秘书文档管理课件编辑定稿第三章节文书制作编辑定稿章节.ppt

第三章 文书制作 第二节 文书体式 附注 一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项的说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。 对公文内容的注释或解释一般在公文正文中采取夹注（文中注）的方式解决。 公文附注用3号仿宋体字，以圆括号括入，左空2字标识在成文时间的下一行。 第三章 文书制作 第二节 文书体式 版记部分 为了保证公文的完整性，版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。 版记的特点是位置要依公文主体的构成而定，版记的位置可以有以下几种状况：一是当公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记时，版记要放在最后一面。二是公文的篇幅如果在一个折页（即有四面）以上时，版记也一定要放在最后一面。三是公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数，此时版记应置于该空白处。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。 版记包括： 主题词 抄送机关 印发机关 印发日期 第三章 文书制作 第二节 文书体式 主题词 是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范词。公文应当标注主题词。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布，如国家行政机关公文主题词是由国务院办公厅编制的《国务院主题词表》。 上行文按照上级机关的要求标注主题词。 一份文件的主题词除类别词外最多不超过5个。标引的顺序是先标类别词，再标类属词；在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。 主题词居左顶格标识。“主题词”三字用3号黑体字标注，后标全角冒号；词目用小标宋体字，词目之间不加标点符号，而是空1字。 主题词之下印一条与版心等宽的黑色反线。 第三章 文书制作 第二节 文书体式 抄送机关 指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。 抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。 抄送机关标识于主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。 抄送机关之下要有一条宽度同版心的黑色反线。 第三章 文书制作 第二节 文书体式 印发机关和印发日期 印发机关是指公文的印制主管部门，一般为各机关的办公厅（室）或秘书部门；没有专门的办公厅（室）或秘书部门，也可标识发文机关。印发日期是公文的生成时效。 印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字，印发机关左空1字，印发日期右空1字。 印发机关如果字数太多，可以自行简化，印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 印发机关和印发日期之下要有一条宽度同版心的黑色反线。 第三章 文书制作 第二节 文书体式 页码 页码置于公文左下角或右下角，页码左右各放一字线，用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行；一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 第三章 文书制作 第二节 文书体式 公文中表格 表格应规范装订排布，要求是： 横排A4纸型表格的页码，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码横表表头在订口一边，双页码横表表头在切口一边。 如需附A3纸型表格，且作为公文正文的最后一页时，为避免表格脱落，应使表格处于封三之前位置。 第三章 文书制作 第二节 文书体式 公文的特定格式 信函式格式 公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。 信函式格式主要用于函件。“信函式”公文用于处理日常事务的平行文或下行文，以“函的形式”行文应选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。 信函式格式只标识发文机关名称而不标识“文件”二字，发文机关名称一般不用简称，如国务院的“信函式”公文，机关名称便标识为“中华人民共和国国务院”。 第三章 文书制作 第二节 文书体式 信函式格式 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定。发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。发文机关名称及双线均印红色。“信函式”公文与“文件式”公文的版心基本一致，每行居中排28个字，但将发文机关标识移出了版心。 “信函式”公文的份数序号、密级、紧急程度可以放在武文线下版心左上角顶格（一般说来，“信函式”公文很少同时