公司会刊管理制度第一次修订.doc

修 订 记 录 修订次数 修订日期 修订人 修订内容 第1次修订 2012-04-26 新修订 文 件 目 录 一、修订目的 二、适用范围 三、管理职责 四、会刊定义 五、出刊程序 六、保管及发送程序 七、邮寄注意事项 八、邮寄具体流程 九、监督管理 十、附 则 文 件 发 布 呈 送：全体员工 签发人： 发文单位：人事行政部 一、修订目的 全面提升企业产品竞争力，塑造企业产品形象，提高产品销售业绩。 通过会刊的发行使外界能够全面了解本公司之经营产品，加强企业的宣传度。 二、适用范围 本制度适用于北京泰亚赛福科技发展有限公司全体员工。 三、管理职责 IT部负责对会刊资料（产品图片和文字）和新闻等素材的收集，及印刷公司的交涉、沟通工作，包括会刊的图文编辑、排版、印刷、出版等。 人事行政部负责对会刊的发行管理，及定期听取员工反馈意见，及时与IT部对接，改进会刊出版工作。 各部门员工负责会刊的发送以及宣传工作，同时部门负责人需定期组织员工积极完善产品宣传资料。 四、会刊定义 统称为公司优势产品及经营产品类型的详细资料描述之刊物。如《 》、《 》、及各项产品之《 》等。 五、出刊程序 周期：《 》为季度刊发行、《 》为年刊发行、《 》为根据产品更新情况不定期发行。 程序： 2.1 内容策划：发行周期的上月初，根据公司现阶段销售模式，IT部组织策划会刊的主要内容，包括公司简介、企业文化、产品介绍（图片与文字说明）等。要求每个销售经理需在每个季度提供2个产品宣传资料。 资料收集：每个发行周期的上月20日，IT部完成本期会刊的稿件收集、审核、筛选及修改工作。 编辑排版：每个发行周期的上月25日，印刷公司对本期会刊所有栏目素材（包括文字及照片）进行编辑、排版工作。 印刷校样：每个发行周期的上月28日，印刷公司对本期会刊素材（包括文字及照片）定稿并打印样稿，需对样稿进行校对直至无误。 审核印刷：每个发行周期的上月末最后一日，将样稿交IT部经理及总经理审核，修改直至通过后按每次数量要求印刷。 六、保管及发送程序 会刊保管：会刊在发行日，由印刷公司负责将会刊运送到公司。IT部检查清点无误后接收，并通知库房人员办理会刊入库，由库房负责会刊的保管工作。 会刊领取：各部门申领会刊，应到库房进行申请领用，在库房管理人要求下进行领用登记后方可领取。 会刊发放：会刊发放采取责任部门定时定量有效邮寄和派送之原则，各部门经理及总监人员须对此进行监督管理，并要求所有人员对每项会刊的领取、邮寄及派送须做好书面记录（如会刊发送部门、发送人、发放数量、发往单位、收件人等），确保任何途径发放之会刊的有效性。 发送标准： 4.1 会刊发送群体定位：会员、主要客户、意向客户、供应商等。 4.2会刊发送任务：销售部每工作日需邮寄1份/人；采购部每工作日需邮寄1份/人；会员部每工作日需邮寄5份/人；库房部在每天发货时，需随每批货物同时发送会刊（仅适用于《 》）。 4.3 各部门在给客户邮寄发票时，需同时邮寄会刊（仅适用于《 》） 4.4 其他会刊资料邮寄标准根据公司具体通知为准。 公司来访人员发送原则： 5.1若是公司的客户、供应商来访，接待人员应向来访人员赠予《 》会刊一本。 5.2若是应聘人员或其它人员来访时，在等待时间，接待人员可将各项会刊给其阅读。 会刊邮寄：各部门所需邮寄的会刊须于每日下午17点前交至库房管理人处，由库房管理员与邮寄公司对接，安排统一邮寄。统一邮寄时间为一般定为下午下班前，由司机统一送到邮局进行邮递。 七、邮寄注意事项 1. 邮寄会刊时，以同君会会员拥有者优先邮寄为原则。 2.禁止多个业务员同一时间段向同一客户邮寄相同资料。 3.禁止任何人恶意删除别人的邮寄记录。 八、邮寄具体流程 1.进入CRM系统，完善客户的详细邮寄信息（公司名称、地址、收件人、联系方式等）。 2.勾选所需邮寄的会刊名称并保存。 3.直接提交客户并打印。 4.将打印地址粘贴至信封正面，并将其封装好将要邮寄的会刊（封装的会刊资料必须和CRM系统勾选的内容一致）。 5.每天定时送到库房管理处，并经库房管理人员在《邮寄明细登记表》上签收确认。 6.库房管理人员每天在需在CRM系统中点击确认会刊邮寄《邮寄会刊数量统计表》EXCEL格式进行数量统计，同时需在CRM系统中点击确认会刊邮寄。 7.会刊邮寄完成后的一周内，邮寄人员需对其会刊的邮寄情况进行回访，回访的记录直接体现在CRM系统的“客户”下属“发放样册”的描述部分。 九、监督管理 1. 为保证会刊发行的有效性，人事行政部将定期对各会