总裁办职能、工作流程、操作规范汇编.doc

第一部分 总裁办职能一、 印信管理职能1、法人印鉴、合同印鉴、相关部门印鉴的制作、登记、备案2、法人印鉴、合同印鉴的保管3、开具企业对外证明4、用印登记二、 办公行政管理职能（一） 会务管理包括：总裁办公、中心办公会和专项会议1、助总裁做好会议议题的确定工作2、相关会议材料的准备3、会议日程的安排4、编发会议纪要5、会后督办工作（二）档案管理1、收集、整理、鉴定、保管、统计公司经营活动中形成的重要文件、重要历?资料。包括：合同文本、文件汇编、会议纪要、统计数据分析、科技成果档 案汇编、单位发展史志等；2、档案的借阅登记（三）接待工作根据总裁、副总裁的要求做好公司外来人员的接待和服务工作。 四公司用期刊、报纸的订阅 于每年底负责征订公司用各级各类期刊；三、 文书管理职能 1、负责总裁、副总裁所需文书的起草，成文 2、归口公司内部管理制度的发文、印制工作四、 法律事务管理职能 1、公司证照的申办 2、合同条款的准备和审查 3、协助公司法律顾问处理相关法律事务五、 企业文化的建立 1、公司企业文化的总结、归纳 2、内部期刊的编辑出版六、 项目申报管理 1、根据公司的运营需要和公司总裁的要求，完成具体项目的申报、评审、 认证工作； 2、相关项目材料的组织、编写及其相关的联络工作。七、 日常办公事务 1、协助总裁、副总裁安排工作日程； 2、做好各部门的协调工作； 3、及时准确地收集、整理与公司业务发展相关的政策讯息，为领导决策提 供服务； 4、根据总裁、副总裁的要求对各部门工作进行督促、检查和推动； 5、完成总裁、副总裁交办的其他工作。第二部分 总裁办工作流程及操作规范一 印信制作流程和操作规范： ◆ 印信制作流程 总 总 总部 制 印 印鉴存档 裁 裁门 表○ 2 办 裁 办 制印申请表○ 1◆ 印信制作操作规范：1、申请：部门需制印时，到总裁办提出申请，填制印申请表；2、报批：总裁办将制印申请表提交主管总裁批示；公司法人印鉴与合同专用印 鉴的更新、制印由总裁办直接报总裁批示；3、批复：总裁办根据主管总裁的批示制印或不制印；3、登记存档：登记印鉴留存单位、保管人员；存档印鉴存档表及制印申请表。◆ 用印管理流程： 总 用印部门 总裁或部门经理 裁 鉴 印 或个人 签字确认 办 用印登记表○ 3◆ 用印操作规范 6、用印部门或个人到总裁办填写用印登记表提出用印申请； 7、用印人在用印申请上注明用印事由后，呈报主管总裁或部门经理签字确 认； 8、印鉴保管人根据签字决定是否用印，并在用印登记表上留存鉴印。二 会议管理流程及操作规范◆ 会议管理工作流程A:总裁办公会及中心办公会工作流程 部门 1 待议议题 部门 2 会议主管秘书 总 裁 申请表○ 5 部门 n 会议材料准备 议程表○ 4 会议通知 召会务主管秘书 筛选议题 确定会议议程 开 总 会 议 裁 总 编制会议纪要 裁 办总裁办公会及中心办公会操作规范：1、在总裁办公会和中心办公会召开前，会议主管秘书根据授权到各部门主动收 集议题内容；2、各部门将需议事项填入公司局域网内的待议议题申请表内，同时准备会议材 料；3、会议主管秘书协助总裁筛选确定议题，并确定相关部门会议材料的准备情况， 填制会议议程表；4、严格按照会议议程的安排召开会议；5、总裁办公会需编制会议纪要，中心办公会根据需要可编制会议简报；6、总裁办根据授权对所决议事项进行督查，并将督查结果及时反馈给总裁或副 总裁。B:专项会议工作流程： 部门 1 总 召 裁 总裁办 部门 2 会议材料准备 开 部门 n 会 议程表○ 4 议 总裁办 编制会议纪要专项会议操作规范：1、根据总裁的授意确定议题相关部门、议题责任人、并收集待议议题材料；2、相关部门准备会议材料；3、主管秘书确定会议时间，填制会议议程表；4、严格按照会议安排进行会议；5、编制会议纪要；6、就会议决定事项进行必要的督办；7、将督办结果反馈给总裁辅助决策。三 刊订阅流程及操作规范◆ 公用期刊定阅流程： 各部门 总裁办 主管总裁 定 阅◆ 期刊定阅操作规范1、订购时间：上半年 下半年2、订购手续：不论单位和个人，均需先到前台查阅报刊目录，再将需要订购的 报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交总裁办主管秘 书核对算价，确认无误后，当面缴款开票。3、公费订购报刊由总裁办主管秘书根据主管副总裁的批示持订单到财务部门办 理付款托收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外， 尚须填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些领导。四 文书管理工作流程及操作规范◆ 文书管理工作流程： 总裁办 相关部门 总 裁 总裁办 条文 存档备案 讨论或辩论 条文 总 裁 修正或废止 试行◆ 文书管理工作操作规范：1、调研和收集各部门工作信息，同时将调研结果和立案建议