电子文件管理基础知识.ppt

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电子文件管理基础知识

其他文件子目录 各种希望存入光盘的文件,包括浏览、压缩、软件等文件 5、填写光盘封面: 正面式样 全 宗 号 00012 类 目 S P 年 度 2004 保管期限 1 盘 号 00001 全宗名称 聊城交运(集团)有限公司 形成时间 200401-200406 件 数 520 制作时间制 作 人 李 笑 审核人 王 严 套别 A 反面式样 背 景 信 息 光盘种类 CD-R (光盘载体类型) 文件类型 责 任 者 聊城交运(集团)有限公司 (光盘的制作单位名称) 制作标准 CD-DA(制作光盘采用的标准名称) 制作软件 (制作光盘文件采用的软件) 制作设备 (制作光盘文件的设备,包括计算机类型、刻录设备) 复制时间 (光盘复制时间) 6、编制检索目录 类目 年度 保管期限 张号 题 名 拍摄时间 光盘号 备注 SP 2004 00001 公司燕儿岛路2号新址开工前场景 00 001 ZP2004 -00001 SP 2004 * 00002 公司燕儿岛路2号新址施工现场 00001 ZP2004 -00002 SP 2004 00003 公司燕儿岛路2号新址竣工验收现场李洋经理致辞 00 001 ZP2004 -00003 SP 2004 00004 公司2004年度职工运动会 00 001 SP 2004 00005 公司第五届职工代表大会 00 001 SP 2004 00006 国务院副总理***视察公司生产线 00001 ZP2004 -00004 SP 2004 00007 国务院副总理***视察公司时与李洋经理交谈 00 001 ZP2004 -00005 电子档案目录 光盘编号 序号 代号 题名 电子档案名 密级 保管 期限 备注 每张光盘从1开始 CAD电子文件编号,0A系统可为发文编号 电子文件标题 符合操作系统和软件平台起名规则;公文采用发文字号加后缀名 采取措施保证电子文件归档的质量 1、贯彻“前端控制”和“全程管理”的思想 在电子文件管理系统设计阶段就应结合元数据模型,按照归档需求,明确规定归档对象、归档范围、归档步骤、方法和检验标准等; 设计结构合理的归档文件数据库及其目录数据库,并保持两者之间的有机联系; 制定规范的工作流程,要求特定流程结束后必须将相关文件实时归档; 要求用户及时著录和鉴定文件,并在文件信息和文件归档前的著录、鉴定信息之间建立联系,保证在文件归档的同时,将相关信息移交或发送给档案部门等。 采取措施保证电子文件归档的质量 2.电子文件归档中质量检查与技术鉴定工作同步 归档电子文件的检测工作首先由电子文件形成部门负责,检验结果分别由移交单位、接收单位填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》的相应栏目。档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。 4.归档电子文件质量的具体要求 齐全完整 真实有效 格式规范 多套保存 经过整理 电子文件移交与接收 1.移交、接收检验 (1)文件形成单位在移交电子文件之前,档案保管部门在接收电子文件之前,均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验,合格率达到100%时方可进行交接。 (2)检验项目包括:载体有无划痕,是否清洁;有无病毒;核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续;核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》的相应栏目。 (3)档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者,应退回形成单位重新制作,并再次对其进行检验。 电子文件移交与接收 2、档案保管部门验收合格,完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》的填写、签字、盖章环节。登记表一式2份,一份交电子文件形成单位,一份由档案保管部门自存。 四、电子文件保管的基本要求 电子档案内容的保护 电子档案载体的选择与保护 电子档案内容的保护 1.电子档案内容的安全性保护 2、电子档案内容的可存取性保护 3、电子档案内容的可靠性保护 电子档案载体的选择与保护 目前,数字信息记录载体有磁性的

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