稽核档案整理方法.doc

稽核档案规范化管理方法 一、搜集 重视平时积累，确保文件材料齐全完整。 (一)严格登记：来往行文、会议材料、内部文件以及外出参加会议、检查工作的人员带回的文件均应逐件登记建账。 (二)及时收集：对办理完毕，属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。 (三)严格检查：同一事由的文件是否齐全，正本、底稿、附件等是否齐全，应逐一进行检查。并逐件检查是否处理完毕为生效文件，文件材料的字迹，用纸是否符合归档要求等。 (四)随办随归：“办”是指办理完毕，“归”是指文件经若干个整理环节整理后归入档案盒内。 (五)妥善保管：包括办理完毕后已整理的和未办理完毕不需办理的阅文等，进行分门别类，做到有目可查、运转有序、保管安全。 二、材料归档范围 （一）归档的文件 1、上级文件类：上级部门制定的稽核工作规章制度、实施细则、通报、便函、传真及有关法律、法规和针对本社的各项工作、重要问题和事件等的决定、决议、指示、批示等（含复印件）；上级部门召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料；代上级部门草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；上级部门转发本部门的文件（包括报纸、刊物转载）等。 2、本级文件类：本部门的请示与上级部门的批复文件；对本级部门开展稽核工作和调查研究形成的稽核工作意见、计划、总结、会议记录、综合性报告、专题报告、重要汇报、具有参考和凭证作用的文件、图表资料等；本部门制定的稽核工作制度、办法、通报、便函等文件材料；本级职能部门印发的相关文件等（含复印件）；本部门编印的简报、情况反映、动态等刊物的定稿、印本、编辑出版物的定稿、样本和各种汇编资料等。 3、下级文件类：下级稽核部门报送的重要工作计划、报告、总结、典型材料、报表等文件材料；下级部门报送的法规性备案文件等；对下级部门开展专项、常规稽核检查工作时形成的报告、总结、重要汇报、经验材料、会议记录等具有参考和凭证作用的文件、图表资料等。 4、其他类：其他具有参考、凭证作用的文件和资料等。 （二）不归档的文件 1、重份文件 2、无查考和利用价值的事务性、临时性、普发性文件。 3、一般性文电、人民来信、来访和工作记录。 4、下级稽核部门报送的一般性工作总结、月报、季报、信息等材料。 5、与有关部门的一般性来往文件。 6、越级抄送的一般不需要办理的文件材料。 7、下级稽核部门抄报备案的一般性文件材料。 三、归档材料质量要求 （一）文本文件字体必须用微机打印，纸型A4（宽度21cm,高度29.7cm）；文件题名小二号宋体加粗，内容小三号仿宋体；单倍行距；上、下页边距各2.54cm，左、右页边距各3.17cm ；版式距边界页眉1.5cm，页脚1.75cm。 （二）对不符合归档质量要求的文件材料进行必要的修整：归档文件应齐全完整，已破损文件应予复制。字迹模糊或易褪变的文件应予复制。所使用的书写材料、纸张、装订材料等要符合档案保护要求。 1、文件材料产生破损或局部残缺现象的，整理时要进行修补或托裱。 2、复制字迹模糊或易褪变的文件：最耐久的字迹材料是碳素墨水和油墨，比较耐久的字迹材料是蓝黑墨水和印泥，对纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、传真、铅笔等字迹需要复制。复制时原件在复制件上面进行装订。 3、超大纸张的折叠：实际工作中产生的报表等超大纸张需折叠,并与A4文件统一大小。 4、去除易锈蚀的金属物：文件整理装订时需去除订书钉、曲别针、大头针等易生锈的金属物。 （三）上级或本级的红头文件（如通知、通报等），由办公室按文书档案管理，稽核科在组卷稽核项目档案时保存复印件。 四、立卷分类 是指将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，按确定的分类方法分成若干层次和类型，构成一个有机体系的过程。 (一)分年度：即先对归档文件按文件形成时间(落款日期)或针对的年度分类。一般性文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；法规性文件，归入公布或批准年度。 (二)分问题：将文件按其内容所反映的问题分开。把文件分成文书档案和业务档案两种：文书档案是指上级和本级职能部门下发、印发的相关红头文件(含复印件）。业务档案分为稽核工作档案和稽核项目档案，稽核工作档案包括计划、总结、会议记录、学习记录等；稽核项目档案包括常规稽核、专项稽核相关文件和材料等。 (三)分保管期限：分为短期(5年)、长期(15年)、永久（15年以上）三种。 1、短期保管是指从档案所属年份的次年1月1日起，保存5年。包括一般稽核会议的典型材料、会议记录、学习记录、代表发言材料、简