文书学倪丽娟第五章节文件的处理.ppt

文 书 学 黑龙江大学倪丽娟 2010.8 第五章 文件的处理 第一节 概 述 第二节 收文处理程序 第三节 发文处理程序 第四节 电子公文处理 第一节 概 述 第一节 概述 文件的处理指的是机关对收文和发文的办理。概括地说，文书处理程序是指机关为制发公文和办理收文而形成的由相互关联、衔接有序的若干工作环节和步骤构成的公文处理过程。 文件处理分为发文处理和收文处理两部分。 第一节 概 述 第一节 概 述 一、收文处理程序 收文处理程序可分为文件的收进阶段和阅办阶段。收进阶段具体包括签收、拆封、登记、附文件处理单等环节；阅办阶段具体包括拟办、批办、分发、承办、注办、归卷、催办等环节。承办根据办文要求不同，又可细分为：传阅、传达、办理、拟稿。需要办复和转发的文件，承办实际上就是拟稿。所以，从承办开始文书处理就进入到发文处理程序。 第一节 概 述 第一节 概 述 二、发文处理程序 发文处理程序可分为文件的制文阶段和制发阶段，制文阶段具体包括交拟、拟稿、核稿、签发、复核；制发阶段具体包括打字排版、校对、印制、用印、登记、装封、传递、注发、归卷等环节。 第一节 概 述 第二节 收文处理程序 一、收进阶段程序 （一）签收 签收是收件人将收件清点后，在对方的文件投递单或送文登记簿上签字，以示文件收到的过程。签收的任务主要包括： 1．清点 2．检查 3．签字 第二节 收文处理程序 （二）拆封 拆封是文书人员将收件拆开，并将文件取出的过程。拆封是文书人员的特有职责。 拆封的任务主要包括： 1．清点 2．检查 第二节 收文处理程序 （三）收文登记 1．收文登记的形式 （1）簿册式登记 （2）卡片式登记 （3）联单式登记 （4）计算机登记 第二节 收文处理程序 2．收文登记的项目 第二节 收文处理程序 （四）附文件处理单 第二节 收文处理程序 二、阅办阶段程序 （一）拟办 1．概念 拟办是机关文秘部门负责人对需要办理的文件，提出初步办理意见，供机关主管或主要领导人批办时参考的过程。 第二节 收文处理程序 2．拟办的范围 一般来说，凡是需要办理的重要文件都需要拟办，具体包括： （1）上级机关主送本机关需要贯彻落实的文件； （2）机关直属各部门主送本机关的请求性或建议性文件； （3）下级机关主送本机关的请示性文件； （4）平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性文件及其它需要贯彻、办理的重要文件。 第二节 收文处理程序 3．拟办的内容 拟办内容由两部分组成： （1）拟办意见：拟办意见的写法有简单和详细两种，具体根据对收文的承办要求而定。如属阅知类，只写明某某领导同志阅知，不提出任何具体意见；如属阅示类，只要求某某领导同志给以批示，不提具体参考意见；如属建议类，不但要写明文件的送阅对象，即由哪个部门承办，还要提出相关意见及承办要求和时限。如“请××阅后交××办理”、“请××阅示，建议此件应……办理为宜”、“此件请××、××传阅，并建议提交××作专题研究”等。如文件需传达的，可提出传达范围、传达时间、传达形式和由谁传达等；如属评议类，不但写出评论性意见，还提出相应建议。如“此件第×点提法欠妥，望再做调查研究后上报。请××阅示”、“此件较好，请批转，请×××阅定”。 （2）签署。在拟办意见下完整地签上拟办人姓名和拟办时间。 第二节 收文处理程序 （二）批办 1．概念 批办是机关或部门负责人对公文由谁办理、如何办理所提出批示意见的过程。 第二节 收文处理程序 2．批办的内容 （1）批示意见：是公文处理的原则和方法，针对来文反映的问题与发文机关的要求，简明扼要地指明处理的原则意见和基本方法。如对于需阅知或参考性的文件，写明阅知范围；对需要在一定范围内传达的文件，指明传达的范围、方式、时限以及由谁负责传达等；对需要贯彻执行的文件，要先对拟办意见表明态度，然后提出处理原则、措施、承办部门或人员、承办的时间要求等；对于需要回复的文件，表明态度，指明由哪个部门负责回复。 批示意见写法有简单和详细两种。 （2）签署：批办人写完批办意见后，要写上自己的姓名和批办的具体时间。 第二节 收文处理程序 （三）分发 分发是文书人员根据文件的性质、重要程度、缓急时限及机关内各部门的职责范围，将经过拟办或批办的收文分送给有关领导或有关承办部门承办的过程。 第二节 收文处理程序 （四）承办 1．概念 承办是承