秘书文档管理课件编辑定稿第八章节档案的检索与利用编辑定稿章节.pptVIP

尚辅网 / 《秘书文档管理》 丁晓昌 主编 档案管理不仅仅是将档案收集齐全、整理有序和保管得当，更重要的是要使档案能发挥出应有的作用。 在档案产生作用之前，有一项工作不能忽视，需要由它来架起档案和利用者之间的桥梁，这就是档案的检索和利用环节。 档案检索的实现首先需要对档案进行著录，这个过程当中需要用标引来规范，从而形成条目，进而组成各种各样的档案检索工具乃至检索工具体系。 档案的利用建立在档案和用户需求两项内容上，这项工作的进展需要有不同的途径和方式来配合与实现。 第八章 档案的检索与利用 第一节 档案检索 第八章 档案的检索与利用 第一节 档案检索 档案检索的含义 档案检索是存储和查找档案信息的过程，通过对档案信息进行系统存储，在需要时根据条件可以检索出需要的档案信息，从而可以找到相应的档案及其信息。 档案的检索分为两大部分——档案信息的存储和档案信息的查找。 档案信息的存储阶段具体由著录和标引完成，并由此形成了不同的检索工具； 档案信息的查找实际上是通过对各式各样检索工具的利用来获得需要的线索，然后根据这些线索去寻找对应的档案实体或档案信息。 第八章 档案的检索与利用 档案检索概述 档案检索的主要内容 1．档案检索系统三要素 档案信息 档案检索技术设备 档案检索语言与方法。 2 ．档案检索的具体内容 存储：存储过程分为著录标引和编制检索工具两大环节。 查找：确定查找的内容，即对检索要求进行分析，确定利用者所需档案的实质性内容，从而形成概念，并将这些概念借助于检索语言转换成规范化的检索标识。 第一节 档案检索 第八章 档案的检索与利用 （二）档案检索的地位和作用 档案检索是档案管理中重要的环节和内容 档案检索是提高档案管理水平的重要手段 档案检索推动档案管理的科学发展 档案检索促进了档案及其信息的有效利用 档案检索促进档案人员业务素质的不断提高 第一节 档案检索 第八章 档案的检索与利用 档案检索策略与效率 档案检索策略 档案检索策略实质上是对检索过程的科学规划，关键在于能够确切表达需求的检索表达式。 档案检索效率 档案检索效率通常采用查全率和查准率两大指标来衡量和表示。 查全率=（检索出的有关档案/全部有关档案）×100% 查准率=（检索出的有关档案/检索出的全部档案）×100% 第一节 档案检索 第八章 档案的检索与利用 二、档案著录与标引 档案著录是指在编制档案检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程，称为档案标引。 第一节 档案检索 第八章 档案的检索与利用 第一节 档案检索 档案著录与标引 档案著录与标引概述 作用 档案著录标引的作用是多方面的，不仅具有登记、介绍、报道、交流方面的作用，而且更具有重要的检索作用。 依据 档案著录的依据：《档案著录规则》（GB/T18—1999）。 档案标引的依据：检索语言——《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》；档案标引规则——《档案分类标引规则》和《档案主题标引规则》。 第八章 档案的检索与利用 档案著录与标引 档案著录 档案著录应遵循客观性原则，要做到内容准确，形式一致、符合标准化。 多采用段落符号式条目格式。 第一节 档案检索 第八章 档案的检索与利用 档案著录与标引 档案著录与标准工作 档案标引 档案标引可以分为两大步骤，主题分析和概念转换。 主题分析是确定被标引档案主题概念的过程。主题分析包括两个方面，一是分析主题的类型，二是分析主题的构成因素。 在确定了文件主题概念后，应将其转换为检索语言标出，这个概念转换的过程，就是给出检索标识的过程。 无论是给出分类号的分类标引，还是给出主题词的主题标引，都需要遵守相应的规则，即《档案分类标引规则》和《档案主题标引规则》。 第一节 档案检索 第八章 档案的检索与利用 档案著录与标引 档案著录与标准工作 第一节 档案检索 第八章 档案的检索与利用 档案检索工具 档案著录和标引的结果就是形成众多的条目，而这些条目可以组合成各种检索工具。 档案检索工具是用以揭示档案馆（室）保存档案的内容和成分，报道和查找档案材料的工具，是开发档案信息资源的