办公自动化技术与应用（段绘芬）第3章 制作长文档范本.pptVIP

3.1 样式与内建样式 样式是一系列格式设置操作的集合，是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征。它主要可以分为：字符样式、段落样式、表格样式和列表样式。 3.1.1 利用内建样式快速格式化文档 步骤1 打开已创建好内容的劳动合同文档。 步骤2 在菜单栏中选择“格式”|“格式和样式”命令，如图3-1所示，或者在工具栏中单击“格式窗格”图标“ ”，在Word文档的右边部分弹出“样式和格式”对话框，如图3-2所示，接着选中所要进行格式化的内容，然后通过选择其中的“标题1、标题2和标题3”等内建样式可以对文档进行快速的格式话。 3.1.2 修改内建样式 在Word文档的格式编辑过程当中，有时候内建样式的基本设定，不能够完全满足我们的需求。这时候，我们就可以去对内建样式做一定的修改。如左图3-3所示，单击“标题1”旁的图标，出现“标题1”的下拉菜单，在其中选择“修改”选项，弹出“修改样式”对话框，如中图3-4所示，在其中可以对样式的格式进行修改；同时，还可以单击其对话框左下角的“格式”下拉按钮，对更多的格式进行修改，如右图3-5所示。 3.2 自定义样式 3.2.1 新建样式 可以根据Word文档提供的“新样式”对话框，创建出我们所需要的新样式。如图3-6所示，选择“新样式”按钮，弹出“新建样式”对话框，如图3-7所示，在其中可以根据需要，定义出符合我们要求的格式加以使用。 3.2.2 快速套用自定义样式 步骤1 在菜单栏中选择“工具”|“自定义”选项，如图3-8所示，在弹出的“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，如图3-9所示。 步骤2 在“命令”选项卡中选择“键盘”按钮，弹出“自定义键盘”对话框，在其中的“类别”对话框中选择“样式”，并在出现的“样式”对话框中选择新建的样式——“主体”，如图3-10所示。 步骤3 在“请按新快捷键”空格内输入所要定义的快捷键“Ctrl+P”,并确定其保存的位置，单击下面的“指定”按钮，对快捷键进行指定，如图3-11所示，最后“关闭”。 3.3 样式的高级应用 3.3.1 查找和替换样式 3.3.2 重命名和删除样式 3.4 交叉引用 3.4.1 使用标题进行交叉引用 步骤1 确定插入点。在图3-13所示的位置输入“（返回）”字样，并将光标置于图中所示位置，选择“插入”|“引用”|“交叉引用”命令。如图3-14所示。 步骤2 选择引用内容。在弹出的“交叉引用”对话框中，单击“引用类型”下拉按钮，在展开的下拉列表中可以看到，Word可以对编号项、标题、书签、脚注、尾注、表格、公司和图表等内容进行引用，本章引用类型选择“标题”，如图3-15所示。 步骤3 在“引用哪一个标题”列表框中单击“九、合同的变更、解除、终止、续订”选项，最后再单击“插入”按钮，如图3-16所示，即可建立引用。 步骤4 测试引用。如图3-17所示，引用建立好之后，会自动插入标题内容到此处，单击此处即可返回到该部分。 3.4.2 使用书签进行交叉引用 步骤1 选定劳动合同文本中“一、合同订立条件”，然后选择“插入”|“书签”命令，如图3-18所示，弹出“书签”对话框。 步骤2 在“书签名”中输入要插入的书签名“劳动条件与劳动保护”，如图3-19所示，单击“添加”按钮，完成书签的插入。根据需要可按上述步骤插入更多的书签。 在建立书签时，“书签名”可以和选中的内容不同，可以随意地为要插入的书签命名。在一篇长文档中，如果使用了大量书签，可以利用“书签”对话框中的排序功能进行“名称”或“位置”上的排序，方便用户查找。 为方便编辑文档，还可选择显示书签。选择“工具”|“选项”命令，单击“视图”标签，打开“视图”选项卡，在“显示”选项区中选中“书签”复选框，单击“确定”按钮，即可显示所有书签，并以[……]的形式出现，[……]的形式只是为了方便编辑，不会被打印出来。 步骤3 在书签插入完成后，就可以对它进行交叉引用操作。将光标定位在要插入交叉引用书签名的位置，选择“插入”|“引用”|“交叉引用”命令，弹出“交叉引用”对话框，在“引用类型”中选择“书签”，在“引用内容”中先选择“书签文字”，在“引用哪一个书签”选项中选择要插入的书签名，单击“插入”按钮，如图3-20所示。 步骤4 将光标定位在插入书签名页码的位置上，选择“插入”|“引用”|“交叉引用”命令，弹出“交叉引用”对话框，在“引用类型”中选择“书签”，在“引用内容”中先选择“页码”，在“引用哪一个书签”选项中选择对应的书签名，单击“插入”按钮，如图3-21所示。 交叉引用使用标题时，应先对标题进行定义样式等处理，同样，使用编号项、书签、题注等进行交叉引用也应先进行定义