第三讲总账日常业务处理流程.ppt

第三讲 总账日常业务处理流程 §1、总账系统日常业务处理流程 §2、凭证管理 §3、凭证填制 §4、凭证编辑 §5、凭证审核、出纳签字 §6、凭证的记帐 §7、出纳管理 §8、帐簿管理 §1 总账日常业务处理流程 §2 凭证管理 一、凭证管理内容 凭证填制、凭证修改、凭证冲销、凭证 查询、凭证审核、凭证记帐、凭证汇总 二、记帐凭证 1、记帐凭证：总帐系统的唯一数据源 和登记帐簿的依据 2、凭证制作方法（含其他子系统） 前台处理：由原始凭证直接在计算机上填制， 适用于其他子系统、电算化水平较高企业 后台处理：手工制单后再录入，适用总账系统 人-机并行账务处理阶段（一般为一年期） 三、记账凭证生成方法 1、手工凭证（后台处理） 由原始凭证编制，在总账系统中录入 2、机制凭证 在其它子系统中录入原始单据后生成， 并自动传到总账中 3、派生凭证 可在各系统中产生，主要是期末时一些固 定业务的结转 如：汇兑损益、期间损益 的结转 期末时需将损益类科目的余额结转出去 §3 填制凭证 一、凭证头部分 1、凭证类别：收、付、转三种 现金与银行存款之间的划转业务为付款凭证 2、凭证编号：每月最多为9999张 采用了“制单序时控制”（后面的编号大） “凭证编号由系统编号”（非手工） 3、制单日期：不能在已有同类凭证之前 4、附单据数： 即原始单据的数目，可省略 5、自定义项：补充信息，最多为5个汉字 二、凭证正文部分 1、摘要：不能为空 2、科目名称 可输入：科目编码、科目名称、助记码 必须输入最末级的科目 3、金额：红色表示为负 按=号可自动取当前借贷之差放在当前光 标处按空格键可将金额在借贷两方位移 4、备注：辅助核算内容信息显示 输入的科目为辅助核算时将有一信息输入窗口 三、凭证尾 为记帐、审核、出纳、制单操作员名 初始设置时须选中“打印凭证页脚姓名” §4 编辑凭证 一、修改凭证 1、只能修改未记帐的凭证 2、不能修改其它系统传来的凭证 3、审核及出纳签字取消后才能修改 4、凭证“保存”后不能修改类别和编号 二、（红字）冲销凭证 1、记帐后才能使用“冲销凭证”功能 2、冲销后再编制正确的凭证 三、删除凭证 1、打“作废”标志（还可“恢复”） 2、已“作废”的凭证参与“记帐”，否则 月末不能“结帐”，其数据不予处理 3、已“作废”的凭证的内容和编号保留 四、整理凭证 1、彻底删除带有“作废”标志的凭证 2、对末记帐的凭证重新编号 3、一般利用“恢复记帐前状态”功能恢 复本月月初的记帐状态后再作凭证整理 §5 审核凭证、出纳签字 一、审核凭证 1、审核 检查是否与原始凭证相符、分录是否正确 2、规定 审核人与制单人不能是同一人 有“作废”标志的凭证不用审核即可记帐 二、出纳签字 1、凭证中有被“指定科目”时才能出纳签字 指定科目：仅限现金、银行存款科目 2、选取了“出纳凭证必须经由出纳签字”选 项后才须执行“出纳签字”，否则可不签 §6 凭证的记帐 一、记帐 1、记帐即将凭证上的信息登记到各种帐簿中(自动) 2、常用帐簿 总帐、明细帐、日记帐、部门账、往来账、项目账等 3、规定 1）期初余额不平时不能记帐，不能跨月记帐。 上机时若显示余额不平，进入“期初余额”窗口后输入239.27（在资产类某一科目的借方输入） 2）未审核的凭证及收付款凭证未出纳签字时不能记帐 二、反记帐（分两步：先激活再恢复） 在总帐窗口执行“期末”---“对帐”命令后，按Ctrl+H 执行“凭证”-----“恢复记帐前状态”(有月初和上一次可选) §7 出纳管理 出纳管理内容 1、现金、银行存款日记帐的查询 2、资金日报表的查询、输出及打印 资金日报表为两科目的日发生额及余额等 3、支票登记簿 只有在“结算方式”中选择了“票据管理”时 才能使用该登记簿 只有在科目设置时选取了“银行”辅助核算 的科目才能使用此登记簿（现金科目不用） §8 账簿管理 一、基本会计核算账簿的管理 1、总账的查询及打印 2、余额表的查询及打印 3、明细账的查询及打印 4、序时账的查询及打印（流水账） 5、多栏账的查询及打印 二、辅助核算账簿管理 1、个人往来、部门核算、项目核算账簿的总账、 明细账的查询与打印 2、部门收支分析、项目统计表等 1、会计软件初始化工作及基础设置的作用？ 2、科目余额表中不同颜色单元格的含意 及输入数据时的区别是什么？ 3、带有“作废”标