档案鉴定销毁工作方法.doc

档案鉴定销毁工作方法 档案鉴定是对保管期满的档案文件，确认其是否销毁或继续保存的一项复杂工作。为此特作如下说明： 一、保管期满档案的鉴定销毁,应由本单位分管领导、办公室主任、档案人员和有关业务部门人员组成的档案鉴定工作领导小组，依据档案法规和有关规定进行。 二、档案的鉴定要坚持全面、历史、发展的观点，依据本单位的档案保管期限表，逐页、逐件、逐卷地审查档案文件材料，准确判定文件材料的取舍和档案的存毁。 三、对保管期满档案进行鉴定后,应填写档案销毁清册（附件1）、复印销毁档案案卷内目、拟写档案鉴定报告及销毁档案的请示并形成批复。 档案鉴定报告的内容包括：1、档案鉴定的时间、人员、依据、数量；2、经鉴定需继续保存档案的数量及主要内容；3、经鉴定需销毁档案的数量及主要内容；4、对需继续保存和销毁档案的处理意见。 档案鉴定报告应一式二份，一份与档案销毁清册、卷内目录复印件、销毁档案的请示和批复，一同归入全宗卷；另一份与销毁档案的请示和批复的复印件，一同报区档案局备案。 四、对经鉴定需继续保存的档案, 应当按照档案整理的有关规定进行整理并报请区档案馆决定是否移交进馆。 五、对经鉴定需销毁的档案,一般应封存后再保存2—3年。正式销毁档案时需经本单位分管领导审核批准，由鉴定工作领导小组成员在指定地点监销，并在档案销毁清册上签字。特殊专门档案另有销毁规定的，按有关规定执行。 附件：档案销毁清册（样表）全宗卷整理规范及方法步骤 全宗卷是档案室在管理某一全宗过程中形成的，由能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 一、全宗卷的主要内容 1、档案收集：档案交接文据、移交案卷目录等。 2、档案整理：档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表、归档文件整理说明等。 3、档案鉴定：鉴定小组成员名单、鉴定报告或小结、销毁档案的请示与批复、档案销毁清册等。 4、档案保管：档案安全检查记录等。 5、档案统计：档案基本情况统计年报等。 6、档案利用：全宗指南、立档单位大事记、组织机构沿革、档案汇编和公布出版情况，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。 7、档案管理新技术的应用：计算机辅助管理情况文字说明材料（附件1）、数据库数据情况一览表（附件2）。 二、全宗卷的整理 1、分卷的整理。由于全宗卷内文件材料，随全宗管理的延续而逐渐增加，将会形成若干分卷。在分卷时应把握的原则是：盒满且一般包括上述七大类材料，每一类材料的最后一份文件材料的形成年度相同。 2、排列的整理。卷内文件材料按“问题——时间”进行系统排列，排列顺序为：全宗指南、立档单位大事记、组织机构沿革和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料。 3、材料的整理。卷内每份文件材料按照文书档案以“件”归档的方式整理，并加盖全宗卷编目专用章。专用章用红色印油盖在每件文件材料首页上方居中位置。 三、全宗卷的编目 1、全宗号。将档案馆给定的单位代号填写在编目专用章的“全宗号”栏。盒脊全宗号填写时，需要同时标注分卷序号加以 全宗号 形成时间 件号 总页数 （编目专用章） 区分。具体标注方法如：“101—1”。 2、形成时间。用8位阿拉伯数字在编目专用章的“形成时间”栏注明该份文件材料的形成时间。如：。 3、件号。 文件材料按自然件确定, 档案交接文据、移交案卷目录作为一件。 （1）已满卷盒内件号的编写：按照排列顺序，从“1”开始编写卷内大流水号并同时标注分卷序号和材料类别号，用铅笔填写（便于进馆后重新编目）在编目专用章的“件号”栏，如：“1—1—1”、“2—1—2”、“3—1—2”。 （2）未满卷盒内件号暂不编写。 4、总页数。将该份文件材料有文字、图表的总数量，填写在编目专用章的“总页数”栏。如：“2”。 5、除件号用铅笔填写外，全宗号、形成时间、总页数，均应用耐久性字迹材料，严格按图示顺序填写，空格栏不得填写，不得打乱和改变性质。 6、编制卷内目录。已编制件号的全宗卷，需编制卷内目录（见附件3）置于盒首内。未编制件号的全宗卷，暂不编制卷内目录。 7、填写备考表。将卷盒内需要说明的情况填写在备考表上并签署完备，置于盒底。未编制卷内目录的全宗卷，暂不填写、放置备考表。 附件：1、计算机辅助管理情况文字说明材料 2、数据库数据情况一览表 3、×××—×全宗卷内目录 附件1 计算机辅助管理情况文字说明材料 一、目录数据管理 1、本单位在“南京市雨花台区电子政务档案综合管理系统”中建有文书档案案卷级目录×条,文件级目录×条。会计档案案卷级目录×条。照片档案文件级目录×条。实物档案文件级目录×条。其他专门档案案卷级目录×条,文件级目录×条。 2、目录数据的准确程度。