学校档案管理工作信息化与信息化建设.doc

学校档案管理工作信息化与信息化建设 　　摘 要：档案信息化是国家信息化战略的重要组成部分，是信息化在档案领域的具体实现，国家档案局提出了“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，在这样一个大环境下，学校档案信息化势在必行。 关键词：档案管理 学校档案管理 档案信息化 档案信息化建设 中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）05（c）-0111-01 1 档案信息化和档案信息化建设的内涵 档案信息化在档案学里并没有一个既定的概念，具体来讲，档案信息化是指将档案信息的采集、传递、查询等网络化，存储数字化，管理标准化，将档案信息的采集、传递、储存和查询一体化，四者合一。档案信息化建设是指利用先进的信息技术建设档案的信息库，方便档案信息的管理和查询。学校档案信息化建设并不是依靠某一个部门或者在某一阶段就可以完成的事，需要学校各个部门全方位的配合，不断对档案信息资源，档案信息网络，档案信息数据库，档案信息管理制度等各个方面进行提升、完善，特别是档案管理工作人员的学习不能间断，一定要加强档案管理人员的现代化信息技术水平。 2 档案信息化和档案信息化建设的意义 2.1 档案信息化和档案信息化建设的必要性 信息化是一场新的技术革命，对社会生活方式与管理方式造成了深度影响和改变，在全社会信息化的环境下，国家档案局提出了“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，学校档案管理必须顺应时代发展的潮流，进行档案信息化建设。 学校是接收新事物、运用新科技的前沿阵地，学校的教学活动、科研活动中形成大量的以音频、视频等新媒介为载体的文件，要保存好学校教学、科研的信息资料，做好档案工作，势必要有储存这些新载体的设备，因此，学校档案信息化建设不容推迟。 2.2 档案信息化建设可改变学校档案管理模式 传统的档案管理大多是一种简单的保管工作，极少为公众提供主动的服务。学校档案信息化建设可使档案管理的工作从单纯地保管向综合管理发展，自动、有效、全方位的为学校工作服务，使档案变为为可供学校利用的文献资料。 2.3 档案信息化可以提高学校档案的使用率，使档案更大限度的为学校工作服务 学校档案信息化的建设，使档案手工管理向自动化、网络化、数字化方向发展，形成整体、系统、主动的服务模式，档案内容更加丰富、全面，档案查询更加方便，无论是学校的教学工作者、科研工作者、行政工作者、抑或是学生，只要有档案管理的访问权限，即可不受地点和时间的限制，查询所需资料，更大限度的为学校各项工作服务。 3 如何做好档案信息化和档案信息化建设工作 3.1 引起领导重视，取得领导支持 档案信息化建设是一项复杂的工作，需要引起学校领导的重视和支持，在校领导的带动下，学校各方面配合，档案信息化建设才能顺利开展。 3.2 做好档案信息化建设中的基础设施建设 档案信息化建设必须有基础设施建设做基础，档案信息化基础设施建设包括硬件和软件两大部分，硬件设备需要服务器、计算机、摄像机、扫描器等，档案数字化过程中离不开各种软件，办公软件、影像处理软件、格式转换软件必须具备。另外档案信息化建设离不开网络，学校应充分利用网络环境、根据学校的要求构建档案管理的局域网或者INETERNET基础网络。 3.3 档案信息化建设的人才建设 （1）对既有档案工作者的人才培养。 档案管理工作的信息化和手工管理时有着较大的区别，档案工作者需认清这一转变，尽快进入新的工作环境，努力提高自身工作能力，主动学习计算机技术、办公自动化软件工具等，定期对工作人员进行计算机基础、数据处理、办公软件等基础知识的考核，建立奖惩制度，以激励工作人员对新知识新技术的学习，学习先进的档案专业知识和档案信息技术，有效应对档案信息化工作中的采集、转化、保存等环节上的问题。 （2）引进专业技术人才。 档案信息化建设需要精深的专业技术人员，学校可从校外引进既具有计算机专业技术又具有档案管理知识的人员，有效进行档案信息化建设。在技术人才引进时要慎重选择、严格把关，不但要考虑技术水平的因素还要考虑个人道德素养问题，建设完善的现代化档案管理队伍。 4 制定档案信息化建设的制度 学校档案信息化建设普遍存在资金有限、设备配置不够、人才不足等问题，所以应当制定合理、完善的制度，充分考虑学校的需求和现状，以在扩大资金、配置设备、人才培养等各方面的工作时按照规定制度来进行，杜绝工作中出现盲目性、落后性。档案信息化建设工作是复杂且繁复的过程，各项基础业务工作只有实行标准化、规范化的工作程序和方法才能确保工作顺利。 5 做好档案管理工作中采集、录入、存储工作 采集和存储是档案管理中极为重要的两