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可操作型管理文件写作 中科软科技股份有限公司　左 春　 管理文件的定义 在行业应用软件系列课程中，“管理文件写作”是一门重要的横向课程，从字面上理解就是怎样写管理文件。管理文件这个术语也十分通用，即用于管理的文件，从传统写作分类上看，管理文件包括的内容太多了，如：行政公文、事务文书、经济文书、法律文书、科技文书、学术论文等。但本文讨论的管理文件是一种可以进行管理操作的文件。很多时候它们以企业管理的“规定”形式出现，有时候它们以行业管理规定或约束出现，比较典型的是企业的“绩效管理文件”和行业的“标准化文件”。更准确的说，是用管理文件写作的方式表达一个可操作的管理模型。这个管理模型，它综合运用了写作基础、语言学、管理学、行业学（保险学）、会计学、领域术语及标准化、等基础课程的基本知识（参考文章“行业应用软件专业的课程设计”），是行业应用软件的重要基础知识之一。 管理文件的现实问题 很长一段时间，管理文件作为一个可操作的管理模型几乎都是不完整的，有的时候它反映一些管理的要点和思路，有时候它以各种管理实务的形式出现，而中文“实务”这词在英文单词对应上也存在多种含义。总之，管理文件并没有做对象和格式上的要求，所以大家在不同层面只处在一种“意会言传”的状态。企业的管理积淀，要么保留在管理文件上，要么保留在应用软件上，而管理文件又是应用软件的源头，所以我们必须狠抓管理文件。过多的“意会言传”实际上是把企业或单位的管理更多的积淀在人的身上，这样会对企业的发展带来隐患。当然人的作用是永远也不会被完全替代的，但是作为一个相对大型的企业，管理文件的体系和内容变得越来越重要。有的管理文件也会突然讨论大量涉及底层对象操作的细节，使人们在专业跨度较大的层面讨论问题，以至于部分概念对当前层讨论内容过于专业化和技术化，不便进行当前层面的业务沟通和理解。这说明，管理文件强调可操作，但是又约束“可操作”在一个逻辑的层面上。我们的目标是：使一些非计算机、数据库专业的以（金融）管理为背景的人士，基本只用自身专业的知识背景，写出这种管理文件。 可操作型管理文件解决什么问题 我们可粗略的把管理文件写作要求分成两大类，虽然在定义上现在还显得不太严格，但慢慢的人们会很明显的区分它们。一类是可操作或关心操作的，另一类是关心表达和沟通的。本文的重点在前一类，即那些更关心业务单据数据内容的一类。这一类到底有什么特点呢？我们举几个例子，如：银行业我们涉及信贷的管理文件写作，有时我们也叫合同或协议的管理，它的特点是我们经常讨论合同中的条款，计算合同中某些项的数字（如：利息）。这就好像我们不但对合同表达很重视，而且对合同形成的实例、数据也很重视，由于每个合同的这部分内容都不一样，我们还会跨合同做一些操作和计算。另一个例子是某一种绩效管理规定，像保险公司叫“基本法”，它是一种描述业务员绩效管理方法的文件，它的特点也是描述了复杂的奖罚规则，并在某种实例的基础上，形成新的涉及很多关系人的奖罚规则。这种例子我们还会举出很多，说明可操作型管理文件就在我们身边，而我们的重视和分析还是不够的。 既然已存在各种类型的管理文件，就说明这种管理文件已被大量的书写，我们还讨论干什么？“可操作”的定义是什么呢？从词性分析上看，“可”是形容词，是用来修饰“操作”的，所以“操作”是主词。翻开辞海，“操作”的定义：“按照一定的程序和技术要求进行活动”。这说明我们的“可操作”管理文件比过去的管理文件在过程和要求上有新特性的特点，这些特点使管理文件更具“操作”特性。本文的目的恰好就是说明传统的管理文件在以往描述中存在的不足。虽然这些不足存在很多地方，但是为了突出重点，我们的“可操作”管理文件先讲三个主要的改进。首先，这类“可操作”管理文件应该有一个框架规划，并对框架的几种变形做讨论；其次，它涉及大量实例和数据描述，应该有规范的“表单”做补充表示，表单的设计应该有一定格式和约束；最后，文章在框架的基础上，用内容分块的引导方式，分块讨论“控制”（有时叫活动）和对象（表单）的构成，并有机的在控制顺序基础上，讨论控制与对象（表单）的关系。以上的介绍应该主要是从管理文件写作角度讨论的，与计算机应用软件关系不大，下面我们再从应用软件实现角度谈谈这个管理文件所处的位置。 用传统的方法我们回顾一下开发应用软件的过程，我们经过的是如下步骤： 管理文章　→　管理文件（各种管理制度、报表）　→　软件需求　→　 软件设计　→　　软件开发　→　使用手册 → 我们的可操作型管理文件的位置，在上图的Ａ处，也就是软件需求之前，在尽量不考虑“开发软件”这个计算机概念的基础上，书写我们的管理文件，这个文件可以独立的在业务管理层面运用。所以又有： Ａ叫“逻辑”可操作型管理文件，Ｂ叫“物理”可操作型管理文件。“逻辑”的含义是不涉及管理“表单”填写的细节和