秘书文档管理课件编辑定稿第七章节档案的整理与保管编辑定稿章节.pptVIP

尚辅网 / 《秘书文档管理》 丁晓昌 主编 档案整理工作概述 “档案整理工作是档案基础工作中的关键环节，它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，组成一个有序体系的工作。 第七章 档案的整理与保管 第一节 档案整理 档案整理工作的内容 是指档案整理工作的基本程序或整理工作的环节。 档案整理工作内容主要包括： 区分全宗 全宗内档案的分类 立卷（组卷） 卷内文件的整理 案卷封面的编目 案卷装订 案卷的排列 案卷目录的编制 档案盒的排架 第七章 档案的整理与保管 第一节 档案整理 档案整理工作的内容 在档案室 (馆)内档案的整理，按其工作内容大致分为以下三种情况： 系统排列和编制案卷目录或归档文件排列。 对整理不善的档案进行局部调整。 对一些零散档案或机关单位、个人委托整理的档案，档案室（馆）还要按照立卷整理流程或归档文件整理流程进行全过程的整理工作。 第七章 档案的整理与保管 第一节 档案整理 三、全宗与立档单位 全宗：一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆的基本分类和管理单位。 全宗包括以下三个基本涵义： 全宗是一个有机整体。 全宗是在一定的历史活动中形成的。 全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。 第七章 档案的整理与保管 第一节 档案整理 三、全宗与立档单位 立档单位及其构成条件 立档单位的含义 形成全宗的机关或个人，称为立档单位，又称全宗构成者。一个立档单位的全部档案构成一个独立全宗。 构成立档单位的主要条件： 可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 第七章 档案的整理与保管 第一节 档案整理 四、区分全宗 （一）区分全宗的含义：准确地判定与合理地设置全宗。 （二）按全宗整理档案的意义：按全宗整理档案是档案系统化的开始，是对档案实行科学管理的理论依据和重要组织保证。便于对档案的利用，使人们有可能通过档案全宗全面地、系统地研究历史上各个组织或著名人物在工作活动中所积累下来的丰富的历史经验和教训。 （三）设立全宗的基本原则：新中国成立前从简，新中国成立后从详。具体而言：清朝及其以前的历代王朝的档案，按每个朝代为限分别建立全宗；民国档案和革命历史档案，视具体情况设立若干全宗；中华人民共和国档案时期的档案根据立档单位设立全宗。 第七章 档案的整理与保管 第一节 档案整理 区分全宗 （四）零散文件区分全宗的特殊方法 可以从发文和内部文件的特征判定。 可以从收文的实际收受者判定。 对于全宗混淆情况严重的档案，可以从文件的各种标记去判断，利用机关收发文簿等材料判断，从文件的外形等特征去判定。 第七章 档案的整理与保管 第一节 档案整理 四、区分全宗 全宗的种类 独立全宗：一个独立的立档单位在工作活动中形成的各种门类和载体档案的整体。 联合全宗：若干独立机关形成的档案，由于混在一起，难以区分全宗构成者而联合组成的一个全宗。 人物全宗：社会知名人士一生或著名家庭、家族在一定时期内所形成的档案整体。 档案汇集：不明所属全宗的零散残缺文件，按一定特点集中起来的一种档案混合体。 全宗汇集：按照一定特点和联系，把若干个小全宗组成一个全宗集合体，给定一个全宗名称和全宗号，作为一个全宗来管理。 第七章 档案的整理与保管 第一节 档案整理 五、全宗内档案的分类 全宗档案分类方法： 年度分类法、组织机构分类法、问题分类法、作者分类法、地区分类法等，常用的是前三种。 年度分类法：根据形成和处理文件的所属年度将全宗内档案分成各个类别。 特殊情况的处理： 文件上有两个以上日期是不是一个年度 文件上没有日期 跨年度文件 专门年度的文件 组织机构分类法 按照立档单位的内部组织机构，将全宗内的档案分成若干类别。 问题分类法 按照档案内容所说明的问题来分类。 第七章 档案的整理与保管 第一节 档案整理 六、案卷的排列、编目与档案盒的排架 （一）案卷的排列与编目 案卷目录是登录案卷题名和其他特征并固定案卷排列次序的表册。它用来固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，标志着档案室完成了全部档案整理工作。 （二）档案盒的排架 第七章 档案的整理与保管 第一节 档案整理 一、档案保管工作概述 档案保管工作的意义 档案保管对整个档案工作的好坏、质量的高低，具有重要影响。 档案保管工作在整个档案工作中处于一种特殊地位 影响档案寿命的因素： 人为因素