话联络工作。 传真收发 企业与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明我企业具体收件人，以便接受人收发无误。 发送传真前后应与接受方进行必要的信息确认，避免发送错误，带来不必要的麻烦。 我方接受传真时，如对方要求给予信号回应时，应事前问清楚相关事宜，对于被通知非重要性传真，我方可以委婉拒收，例如：与我业务无关的广告性质商业推广文字等。 信件收发 企业所有收发管理工作均由办公室主任统一监督负责，收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。 收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿（《物件收发登记表》）。 收到信件资料由办公室主任负责通知收件人及时领取。 对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。 名片管理 企业名片实行格式统一化，由企划部依据企业形象标准设计后联系印务。 名片使用完毕者，应到办公室管理人员处填写（《办公用品领购记录表》）登记后，将确认的名片信息交由企划部设计人员处理。 名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。 公务、客户名片须在企业内作为共享资源备案留存，由办公室主任统一管理。 自确认名片内容起，一周内到企划部设计师处领取，并到办公室主任处签收。 午餐 原则上到了每日中午午餐时间，除一人留守办公场所以外，其他所有员工均应马上前往就餐；如手边有紧急事件需要处理或有客人在场，应尽量处理和安置完后再去就餐； 如食堂就餐座位已满，可先行等待，待有空位后再行前往就餐； 如因个人身体不适而没有胃口，须提前向做饭阿姨说明，以免给其造成工作麻烦。 宣传品 企业宣传品包括手提袋（长、短）、宣传彩页、企业简介和产品说明书等。 各岗位可根据联络客户需要领取，办公室主任提出申请后领用，并配合做好相应登记手续（《办公用品领购记录表》）。 如发现领取人未填写或领用数目超过填写数目，行政部除责令其重新填写外，并向其部门经理投诉及进行相关处罚。 会议管理 企划部统一管理和起草会议制度，所有会议执行程序根据（《会议制度》）实施。 会议所需物资及讨论资料由企划部负责收集整理。 所有会议程序、内容、目的均需经总经理授权后实行。 车辆管理 企业现有车辆主要供企业重要活动及主要业务活动使用，企业人员如要用车，请遵循以下管理条例： 企业车辆的使用实行“凭单出车”制度，由办公室主任负责调度管理。 出车前，申请派车者必须做好相应的出行管理登记（《厂派出车记录》和《派车单》）。 《派车单》交由办公室主任填写好后交由总经理或副总经理签字后生效。 《厂派出车记录》由办公室主任负责填写和核查。 厂派出车应讲究提早通知，便于分配安排。 驾驶员在完成派送任务后，应即时返回，以便其他任务安排。 如驾驶员在外公完成后返回途中，遇到需要办理的其他事项，应及时向办公室主任取得联系，便于派车调度管理。 驾驶员根据车辆状况，认为需要进行必要检修时，需提前与办公室主任进行沟通，再由其将情况反映至总经理请示办法；检修完毕后将费用支出凭证上报财务核实后报销开支。 设备维修流程 电脑及网络线路出现问题，报修人员可将报修信息直接反馈