CARR工程档案管理中存在问题和对策探究.doc

CARR工程档案管理中存在问题和对策探究 　　摘 要：该文主要介绍CARR工程项目的作为重点工程项目其自身的特点，就该工程项目档案管理过程中存在的一些问题进行了较为深入的探讨，并提出了相应的对策及建议，以期为今后的档案管理工作提供一些借鉴。 关键词：CARR工程 重点工程档案 档案管理 中图分类号：TU712 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）01（b）-0177-02 档案既承载着历史，同时也担负着历史传承的重任。工程档案是档案的重要组成部分，而重点工程档案更是其中的精华，它真实的记录了项目从立项之初到竣工的整个过程，是各专业人员辛勤劳动的成果，是集体智慧的结晶。它不仅完整的记录了过去，更对现在乃至将来的工程项目开展具有极其重要的实用和借鉴价值。因此，对工程档案的管理过程中的经验进行总结是十分有必要的，且具有重要的意义。 1 重点工程档案的特点 重点工程档案由于它自身性质决定了它具有一些鲜明的特点。 1.1 实用性 重点工程档案的实用性很强，它从客观上真实的反映了一个工程在各阶段的进展情况。 1.2 整体性 它是从整个工程的角度出发，对其所进行的各项活动进行了全方位的记录。 1.3 技术性 重点工程特别是国家下达的重点工程其技术含金量非常高，尤其在设计阶段往往需要涉及国际或国内的前沿领域，通过各种渠道获取大量的技术信息，才能使该工程的设计得以顺利进行。以上几个特点充分说明了在重点工程项目中档案管理工作的重要性和必要性。 2 CARR工程项目背景 中国先进研究堆（CARR）工程是由国家下达的大型核科学工程，是由反应堆及其相关辅助系统和实验设施组成的重大工程项目，其具有技术先进、专业性强、工程接口复杂、安全性能要求高、建设周期长、投资庞大等特点。该工程从项目准备阶段到初步设计阶段、施工设计阶段再到竣工、立卷历经了几十年的辛苦历程，其间产生了大量的且种类繁多的文件、图纸、光盘等。对这些档案的管理，也经历了一个从无序到有序、直到较为规范化的由量变到质变的飞跃。在这个边学习边实践的过程中产生了一些的经验，将这些经验进行总结，会对今后工作开展具有很重要的借鉴意义。 3 CARR工程档案管理存在的问题 虽然CARR工程的档案在施工设计阶段之后进行了较好的管理，但由于前期没有对档案管理工作给予足够的重视，所投入的人力、物力较为欠缺，因此导致后续的档案管理工作由于这些问题的存在，而开展的并不顺利。 3.1 各级人员对档案管理工作的重视程度偏低 CARR工程从可行性研究阶段开始，上至各级领导下到各专业人员由于对档案的价值及其作用的认识不充分，因此，都没有给档案管理工作以足够重视。不注重整个工程中过程文件材料的收集、整理和积累，具体表现出来的现象就是平时说起来的时候，强调档案管理工作的重要性，但真正到了工作忙任务重的时候，档案管理工作往往就流于形式了。 3.2 未能进行有效的全过程管理 CARR工程建立伊始，并没有配备相应的档案管理人员，导致前期档案的质量较差，这主要表现在档案的连续性与关联性两个方面：一方面，工程前期档案收集的不齐全，一些档案并没有得到有效的整理和保管，导致归档后影响了档案与档案之间的连续性，破坏了档案内部的逻辑关系。另一方面，工程档案之间的关联性也较差。主要表现在已有档案之间关联不紧密，存在裂缝。这些问题的存在，不仅为以后工程的开展带来更为繁琐的工作，无法实现对工程档案的高效管理，而且也使CARR工程在时间进度上受到了一定的影响。 3.3 档案人员的专业素质较低 该部门的档案人员虽多具有本科以上的学历，但大都不是档案、情报、图书馆等相关专业毕业的。因此，在整体上而言，存在着两方面的问题：一，档案的专业知识和技术能力有待提高。由于不是相关专业毕业的，对档案方面的基础知识和具体技能还没能深入掌握，使得一些档案在立卷过程中才发现问题，如合同的版本非原版、技术文件的质保手续不齐全、未对技术文件的变更给予处理，以及一些初期档案因金属锈蚀或温湿度的影响而受到损害等。二，档案意识还没有深入到位。由于自身的档案意识不足，使得一些过程文件没有得到较好的收集和整理。 3.4 电子档案与纸质档案没有形成――对应的关系 随着现代化信息技术的发展和计算机的普及，电子文件的归档也同样受到了重视。由于电子文件自身的特点，即在运行过程中必须有相应的软硬件的支持，离开了相应软硬件的支持，文件就无法独立存在，更无法识别，从而导致电子文件的归档存在两个较为关键的问题：一是，现有电子文件。尽管档案人员已经对现有的电子版文件进行了收集和备份，但是一旦原有的软硬件环境进行了改变，就会直接影响到文件的保管和利用。二