秘书事务管理 事务37 信息的整理.ppt

事务37 信息的整理 学习目标 学习内容 一、信息的筛选 （一）信息筛选的含义和意义 【情景案例】 （二）信息筛选的要求 1.及时 2.准确 【情景案例】 3.重大 【情景案例】 4.新颖 5.完整 （三）信息筛选的方法 1.鉴别 （1）验算 （2）验审 （3）核对 （4）佐证 （5）逻辑分析 2.选择 （1）查重法 （2）时序法 （3）类比法 （4）专家评估法 （5）老化规律法 （四）信息筛选的工作程序 1.看来源 2.看标题 3.看正文 4.决定取舍 （五）信息筛选的注意事项 二、信息的分类 （一）信息分类的含义 （二）信息分类的方法 1.字母分类法 （1）字母分类法的概念 （2）字母分类法的优点 （3）字母分类法的缺点 2.主题分类法 （1）主题分类法的概念 （2）主题分类法的优点 （3）主题分类法的缺点 3.数字分类法 （1）数字分类法的概念 （2）数字分类法的优点 （3）数字分类法的缺点 4.地区分类法 （1）地区分类法的概念 （2）地区分类法的优点 （3）地区分类法的缺点 5.时间分类法 （1）时间分类法的概念 （2）时间分类法的优点 （3）时间分类法的缺点 （三）信息分类的工作程序 1.熟悉信息内容 2.选择分类方法 【情景案例】 3.辨类 4.归类 （四）信息分类的注意事项 1.利用颜色、标签区分类别 2.建立“交叉参照卡” 交叉参照卡 三、信息的校核 （一）信息校核的含义 （二）信息校核的范围 （三）信息校核的要求 【情景案例】 （四）信息校核的工作程序 1.确定校核的内容 2.选择校核的方法 3.核实、分析信息 4.做出判断 （五）信息校核的注意事项 课后练习 针对分类结果，将每个字母、地区、主题等的材料使用特定颜色文件夹或在文件夹上加彩色标签，区分信息类别。给索引卡涂上不同颜色，以便检索。 对于能归类到两个位置的信息，如公司更名信息、多主题信息，为了便于查找，可建立“交叉参照卡”。 将填写好的“交叉参照卡”存储在归档系统的相关位置，查找到该位置，查看卡片就知道另一个查找线索。 相关名称/主题： 详见： 名称/主题： （一）信息校核的含义 （二）信息校核的范围 （三）信息校核的要求 （四）信息校核的工作程序 （五）信息校核的注意事项 信息校核是对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实，分析信息的可靠性和准确性，对信息的真实性进行认定。 要对信息中的事实、观点、数据、图表、符号以及时间、地点、人物等进行核实，对有关政策、法规、重要计划、主要数据、典型事例的信息，要查对出处，核实原件、地名、人名、时间、事实、数据等。 1.以原始数据为基础。 2.排除主观因素的干扰。 【情景案例】 天地公司为了给员工的晋升、工资级别调整、进修、培训等提供更多的服务，进行了一次面向全体员工的个人基本信息登记，以全面了解员工的基本信息。钟苗和办公室的其他几名工作人员负责登记表的收集、汇总和处理。钟苗将自己所负责部门的登记表收集齐全，根据以往的登记材料进行核对，发现有些信息，如工龄、学历、进修情况等，与以往的记载有出入。钟苗与有关部门和人员就相关内容和数据进行了校核，对经过校核确实有误的信息进行了修改，特别注明了修改的时间，确保了信息的真实、准确。 1.确定校核的内容 2.选择校核的方法 3.核实、分析信息 4.做出判断 信息的取舍，一是要突出主题思想，凡是与反映信息主题无关的资料，要剔除；二是要注意典型性，从大量原始信息中发掘出能揭示工作本质的典型信息；三是要富有新意，尽可能抓住能反映工作新变化的信息；四是要具有特点，从各种工作的实际出发，有所侧重地选用信息。 决定取舍常常会遇到几份信息反映同一类问题的情况，对此，可采用两种方法：一是选择其重点、特点，综合成一份信息材料；二是择优录用，选择宏观的，淘汰微观的，或是选用典型的，淘汰一般的。 对经过筛选的信息要分别处理。 对选中的，分轻重缓急进行信息的加工处理； 对暂时不用但可以备查的信息，进行暂存； 对不用的信息，按有关规定进行暂存、移交或销毁。 （一）信息分类的含义 （二）信息分类的方法 （三）信息分类的工作程序 （四）信息分类的注意事项 信息分类就是根据信息所反映的内容、性质和特征的异同，分门别类地把信息组织起来。 1.字母分类法 2.主题分类法 3.数字分类法 4. 地区分类法 5.时间分类法 （1）字母分类法的概念 （2）字母分类法的优点 （3）字母分类法的缺点 字母分类法就是按照字母的排列顺序分类。通常是按作者姓名、单位名称、信息标题等的字母顺序分类组合。 按字母排列的规则是：按作者姓名、单位名称、信息标题的第一个字的汉语拼音首字母的英文字母表顺序排列，第一个字母相同的则按第二个字母顺序排列，以此类推。 A.一般人都掌握汉字的拼音，因而这种方法简单易行，操作方便； B.可以