秘书国家职业资格考试四级办公室事务复习要点.doc

秘书国家职业资格考试四级 办公室事务管理复习要点 办公环境管理 营造合理舒适的办公环境 1、空间要求 A、光线：局部照明清晰、灯光不闪烁、直射光线应遮挡、光线来自办公桌左方、不能直射电脑屏幕； B、温度：16--20°C以上。冬天在20°C～22°C，夏季在23°C～25°C之间为宜。有温度调节设备。 C、湿度：办公室理想的相对湿度是40%-60%。如相对湿度是20%，则办公室的空气太干燥；当相对湿度是70%，则空气太潮湿。 D、空气清洁度：通风；禁烟区的设立，标志是否到位 E、声音：减少或尽可能消除声音的来源：在打字机与计算机底下毛垫，并在其余的设备底下置橡皮垫。在机械上的防声橱亦能有效地排除声音。此外，在档案柜、门、桌子、椅子上，涂上一些润滑剂，及请求职员为别人设想，减少不必要的谈话，养成职员相互低谈的习惯，均能减少声音。 F、颜色：颜色会影响人类的情绪、意识及思维。 办公室：以冷色调为主，简洁、明亮 会议室：以浅色与中性的颜色为最佳。 会客室：以欢愉的、中性的颜色为最佳。 走 廊：宜用明亮的颜色，因其缺少自然光线。 休息室：男宜用蓝色；女宜用淡红色。 私人办公室：深的和鲜艳的颜色，视主人之偏好而定。 地下室与贮藏室：宜用具有高度反射光线的颜色。 G、地理位置：符合企业、部门工作性质。凡与社会接触较多的部门，如收发室、传达室等，应设在人员进出的地方；综合、秘书等部门，应设在办公楼的中心地点；打字、计算机房、财务等办公室，应设在办公室楼一端；关系密切的处室应相互接近。 2、物品摆放要求：平等、方便、安全、高效、美观 办公室常用物品包括：桌、椅、沙发、文件柜、电脑、打印机、扫描仪、电话、碎纸机、饮水机、绿色植物、办公用具。 A、桌椅、柜子大小一致，高度合适、符合工作需要 应尽可能使其规格,颜色,款式等的和谐统一,风格一致,整齐划一的系列产品；摆放大件家具时,如档案柜,书架等,可将其被对背或尽量靠墙,充分依靠墙体效益,即既可节省空间,也使办公室看起来更加整齐,美观。 B、领导位置：居后方，统观全局 C、常用设备、文件材料、通讯电话、办公用具等就近、分类放置，取拿方便 D、摆放安全:通道畅通、电线不乱缠绕、不随意摆放化妆品、食品等与工作无关的东西。 E、绿色植物美化 二、环境安全的维护 1、树立安全意识 作为秘书也应树立健康安全意识,如掌握基本的法律知识,用法律保护自己的合法劳动权益;上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产,劳动保护的规定和本组织有关的规章制度；细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患,一旦发现问题,如果是在自己的职权范围内的应及时加以排除,或者向上司报告,尽快解决,以维护好健康安全的工作环境。 2、识别办公室安全隐患 一般来说,办公室的隐患主要存在于下面几个方面: 办公建筑隐患：这主要指地,墙,天花板及门,窗等,如地板缺乏必要的防滑措施,离开办公室前忘记关窗,锁门等。 空间环境隐患：如光线不足或刺眼,温度,湿度调节欠佳,噪音控制不当等。如吸烟,还有装饰时没有采用无毒无害的绿色建筑材料等,有必要和有条件的话,可以请有关的部门进行检测,进行科学的处理。 办公家具的隐患：如办公家具和设备等摆放不当,阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等；物品放置不当等。 办公设备及操作隐患：如电线磨损裸露,拖曳电话线或电线,电脑显示器摆放不当的反光,复印机的辐射,违规操作等。工作中疏忽大意的人为隐患:如站在转椅上举放物品,女士的长头发卷进有关的机器设备,在办公室里抽烟,不能识别有关的安全标识等。 消防隐患：如乱扔烟头,灭火设备已损坏或过时,灭火器上堆放物品,火灾警报失灵等。 财产安全隐患：办公室的设备、文件、档案以及仓库、金库是公司的财产，应该实行严格的安全防护措施，以防止盗窃、拐骗、窍密现象的发生。除要有严格的制度作为保障外，还要购置必要的保险设备，并配有专人和专职部门负责这项工作。特别是机密文件的保护，更要从细、从严，必要时要配备武装警卫人员守护，从外围加强安全措施。 例：秘书保管零用现金，抽屉要上锁。 必威体育官网网址安全隐患：门锁、文件摆放（录像题）、电脑使用习惯（设置密码）；重要会议资料不能随便摆在桌上。复印后将必威体育官网网址原件遗留在复印机玻璃板上。 3、安全维护 A、区别安全隐患表和设备故障表 B、分清职责 秘书是协调作用，不能做决定，重大事件要请示领导。 办公室事务 一、印章的管理 1、印章的概念 （1）作用 （2）种类 A、正式印章：一般指一个单位或企业的法人章，具有代