办公管理和公文写作.ppt

办公管理与公文写作 主讲：省公司办公室 胡永生 主要内容 一、办公室的主要职责 二、办公室的工作特点 三、办公系统及办公管理制度 四、公文写作基础知识 一、办公室的主要职责 （一）办公室的地位 办公室是公司的综合管理机构，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系八方的枢纽。 信息中心 服务中心 参谋中心 运转中心 指挥中心 第一部分小结 （一） 服 务 参 谋 助 手 协 调 把 关 督 办 二、办公室的工作特点 1．工作性质——政治性 2．工作地位——枢纽性 3．工作作用——辅助性 4．工作内容——综合性 5．工作方式——程序性 6．工作目的——服务性 第二部分小结 办公室工作的指导思想： 服 从 要 务 谋 好 政 务 办 好 事 务 搞 好 服 务 三、办公系统及办公管理制度 （一）文秘工作 综合信息办公管理平台：52 1．发文基本流程 （1）承办人拟稿。（2）本部门负责人审定。 （3）相关部门会签。（4）办公室核稿。 （5）公司领导签批 。（6）拟稿人校对。 （7）办公室发文。 三、办公系统及办公管理制度 （一）文秘工作 2．收文基本流程 收文登记 → 办公室主任核签→ 返回收文岗 → 送总经理室阅 → 送部门阅办 → 由部门总经理送承办人 3．注意事项 （1）及时处理。 （2）及时沟通。 三、办公系统及办公管理制度 （二）信息宣传 1．工作要求：客观、及时、准确、全面。 2．主要载体： （1）内网：9 （2）外网： （3）《信息速递》 （4）各类工作简报 三、办公系统及办公管理制度 （二）信息宣传 邮件系统：地址： 3．信息发布程序 采写→部门领导审核→办公室文秘人员审核→（办公室主任审核）→发布 对外发布重要信息，还要经过省公司总经理室的审批 三、办公系统及办公管理制度 （二）信息宣传 4．对外信息发布的注意事项 ▲重大事项在按程序报经批准之前，不得对外透露和公布▲不得在广告宣传及新闻稿件中诋毁同业公司及其险种▲不得预测公司的盈利以及保单分红、利差返还等不确定的保单利益▲企业形象宣传及所有广告宣传资料，要严格执行中国人寿《CI手册》及《平面广告规范执行手册》 三、办公系统及办公管理制度 （三）行政工作 ▲印章管理 （1）规章制度 《关于印发〈中国人寿保险股份有限公司浙江省分公司印章管理办法（修订版）〉的通知 》（国寿人险浙发〔2006〕164号） 三、办公系统及办公管理制度 （三）行政工作 ▲印章管理 （2）印章的种类 公司党委印章；公司行政印章；公司纪委、共青团、工会组织的印章；公司合同专用章；法定代表人手签章；公司财务类专用章、法定代表人印章；发票专用章；业务类专用章；公司各部门印章。 三、办公系统及办公管理制度 （三）行政工作 ▲印章管理 （3）管理职权 公司各单位的各级各类印章统一由办公室（综合部）制发，并按照“印章管理办法”的规定，由相关单位负责印章的管理、使用、回收和检查。 三、办公系统及办公管理制度 （三）行政工作 ▲印章管理 （4）注意事项 印章管理必须严格按照文件规定的程序进行，否则容易造成风险。 三、办公系统及办公管理制度 （四）企划工作 1．职责分工 办公室：综合企划 各销售渠道：专项企划 2．办公室企划职责 第三部分小结 办公室的事很多，需要用心做，否则容易出差错，其他岗位也一样。 四、公文写作基础知识 （一）公文的含义 公文，顾名思义，就是处理公务的文书，它是我们记录、固定、传递和储存信息的一种工具。 （二）公文的分类 从总体上划分，可分为两大类四大部分 四、公文写作基础知识 （二）公文的分类 两大类： 一类是法定公文 。 另一类是除法定公文外的常用应用公文。 四大部分： 通用公文、专用公文、经济公文、科技公文 四、公文写作基础知识 （三）公文的写作要求 一是语言要求 准确贴切 平实易懂 简洁精练 庄重严肃 实事求是 严谨规范 二是文风要求 公文的文风应做到朴实、庄重， 不夸张、不掩饰、不追求华丽的词藻，不生搬硬套文艺作品的语言。 四、公文写作基础知识 （三）公文的写作要求 三是结构要求 公文构成要素有开头和结尾、层次和段落、过渡和照应。 一要注意完整性 二要注意连贯性 三要注意严密性 四、公文写作基础知识 （四）行文规则 1、按机关隶属关系和职责