办公设备、文具管理办法.doc

ACO有限公司 办公设备、办公文具管理办法 一、合理管理及节约公司办公成本，特制定本办法。 二、本办法适用于公司办公设备的使用、维护与办公文具的领用及采购的管理。 三、行政部负责本标准制定、修改、废止的起草工作。总经理负责本标准制事实定、修改、废止的核准。本办法由行政部实施和管理。 四、办公设备的管理办法 （一）电话的管理： 1、将电话管理予以合理化以利业务进行，充分发挥电话的最大效力，节省成本。 2、凡隶属使用本公司的国内外长途电话及市内电话（含公私事）， 依本标准所规范的体制管理。 3、管理办法 （1）行政秘书接转总机应迅速、准确、用语简练、清晰、礼貌、耐心、应使用“您好”、“请”、“对不起”等礼貌用语。 （2）总机接听外线电话的基准用语为“您好，××公司”，当对方告知分机电话号码时，说“请稍等”；如分机占线，说“对不起，电话在占线，请稍后再打。” （3）总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次没人接听即挂线。 （4）办公人员上班时间不得与人在电话中闲聊，不得偷听或泄露公务机密。 （5）不得在总机拨挂电话，非相关人员不得在总机上操作。 （6）电话使用时间控制在5分钟内，最多不得超过10分钟，长话短说。使用前应对洽谈内容稍加构思记录。 （7）各部门人员遇电话铃响时，应马上拿起话简，不等对方讲话，得先说出公司、部门名称。凡外来电话，接话人外出时，应由总机或部门人员礼询对方事由、留言转告。 （8）长途电话使用 公司尽可能使用如IP电话等节省成本的方式拨打长途电话。 总台在每次拨打长话前应登录《长途电话使用登记表》备查。员工每次拨打长话前应登录《长途电话使用登记表》。注意长话短说，非重大紧急情况，严禁用公司电话处理私人事务。 每月初管理部应将上月《长途电话使用登记表》与电信局的《长途电话清单》朝晖 行核对，核算出各部门的长话费用，对于私务的话费，应从其工资中扣除，情节严重者依奖惩处罚相关条例处理。 （二）传真机的管理 1、传真机的使用申请、登记、维修等作业依本标准的规定办理。 2、传真机设置于行政区内，由行政秘书负责收发、登记、统计、报告等到作业。 3、传真机的使用，仅限定业务上的连接，非业务（私用）一律禁止文件的收发（传真）事宜，倘有非业务使用者，初犯记小过，累犯记大过处分。 4、凡员工因公须使用传真机时，应填写“文件传真申请单”，并附有关传真机文件及说明理由，经行政总监批示后，送行政秘书办理。 5、行政秘书凭“文件传真传出申请单”之核定后，才得办理对外传送作业，作业完毕应登记于“文件传真传出登记簿”内，原稿发还原申请人。 6、文件对外传送后，在“文件传真出登记簿”内须记明发文编号、申请人姓名、传真日期、时间、事由、收文人姓名、收文（电传）号码等,于每月底影印一份后，翌月一日（下班前）送总管理处核阅，逾期未报时，主办人员应记警告处分。 7、凡外来公务文件（含内部传入），由行政秘书登记于“文件传真传入登记簿”内，并记明来文编号，来文者姓名，传真日期、时间、事由、经办（收文）人姓名等，于每月底影印一份后次月一日（下班前）呈行政总监核阅，逾期未报时，主办人员应记警告处分。 8、行政秘书因公外出或下班时，由其他行政人员暂代行其职务，并确实作好开关机作业（节假日、休假日一律关机）。 9、行政秘书应随时注意纸张及机器的维护。 （三）复印机的管理 1、为有效使用复印机，控制复印内容及数量，特制定此制度。 2、本公司复印机操作人员及所有需复印者，依本制度执行。 3、行政部负责本标准制定、修改、废止的起草工作。行政部负责本标准制定、修改、废止的核准。 4、管理办法 （1）复印机由行政部秘书使用及保管，其他人员未经允许不得自行开机。 （2）需复印文件资料者要登录《复印文件登记表》，详填复印时间、内容、张数。复印机管理人员核对无误后方可予以复印。 （3）禁止复印公司机密资料和非公务资料（因特殊需要、经部门主管核准才可复印）。 5、维护 （1）复印机管理人员应严格遵照操作手册进行操作。 （2）平时随手保养，保持复印清洁。 （3）定期（每月一次）请专业公司进行维护。 五、办公用具的管理办法 （一）文具的分类：本公司文具用品分为消耗品、管制消耗品、管制品等到三种。 1、消耗品：刀片、胶水、胶带、大头针、回型针、橡皮盘、笔记本、复写纸、标内贴、使用笺、各类印刷表单、橡皮擦、铅笔、圆珠笔、钉书针、直尺等。 2、管制消耗品：名片、签书笔、钢笔、白板笔、荧光笔、修正液、电池、印泥、卷宗夹、美工刀、邮票、笔筒等。 　3、管制品：钉书机、打孔机、打码机、会计章、日期戳、职章、公司章、计算机、卷尺等。 （二）领用管理原则：依文具用品的分类不同而异 1、一般文具：文具申请由各部门填写《文具领用申请单》，交行政总务部采购员统一采购。 2、名片：