秘书文档管理课件编辑定稿第六章节文书工作与档案工作的衔接编辑定稿章节.ppt

第六章 文书工作与档案工作的衔接 一、确定归档范围的依据 确定文件材料的归档范围，应以《中华人民共和国档案法》为依据，以国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》为指导，按照辩证唯物主义和历史唯物主义的观点和方法，从本机关形成文件材料的实际情况出发，实事求是地对文件材料进行鉴定和取舍。 根据这一指导思想，对凡是反映本机关工作活动、办理完毕、具有查考利用价值的文件材料均应归档。这是文件材料归档范围的总要求。 第六章 文书工作与档案工作的衔接 归档制度 归档时间 是指文书处理部门或业务部门将应归档的文件材料（或案卷）向档案部门移交的时间。 第六章 文书工作与档案工作的衔接 归档要求——是指文书处理部门或业务部门向档案部门移交的归档文件（或案卷）应符合文书归档的质量要求。应具体做到以下几点要求： 归档的文件材料必须齐全完整，归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整； 对归档的文件或案卷应进行科学的分类、排列、编号、编目、装盒； 每份文件或按“件”的要求装订，或按“案卷”的要求装订；装订要牢固，入库案卷盒规范统一； 已破损的文件应予裱糊、修整，字迹模糊或易褪变的文件应予的要用纸托复制，规格大于A4的纸张要进行折叠，规格小于A4的要用纸托裱； 第六章 文书工作与档案工作的衔接 第四节 文书立卷与归档文件整理 归档文件整理过程和方法 装订 “件”内各页要按一定的方式对齐后再装订。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用线装的，对齐右侧和下沿。装订方式没有统一规定，但提倡简便、实用、低成本，符合存档要求。可使用不锈钢订书针或线装订。有些单位采用不同颜色的精制塑料螺钉分别装订永久、30年和10年保管期限的归档文件的办法，有的则从材质安全和经济角度考虑，对较厚的文档采用线装法（即三孔一线），5页以内的文件采用胶水粘贴。采用何种装订方法和材料，各单位可根据实际情况，但必须得到档案行政管理部门的认可。 第六章 文书工作与档案工作的衔接 第四节 文书立卷与归档文件整理 归档文件整理过程和方法 分类 就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法分成若干类别的过程。分类有以下几种基本方法： 年度分类法。即将文件按其形成年度分类，每一个自然年度为一类，同一年度的文件归于同一类别。 保管期限分类法。即将文件按划定的保管期限分类，也就是按永久、30年、10年分为三类。 组织机构分类法。即将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类，也就是按照立档单位的内设机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。通常机关内有几个机构就设几个类，机构名称就是类别名称。 问题分类法。即按照全宗内文件材料所记述和反映的问题进行分类的方法，也就是将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。 第六章 文书工作与档案工作的衔接 第四节 文书立卷与归档文件整理 归档文件整理过程和方法 分类 比如：某学校采用“年度—机构—保管期限”分类法，如下： 2009年 校长办公室 永久 30年 10年 教导处 永久 30年 10年 …… 2010年 校长办公室 永久 30年 10年 教导处 永久 30年 10年 …… 第六章 文书工作与档案工作的衔接 第四节 文书立卷与归档文件整理 归档文件整理过程和方法 排列 就是按照一定的方法确定全宗内归档文件先后顺序的过程。 归档文件排列包括宏观排列和微观排列。宏观排列即按不同保管期限、不同年度、不同机构（问题）的文件的排列。微观排列，是指同一保管期限、年度、机构（问题）内文件的排列以及每一盒内文件的排列顺序问题。 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。“最低一级类目”，是指分类时所确定的类目体系中设在最低的一级类目，例如按照“年度 机构 保管期限”分类，“保管期限”即为最低一级类目。 第六章 文书工作与档案工作的衔接 第四节 文书立卷与归