EDI的实施战略.doc

EDI实施战略 实施EDI需要做两方面的准备工作：一是技术准备；二是组织准备。从技术角度讲，EDI并不复杂，当然使用EDI的企业需要理解和掌握实施的技术问题，对大多数企业而言，技术问题通常并未构成太大的困难。比较棘手的问题是如何从组织上为实施EDI作好准备。由于实施EDI以后，公司内部的经营、公司与公司之间的相互关系均会受到影响，要掌握和适应这种变化就相对困难些。从公司内部而言，要全面推广使用EDI需要公司在购买、财务、运输、制度、法律及审计等方面的职员之间进行协调。从公司与公司之间而言，由于EDI涉及到双方的贸易联系，故公司内部各部门之间的这种协作关系也要求贸易伙伴在组织机构上有对等的协调关系。因此，实施EDI的过程需要精心策划和严密的管理。 一、EDI实施战略的选择 在实施EDI时，首行要决定EDI的整个方针或战略。这包括两方面内容：一是EDI的使用范围；二是EDI在公司内部一体化的程度。 第一个内容涉及一个公司使用EDI的范围。关于使用范围，一种极端情况是EDI只为一笔交易所用，只在一个部门内使用，只和一个贸易伙伴处理贸易事务。另一种极端情况是EDI可以在所有的部门内，在所有的贸易伙伴之间，为多种交易所采用。 第三个内容是指EDI在公司内部与其他应用程序如何连接。一种极端情况是采用“门到门”方式，贸易伙伴之间数据资料传送采用电子传送方式，但与公司内部计算机程序的连接采用手工操作。另一种极端情况是完全一体化，即采用“应用到应用”方式，贸易伙伴之间的数据资料传送，以及所有应用程序都实行电子联网。 许多单位实施EDI是经历了逐步扩大使用范围，逐渐衽内部一体化联网的过程。一般可以把实施过程分为三种水平。 水平一。一个部门单独应用EDI，用以处理某种业务，贸易伙伴中只有少数采用EDI，而且是否采用EDI来处理双边贸易往来要由对方决定。在这种情况下，通常只使用一台微机采用“门到门”方式来工作。 水平二。一个单位里许多部门已应用EDI，与在部分贸易伙伴的多种贸易往来业务采用EDI处理，EDI的应用得到支持，有些贸易伙伴要求采用EDI。在这种情况下，EDI与公司内部一些应用程序连接。 水平三。EDI的实施已在公司内部完全一体化，为此，公司内部的应用程序已被重新构造和联网。EDI已被公司视为日常的经营方式。所有贸易伙伴都希望采用EDI。 EDI的战略选择取决于多种因素。如果可投入资源有限，或贸易伙伴缺乏兴趣，或公司最高领导层对此漠不关心，那么选择水平一作为实施EDI的起点比较合适。如果是处在非干不可的状态，或是迫于贸易伙伴的强烈要求，或是最高管理层非常热衷于应用EDI，那么以水平二或水平三作为实施EDI的起点就比较合适。 二、实施EDI应该考虑的方面 为了顺利实施EDI，道德必须做好以下两方面工作。 1．获得最高层领导的支持 这一点对实施EDI尤为重要。因为EDI需要跨部门相互协调与合作，同时由于实施初期的高投资、低收益使投资回收期延长，所以获得本单位最高层支持显得十分必要，而且越快越早越好。在具体做法上要使用权最高领导层明了实施EDI至少对公司具有下述重要意义：（1）提高生产效率、改善经营状况；（2）战略性和竞争手段；（3）企业生存必不可少的经营方式。 2．成立专门负责实施EDI的工作组 EDI的实施会影响到公司内部的许多部门，因此有必要成立各部门派员参加的EDI工作组，全权负责EDI。工作组应有下述部门的职员参加：（1）采购、会计、运输；（2）法律、审计；（3）信息管理、数据管理；（4）营销、售后服务。工作组成员来源于多个职能部门，有利于大家把EDI作为一项共同的事业而投入于其中，从而有利于协调处理多方面问题。 需要特别重视的是工作组长的人选。一些成功实施的用户几乎都有一个强有力的EDI倡导者。多数工作组长并非来自计算机应用领域。由于EDI是一项跨部门多领域综合项目，组长应具有商业眼光，了解公司的需求，懂得营销原理，应起到与顾客沟通的桥梁作用。另外EDI需要大量的说服工作，所以工作组长还应是一个很具有说服力的EDI倡导者，对公司内部各职能部门和最高层领导，对公司的贸易伙伴都要进行大量的说服工作。 工作组的具体任务可以概括为以下几个主要方面： （1）组织培训。对打算使用EDI的职员进行培训十分重要，打算实施EDI的公司必须清楚地了解什么是 EDI，以及EDI是如何工作的。有关实施培训的细则在后面还将详述。 （2）论证实施计划。要使EDI的实施获得成功，还必须对EDI所要取代的现行的工作系统的运行有充分的了解。也就是说要了解现行信息传递的形式（包括纸质的、口头的或电子的传递方式）和应用程序的数据结构。具体有以下内容： ①向贸易伙伴传递何种信息？是采用正式的文件形式如订货单、发票等，还是采用非正式新闻公报形式如口信、备忘录、电话等？ ②信息