印信管理与值班工作 秘书 课件.ppt

第十一章 印信管理与值班工作 第一节 印信管理 学习重点与难点 1、学习重点 印信的管理方法与要求； 印信的使用方法。 2、学习难点 印信的保管与使用； 技能训练。 印信管理 印信:是指企事业单位的印章和介绍信等行使职权的凭证和对外联系的标志。 秘书部门掌管的印章主要有三种： 1、单位印章（含钢印）； 2、单位领导人“公用”私章； 3、秘书部门的公章。 作用：（1）标志作用。 （2）权威作用。 （3）法律作用。 （4）凭证作用。 印信管理 一、 印章的使用与管理 （一）印章的刻制及启用 严格按照国家有关规定刻制，不得擅自更改； 必须执单位证明及公安部门的批准证明，到指定的刻字单位刻制； 启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保存，以备查考。 印章启用工作流程图 印信管理 印章启用工作流程图 印信管理 （二）、印章的审批和使用 印章的审批 1.严格管理，健全制度 各级机关企事业单位都应制定印章的使用规定。原则上，使用机关或单位的印章，要由本机关或单位的领导人审核签字。 印信管理 2.严格审批程序 一是严格手续，按规定的制度办事。印章管理人员用印前，要认真审核，并进行认真的登记。（登记内容包括用印时间、当事人、用印原因和结果，如果有必要可用更详细的说明。——印章使用登记表） 未履行手续或手续不全时，不得用印。 印信管理 二是对所盖印章的文字内容必须认真审阅，尤其是对一些特别情况的用印，更要审阅清楚。如需要经办人亲手盖章，不让印章管理人经手，必须有领导人明确批示，并登记清楚，否则不能用印。 印信管理 印章的使用 对需留存的材料应在加盖印章后，留存一份立卷归档。 不得在空白凭证上加盖印章。确因工作需要，由业务部门以领导机关名义颁发的凭证，需要事先加盖机关印章或套印然后填发的，经过领导批准可以盖印。 盖出的各种印章，必须保证位置恰当、文字端正、图形清晰。 盖章要领：把握标准、 印泥适度、 用力均匀、 落印平稳。 二〇〇九年三月二日 印信管理 印章的使用流程图： 印信管理 （三）印章的保管 ＊印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，严禁擅自使用或外借。 ＊印章应用专柜保管，使用印章应即取即用即收。 ＊印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。 印信管理 （四）印章的停用 印章停用，应发出停用印章通知书，告知正式停用日期。并清查被停用印章，及时办理停用印章的登记、上交、清退、处理、销毁等工作。 单位公章可根据上级主管机关的意见上交、保存或销毁； 领导个人的签名章、私章等可退还给本人，可办理交接手续。 原有印章停用而使用新印章的，可随信印章启用文件一并发出通知，并附新、旧印章的印模样式和说明文字。 印信管理 二、介绍信的使用与管理 介绍信是本单位工作人员外出履行公务、联系工作、商洽事宜的重要凭证。具有介绍和证明双重作用。 一般单位的介绍信可分为: 通用介绍信 专用介绍信 印信管理 介绍信管理应严格而细致，并注意以下问题: （1）介绍信的格式应符合要求 介绍信应分为持出和存根两部分，中间以虚线隔开。 （2）介绍信应由专人管理 （3）出具介绍信必须认真履行审批手续 （4）妥善保管好介绍信的存根 介绍信使用的程序 用信登记簿 【思考与练习】 印章如何审批与使用？ 第二节 值班工作 学习重点与难点 1、学习重点 值班工作安排的方法； 值班工作记录和管理； 电话记录的方法和如何处理电话记录。 2、学习难点 电话记录的处理方法与要求； 值班工作的编写。 值班工作技能训练。 值班工作 一、值班的任务和作用 值班大致设立值班室，值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。 1.值班工作的主要任务 (1)文电处理 (2)信息传递 (3)接待来访 (4)临时性、突发性事务的处理(①快 ②准 ③加强预 (5)值班记录 测，积极主动。) (6)搞好交接班 来访登记表 编号 值班人 ┌────────────────────────────